Outlookで送信済みメールのコピーを保存しないようにする方法

Microsoft Outlookでは、アプリから送信したすべてのメールのコピーが自動的に保存されます。これにより、後から送信済みメールを確認できるのがメリットです。しかし、この機能を無効化して、送信済みアイテムフォルダを空のまま運用したい場合もあるでしょう。実は、Outlookの設定を変更することで、送信メールのコピー保存を防ぐことが可能です。

Outlookでこれを実現する方法はいくつかあり、本記事では代表的な手法をわかりやすく解説します。

なぜ送信済みメールを保存しないのか？

正直なところ、送信済みメールを保存しない理由はそれほど多くありません。ただし、まったく理由がないわけでもありません。

一つ目の理由として挙げられるのは、プライバシーへの配慮です。この設定を行えば、Microsoft Outlookを通じて第三者があなたの送信済みメールを閲覧することはできなくなります。

もう一つの理由は、パソコンのストレージ容量不足です。特に大きな添付ファイル付きのメールを保存しなければ、ストレージドライブの空き容量を確保できます。

特定のメールだけ送信済みアイテムに保存されないようにする方法

メール単位で、送信済みフォルダへの保存を防ぐこともできます。この方法なら、機能を適用するメールを自由に選べます。以下の手順で、特定の送信メールを保存しないように設定しましょう。

1. Outlookを開き、新しいメールを作成します。このメールは送信済みアイテムに保存されません。
2. メール作成ウィンドウで、上部のオプションをクリックします。
3. その他のオプションセクションにある送信済みアイテムに保存メニューをクリックします。
4. 表示された選択肢から保存しないを選びます。

これで、Outlookはこのメールのコピーを送信済みアイテムに保存しなくなります。

すべての送信メールを保存しないようにする方法

送信するすべてのメールを保存したくない場合は、Outlookに送信済みアイテムへの保存を停止させることができます。方法は主に2通りあります。

Microsoft Outlookアプリの設定を使う方法

すべての送信メールの保存を停止する最も簡単な方法は、Outlookの設定メニューを利用することです。チェックボックスのチェックを外すだけで完了します。手順は以下のとおりです。

1. パソコンでOutlookを起動します。
2. 左上のファイルをクリックし、左側のサイドバーからオプションを選択します。
3. 左の列からメールメニューを選びます。
4. 右側のペインを下にスクロールし、メッセージの保存セクションを探します。
5. ここに送信済みアイテム フォルダーにメッセージのコピーを保存するというオプションがあります。このチェックを外します。
6. 下部のOKをクリックします。

以降、Outlookは送信メールのコピーを一切保存しなくなります。再度機能を有効にしたい場合は、同じ手順でオプションにチェックを入れ直すだけで元に戻ります。

Windowsレジストリを使う方法

Windowsレジストリを編集して、Outlookによる送信メールの保存を防ぐこともできます。レジストリに新しい値を追加することで実現します。

操作に自信がない場合は、あらかじめWindowsレジストリのバックアップを取っておけば、安心して以下の手順に進めます。

1. Outlookを開き、左上隅のファイルをクリックします。
2. 左側のサイドバーからOfficeアカウントを選択します。
3. 右側のペインでOutlookに関する情報（About Outlook）をクリックします。
4. Outlookアプリのバージョン番号を控えておきます。画面最上部のかっこ内に表示されます。
5. Windows + Rキーを押し、「regedit」と入力してEnterキーを押すと、レジストリエディターが開きます。
6. 確認ダイアログではいをクリックします。
7. レジストリ内で次のディレクトリに移動します。このパスはOutlook 16向けのため、お使いのバージョンに合わせて数値部分を変更してください。

   HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

8. 右側のペインの空白部分を右クリックし、新規 > DWORD (32ビット) 値を選択します。
9. DWORD名にSaveSentと入力し、Enterキーを押します。
10. 作成したDWORDファイルをダブルクリックします。
11. 値のデータ欄に0を入力してOKをクリックします。
12. レジストリエディターを閉じます。

今後、再びOutlookに送信メールを保存させたい場合は、SaveSent DWORDの値を1に変更するだけで簡単に戻せます。

送信済みメールを別のフォルダーに保存する方法

送信済みメールの保存先は「送信済みアイテム」フォルダーだけではありません。別のフォルダーに保存したい場合は、Outlookでその設定が可能です。

これには、送信したすべてのメールを指定のフォルダーに移動する仕分けルールをOutlookに作成します。以下の手順でルールを作成しましょう。

1. Outlookを開き、左上のファイルをクリックします。
2. 右側の仕分けルールと通知の管理を選択します。
3. 電子メールの仕分けルールタブで新しい仕分けルールをクリックします。
4. 送信メッセージにルールを適用するを選択し、次へをクリックします。
5. ルールに適用する条件を尋ねられます。何も選択せずに次へをクリックすると、すべての送信メールにルールが適用されます。
6. 確認ダイアログではいをクリックします。
7. 指定したフォルダーにコピーを移動するにチェックを入れます。
8. 下部のボックス内にある指定という青いリンクをクリックします。
9. 送信メールの保存先フォルダーを選択し、OKをクリックします。
10. 次へをクリックします。
11. 新しいルールに名前を付け、完了をクリックすれば設定完了です。

以降、送信したメールは、Outlookの既定の送信済みアイテムフォルダーではなく、指定したフォルダーに保存されるようになります。

この動作を無効にしたい場合は、Outlookのルールメニューを開き、作成したルールのチェックを外してください。これでルールとその処理が無効になります。

送信メールを他人に見られたくない方へ

メールの内容を厳重に秘密にしたい場合は、送信済みアイテムフォルダーへの保存を避けるのがおすすめです。上記の方法を活用すれば、あなたがどんなメールを誰に送ったかを知られる心配はありません。

また、Microsoft Outlookにメールのコピーを残したくない場合は、代わりにメールをアーカイブする方法もあります。ただし、アーカイブしたメールは検索対象のまま残るため、メールを隠したいという目的には必ずしも理想的な解決策ではない点に注意してください。