Outlookでメールを色分けして重要なメールを見逃さない方法

Outlookのメールを色分けすれば、重要なメールを目立たせることができます。上司のメールアドレスや、直前になって修正依頼をしてくる重要なクライアントなど——送信者の表示スタイルをカスタマイズしておけば、大事な連絡やリクエストを見逃すリスクを大幅に減らせます。

Outlookでは、メールの既定の表示を色・サイズ・フォント単位で自由に変更できます。ここからは、その具体的な設定方法を見ていきましょう。

Outlookでメールを色分けする手順

「自分だけに送られたメッセージ」を対象として色を変えることで、メールの色分けを設定できます。手順は以下のとおりです。

• Outlookアプリを開き、任意のメールフォルダーに移動して、表示 ＞ 表示設定 ＞ 条件付き書式を選択します。
• 条件付き書式ダイアログボックスで追加をクリックします。
• 名前ボックスにルール名を入力し、条件をクリックします。
• 「次の場所のみ」にチェックを入れ、オプションから「To行に自分だけが含まれる」、「To行に他の人と共に自分が含まれる」、または「CC行に他の人と共に自分が含まれる」のいずれかを選択します。
• なお、他の誰かに送られたメッセージを色分けしたい場合は、「宛先…」ボタンをクリックし、連絡先フォルダーから相手を選ぶか、メールアドレスを直接入力してください。

これで基本設定は完了です。OKをクリックすると、以降受信するメッセージが自動的に色分けされるようになります。

続けて、条件付き書式ダイアログボックス内でフォントをクリックします。ドロップダウンメニューから好みの色を選びましょう。必要に応じて、フォント、フォント スタイル、サイズも一緒に調整できます。

最後にOKをクリックします。新しい色分け設定が適用されます。実際に該当する差出人からのメールを開いて、設定が正しく反映されているか確認してみてください。

まとめ：Outlookでのメール色分け活用

以上が、Outlookでメールに色分けを設定する方法です。このガイドが、Windows環境での色分け設定のお役に立てば幸いです。もちろん、できるのは色分けだけではありません。Outlookには日々のメール管理を快適にする機能が数多く搭載されています。メール署名の追加からOutlookのメールグループの作成まで、さまざまな操作をOutlook上で実現できます。