MicrosoftFindTimeを使用してOutlookで会議をより速くスケジュールする方法

多くの場合、オフィスの同僚との会議に最適な時間を見つけるのは簡単な作業ではありません。あなたは最初に彼らに彼らの都合の良い時間を尋ねなければならず、それからあなたのスケジュールと同じものを一致させて、すべてに最も適した時間に到着する必要があります。出席者が少ない場合は、いつ会議を行うかを決める作業は比較的簡単ですが、会議に必要な人が多い場合はどうでしょうか。仕事は本当に大変で、利用できない人もいれば、さまざまな理由で立ち寄る人もいます。このすべてのプロセスにより、生産的な時間の多くを投資することになりますね！

FindTime は、会議をより迅速にスケジュールするのに役立つアプリケーションです。 Microsoft Outlookのアドイン 、FindTimeは、体系的なアプローチで簡単に会議時間を決定するのに役立ちます。それも、あまり関与する必要はありません。アプリは、会議に出席する必要がある人々にとって最適な日時を自動的に提案します。したがって、コンセンサス時間に非常に簡単に到達するのに役立ちます。以下を読んで、会議をより早くスケジュールする方法を見つけてください。

OutlookでMicrosoftFindTimeを使用する方法

FindTimeは、整理時間を短縮します。主催者は、選択した時間をすべての参加者に提案し、全員が投票できるようにします。投票を通じてコン​​センサスが得られると、FindTimeはあなたに代わって会議の招待状を送信します。これにより、人々との調整やすべての人にとって最適な時間に到達するために通常投資する必要のある時間をなくすことができます。

FindTimeの使用を開始するには

最初のステップはFindTimeをインストールすることです。これを行うには、Office365アカウントにログインする必要があります。ログインすると、OfficeストアからFindTimeをインストールできます。インストールしたら、Outlookを再起動すると、Outlook画面の右上隅にあるFindTimeアイコンが表示されます。以下に示すOutlookとOutlookontheWebの外観の違いに注意してください。

Outlookアプリの場合

Web上のOutlook

アプリを設定したら、新しいメールを作成したり、既存のメールに返信して会議をスケジュールしたりできます。

たとえば、既存の電子メールに返信して、リストされている人との会議を設定する場合です。 「投票で返信」をクリックします。

パネルが開き、会議の継続時間を設定できます。パネルの中央と下部には、会議に招待したい人のスケジュールを表示できます。ここでは、複数のタイムスロットを選択して、関係者に投票を依頼するために送信できます。

人々のステータスはさまざまな色で表され、それに基づいて、どの会議スロットがすべてに最適かを判断できます。

「次へ」をクリックすると、「会議の場所」のような候補リストのタイムスロットとタブが表示されます。これで、招待する準備が整いました。 [メールに挿入]をクリックして招待状を作成します。

招待状を作成したら、メッセージの受信トレイウィンドウで[送信]をクリックして、選択したタイムスロットで投票を開始できるようにします。招待されたすべての人は、誰がいつ投票しているかについてのオンライン投票を見ることができます。他の人があなたのお気に入りのスロットについて知っていることを知ることさえできます。

投票が行われるとすぐに、招待がスケジュールされ、会議が設定されます。主催者には、招待の確認に関するメールも届きます。

注：受信者側では、招待状を受信するためのメールアドレスと、FindTimeWebサイトで投票するためのインターネットアクセスが必要です。また、希望する任意のデバイスから投票できます。受信者は、PCや携帯電話にFindTimeをインストールする必要はなく、Office365アカウントをインストールする必要もありません。

findtime.microsoft.comにアクセスして、FindTimeの使用を開始し、Microsoftのこの新しいアプリが気に入ったかどうかをお知らせください。