Outlookで会議・予定の招待状を送信する方法【作成手順を解説】

Microsoft OfficeのコンポーネントであるOutlookは、メールの送受信だけでなく、実に多彩な機能を備えています。そのひとつが、会議や予定の招待状を作成できる機能です。これは、Outlookにカレンダー機能が統合されていることで実現しています。さらに、職場でExchange環境を利用している同僚も同じくOutlookを使っていれば、この機能はより効果的に活用できます。その場合、同僚一人ひとりに個別に招待状を送る必要はなく、会議をスケジュールするだけで、相手側のシステムに自動的に表示されるのです。

本記事では、予定や会議の招待状を作成し、ExchangeユーザーのOutlookに自動的に表示させる方法をご紹介します。イベントの作成自体はとてもシンプルで、他のメンバーとの共有も簡単に行えます。

Outlookで会議の招待状を送信する手順

Outlookで会議の招待状を送信するには、以下の手順に従います。

1. Outlookを開く
2. カレンダーアイコンをクリックする
3. [新しい会議]または[新しい予定]を選択する
4. アドレス帳を使って招待者を追加する
5. 必要に応じてメールアドレスを手動で入力する
6. イベントに関する詳細情報を入力欄に記入する

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

1. Outlookを開き、画面左下にあるカレンダーアイコン(左から2番目)をクリックします。続いて、作成したい内容に応じて[新しい会議]または[新しい予定]を選択します。

2. ここでは、新しい会議イベントを作成した場合を例に説明します。アドレス帳を利用してExchangeユーザーを招待者として追加すれば、相手のOutlookプロファイルに自動的に通知が届きます。

一方、Exchange環境外のユーザーに招待状を送りたい場合は、その人のメールアドレスを手動で入力してください。また、用意された入力欄には、日時・場所・議題などイベントに関する詳細情報を自由に記載できます。

3. 招待された人は、自分のOutlook上で次のようなリマインダー(通知)を受け取ります。

招待状の詳細情報が正しく送信されない場合の対処法

特にExchange環境外の受信者に対して、イベントの詳細情報が不完全なまま送信されてしまう問題が発生した場合は、以下の方法を試してみてください。

1. Windowsキー + Rを押して[ファイル名を指定して実行]ダイアログを開き、「Regedt32.exe」と入力してEnterキーを押すと、レジストリエディターが起動します。

2. 次のキーへ移動します。

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Options\Calendar

※「15.0」はOffice 2013のバージョン番号です。お使いのOfficeのバージョン(16.0など)に合わせて読み替えてください。

3. 右側のペインで右クリック → [新規] → [DWORD (32ビット) 値]を選択し、EnableMeetingDownLevelTextという名前の新しいDWORD値を作成します。続けて、そのDWORD値をダブルクリックすると編集画面が表示されます。

4. 編集画面で値のデータを1に設定し、[OK]をクリックします。その後、レジストリエディターを閉じてPCを再起動すれば、問題が解決するはずです。

以上で完了です!