あまりにも多くのメールを処理するのに役立つ4つのスマートGmailフィルター
Gmailの受信トレイを整理して整理するのは素晴らしいことですが、入力が必要になるため、時間と注意が必要になります。どちらかが足りなくなったら、難しい質問を自問してみましょう。 Gmailに委任できるタスクはどれですか。受信トレイが制御不能になるのをどのように防ぎますか？
今日検討するメール戦略には、Gmailで4つの基本的なタイプのフィルタを作成することが含まれます。このようにして、ほとんどの場合ノイズを見逃してから、たとえば2、3日に1回、簡単にバッチ処理することができます。
Gmailフィルターを作成する方法
メールフィルターを作成することで、特定のメールをどのように処理するかを受信トレイに指示する一連のルールを確立します。
Gmailでフィルタを作成するには、ギアをクリックします プロフィール写真の横にあるアイコン。 すべての設定を表示をクリックします Gmailアカウントの設定に移動します。 フィルターとブロックされたアドレスを選択します タブ。
次に、新しいフィルターの作成をクリックします 新しいフィルターを作成します。 新しいフィルターの作成 パネルでは、電子メールをフィルタリングするために、少なくとも1つの基準（送信者の電子メールアドレス、件名、またはキーワード）を指定する必要があります。それが終わったら、フィルターの作成をクリックします 右下にあります。
これにより、次のパネルに移動します。ここでは、検索条件に一致するメールをGmailで処理する方法を指定できます。それらをアーカイブするか、既読としてマークするか、削除するか、重要としてマークするか、またはここに表示されている他のオプションのいずれかを選択できます。
該当するすべてのチェックボックスをオンにして、[フィルターの作成]をクリックします ボタン。受信トレイでは、タブ間でメールをドラッグアンドドロップしたり、受信メッセージ用にカスタマイズされたフィルターを設定したりできます。さて、私たちが約束した4つのフィルターに、メールをより適切に管理するのに役立ちます。
1つを除くすべてのドメインからのメールをリダイレクトするGmailスマートフィルター
受信する最も重要な仕事用メールが1つまたは2つのドメインからのものである場合は、それらのメールのみを受信トレイに保持し、残りを別のフォルダーにプッシュするフィルターを作成できます。
差出人で特定のドメインからのメールを除外するには /宛先 フィールドには、次のような構文が必要です：-*@MakeUseOf.Com 。マイナス（- ）記号は、その後に続く電子メールアドレスを除外します。この場合、 *@MakeUseOf.Com で示されているように、これはドメインMakeUseOf.Comの任意のメールアドレスになります。 、ここで * はワイルドカード文字です。
1つの例は、電子メールが受信トレイをスキップし、Miscellaneouslabelのラベルでタグ付けされるように強制するフィルターです。その後、受信トレイを開くと、フィルタ外のドメインからのメールは送信されません。
Gmail Smart Filter to Direct To-Do Emails to the Action Folder
あまりにも多くの電子メールを受信すると、実際にアクションを実行する必要がある電子メールを見失う可能性があります。これを防ぐには、送信者、件名、またはキーワードに基づいてTo Doメールを除外し、それらのメールを別のフォルダに転送します。
このようなフィルターの1つの例は、すべての仕事用メールをworkというフォルダーに移動するように設定できることです。これにより、仕事用のメールから受信トレイを整理するだけでなく、必要なときにそれらのメールをより簡単に見つけることができます。
Gmailスマートフィルターでメールを自動削除する
そもそもメールが受信トレイに届かないようにすることは、すでに届いたメールを処理するよりもはるかに優れています。 Gmailの[ブロック]ボタンと[登録解除]ボタンを自由に使用することをお勧めします。必要に応じて、スマートな登録解除ツールを使用することもできます。
登録解除リクエストを受け付けないメーリングリストからのメール、またはまったくブロックできない人からのメールを処理するための最良の方法は何ですか？解決策があります。送信者のメールアドレスに基づいてメールを識別するフィルタを作成し、それらのメールを自動的に削除するようにGmailに指示することができます。
メールを確認せずに削除したくない場合は、受信トレイをスキップ（アーカイブ）を選択してください。 メールをアーカイブするオプション。 ラベルを貼るを使用する すべてを1か所にまとめたい場合はオプション。
Inbox Zeroを達成することは、数分ごとに電子メールをチェックしたいという衝動に抵抗することほど重要ではありません。後者は、受信トレイを開くたびに受信トレイに未読の電子メールがない場合に簡単になります。これを実現するには、すべての受信メールを自動的に既読としてマークするフィルターを作成します。
フィルタを追加するときは、最初に宛先でメールアドレスを使用します 送信されるすべての電子メールをフィルタリングするフィールド。次に、既読にするを使用します チェックボックスをオンにすると、すべての電子メールが到着したらすぐに既読としてマークされます。他のアカウントからのメールを管理するために同じGmailアカウントを使用する場合は、それらの他のメールアドレスにも同様のフィルターを作成する必要があります。
この戦略を使用すると、受信トレイで新着メールをチェックする意欲がすぐに失われます。基本的に、これはこれまでで最も便利なGmailフィルターです。
Escape the Cycle：Gmailでプロのようにメールをフィルタリングする
私たちが推奨する他のいくつかの戦略：好きなニュースレターをフィードリーダーに移動し、サイドバーの横にある矢印をクリックしてすべてのラベルをサイドバーから非表示にし（受信トレイを除く）、個人のメールを削減します。すべて可能です。
重要なのは、最も重要なコミュニケーション以外のすべてを、受信トレイから、中毒ではないか無視できるプラットフォームに移動することです。メールを使用してドキュメントを共有する場合は、Googleドライブまたはその他のクラウドストレージ/共有サービスを介してファイルやフォルダを共有するように切り替えてください。
メールをあきらめることはほぼ不可能です。適切な電子メールフィルターを設定すると、少なくとも処理するノイズが少し少なくなります。そして、それはあなたの人生の他のことのためのより多くの時間を意味します。
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