Microsoft FindTimeでOutlookの会議日程調整を時短する方法｜投票機能で最適な日時を簡単に決定

職場の同僚と会議の最適な時間を見つけるのは、意外と手間がかかる作業です。まず全員の都合を確認し、それを自分のスケジュールと照らし合わせて、全員にとってベストな時間を導き出す必要があります。参加者が少なければまだ簡単ですが、人数が多くなると話は別。予定が合わなかったり、直前になって欠席が出たりと、調整は一気に難しくなり、貴重な業務時間を大量に消費してしまいます。

FindTimeは、そんな会議の日程調整を素早く行うためのアプリです。Microsoft Outlookのアドインとして提供されており、体系的なアプローチで最小限の手間しかかけずに会議時間を決められます。出席者にとって最適な日時をアプリが自動的に提案してくれるため、全員が納得できる時間にたどり着くのが格段に容易になります。以下で、会議設定を時短する具体的な方法を紹介します。

OutlookでのMicrosoft FindTimeの使い方

FindTimeは、会議準備にかかる時間を大幅に削減できるツールです。主催者であるあなたは候補となる日時を出席者全員に提示し、全員に投票してもらいます。投票によって合意が形成されると、FindTimeがあなたに代わって会議の招待状を自動送信します。これにより、参加者との調整や最適な時間の検討に費やしていた時間を丸ごと節約できます。

FindTimeを使い始めるには

まずはFindTimeをインストールします。インストールにはOffice 365アカウントへのログインが必須です。ログイン後、OfficeストアからFindTimeをインストールしてください。インストールが完了したらOutlookを再起動すると、画面右上にFindTimeのアイコンが表示されます。デスクトップ版OutlookとOutlook on the webではアイコンの見え方が異なるので注意しましょう。

Outlookアプリの場合

Outlook on the webの場合

アプリのセットアップが完了したら、新しいメールを作成するか、既存のメールに返信する形で会議の日程調整を始められます。

例えば、既存のメールの宛先メンバーと会議を設定したい場合は、「Reply with Meeting Poll(会議投票で返信)」をクリックします。

パネルが開くので、そこで会議の所要時間を設定します。パネルの中央から下部には、会議に招待したいメンバーのスケジュールが表示されます。ここで複数の候補時間帯を選択し、出席者に送信して投票を依頼しましょう。

各メンバーの空き状況は色分けで表示されるため、その情報をもとに全員にとって最適な時間帯を判断できます。

「次へ」をクリックすると、絞り込まれた候補時間帯と「会議の場所」などのタブが表示されます。あとは招待状を作成するだけ。「メールに挿入」をクリックして招待状を作成します。

招待状を作成したら、メッセージ作成画面で「送信」をクリックします。これで、選択した時間帯に対して出席者が投票を開始できるようになります。招待された全員が、誰がどの時間帯に投票しているかをオンライン投票で確認でき、自分のお気に入りの時間帯を他のメンバーに知ってもらうことも可能です。

投票が集まると自動的に招待が確定され、会議の設定が完了します。主催者にも招待確定の確認メールが届きます。

なお、受信者側に必要なのはメールアドレスと、FindTimeサイトで投票するためのインターネット接続だけです。PCでもスマートフォンでも、好きなデバイスから投票できます。受信者の端末にFindTimeをインストールする必要も、Office 365アカウントを持っている必要もありません。

findtime.microsoft.comにアクセスして、ぜひFindTimeを試してみてください。Microsoftのこの新しいアプリが気に入ったかどうか、感想もお聞かせください。