Outlookの「クリーンアップ」ツールで受信トレイを効率よく整理する方法

仕事でもプライベートでも、メールは最も信頼性の高いコミュニケーション手段です。しかし、マーケティング目的でも盛んに活用されているため、受信トレイには大量のメールが届きがちです。1か月ぶりに受信トレイを開いたら、画面が埋め尽くされるほどのメールが溢れていた――そんな経験はありませんか?実はよくあることなんです。

このような状態の受信トレイを管理するのは骨の折れる作業で、すべてのメールをフォルダにきれいに整理するには膨大な時間がかかりかねません。そこで便利なのが、Microsoft Outlookが提供する「クリーンアップ(Clean Up)」ツールです。このツールを使えば、会話スレッド内の重複メールを効率的に削除または移動でき、受信トレイをすっきりと整えられます。単一の会話に対しても、フォルダやサブフォルダ単位でも、自由に活用可能です。

同じメッセージのコピーが複数ある場合も、クリーンアップツールが自動的に検出し、重複分をOutlookアカウントから取り除いてくれます。ここでは、Outlookでクリーンアップツールを使用する手順をわかりやすくご紹介します。

Outlookでクリーンアップツールを使う方法

まずMS Outlookを起動し、「ファイル」>「オプション」>「メール」の順に進みます。画面を下にスクロールすると、「会話のクリーンアップ(Conversation Clean Up)」セクションが見つかります。

次に「参照(Browse)」ボタンをクリックして、重複メールの移動先となるフォルダをハードドライブから選択します。フラグ付きの会話や分類項目を付けたメッセージの扱いなど、リスト内の各オプションにはチェックを入れたり外したりして、状況に応じて好みの設定に調整しましょう。

すべてのオプションを設定したら、「OK」をクリックします。

続いて、Outlookのホーム画面に戻り、ホームタブにある「クリーンアップ」ボタンを探します。

ドロップダウンメニューには3つの選択肢が表示されます。「会話のクリーンアップ」「フォルダーのクリーンアップ」「フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ」の中から、目的に合ったものを選んで進みましょう。

フォルダーオプションを選ぶ場合は、「フォルダー」>「フォルダーのクリーンアップ」という別の方法もあります。

初めてクリーンアップツールを実行する際は、操作を続行するかどうかを確認するポップアップ警告が表示されます。「フォルダーのクリーンアップ」を選択して先へ進みましょう。

その際、「今後このメッセージを表示しない」にもチェックを入れておくと、次回以降の手間が省けて便利です。

これでクリーンアップツールが稼働を開始し、全メールをスキャンして重複アイテムをチェックします。特に初めてシステム上でこのツールを実行する場合、受信トレイ全体のスキャンが完了するまで少し時間がかかることがあります。

ただし嬉しいことに、この処理はバックグラウンドで実行できるため、その間もOutlookを通常どおり使用できます。スキャンが完了すると、作業を妨げることなく自動的に終了します。なお、重複メールが見つからなかった場合は、「クリーンアップされたメッセージはありません」という通知が表示されます。

まとめ

以上のように、クリーンアップツールはOutlookユーザーならぜひ活用したい必須機能です。受信トレイには必ずと言っていいほど不要な重複メールが潜んでいるもの。クリーンアップツールできれいに片付けてしまいましょう。

この記事で、Outlookのクリーンアップツールの使い方に関する疑問が解消されれば幸いです。定期的にこのツールを活用すれば、重複のないメールだけが残る、整然とした受信トレイを維持できますよ。