もう受信箱に追われない!メール処理を自動化する4つのスマートGmailフィルター

Gmailの受信箱を整理整頓するのは良い習慣ですが、それには自分の手間、つまり時間と注意力が必要です。そのどちらも十分にないときこそ、自問すべきタイミングです。どんな作業をGmailに任せられるのか?受信箱が手に負えなくなるのをどう防げばいいのか?

今回ご紹介するメール戦略は、Gmailで4種類の基本的なフィルターを作成するというもの。これにより、たいていの場合は通知のノイズを気にせず済み、数日おきなどにまとめて一括処理すればよくなります。

Gmailフィルターの作り方

メールフィルターを作成すると、特定のメールを受信箱がどう処理すべきかを指示するルールセットが確立されます。

Gmailでフィルターを作成するには、プロフィール画像の横にある歯車アイコンをクリックします。「すべての設定を表示」を選択してGmailアカウントの設定画面へ移動し、「フィルタとブロック中のアドレス」タブを開きます。

次に「新しいフィルタを作成」をクリックします。作成パネルでは、少なくとも1つの条件(送信者のメールアドレス、件名、キーワードなど)を指定してメールを絞り込みます。条件を入力したら、右下の「フィルタを作成」をクリックしましょう。

すると次のパネルに進みます。ここで、検索条件に一致したメールに対してGmailに何をさせるかを指定できます。アーカイブする、既読にする、削除する、重要マークを付けるなど、表示されたオプションから自由に選択可能です。

該当するチェックボックスをすべてオンにして「フィルタを作成」ボタンを押せば完了です。受信トレイでは、タブ間でメールをドラッグ&ドロップしたり、受信メッセージ向けのカスタムフィルターを設定したりすることもできます。それでは、メール管理に役立つ4つのフィルターを見ていきましょう。

1. 特定ドメイン以外のメールを別フォルダへ振り分けるフィルター

最も重要な仕事のメールが1〜2個のドメインからしか届かないのであれば、そのメールだけを受信箱に残し、それ以外を別フォルダへ振り分けるフィルターを作成できます。

特定のドメインからのメールを除外するには、「差出人(From)」欄に-*@company.co.jpのような構文を入力します。マイナス記号(-)は、その後に続くメールアドレスを除外することを意味します。この例では*@company.co.jp、つまりワイルドカード(*)によって、そのドメインの全メールアドレスが除外対象になります。

例えば、受信トレイをスキップして「その他」ラベルを付けるフィルターを作っておけば、受信箱を開いたときに、フィルター対象外のドメインからのメールは一切表示されなくなります。

2. 要対応メールをアクション用フォルダへ振り分けるフィルター

メールの量が多すぎると、実際に対応が必要なメールを見失いがちです。これを防ぐには、送信者・件名・キーワードをもとに要対応メールを抽出し、専用フォルダへ振り分けましょう。

例えば、仕事関連のメールをすべて「仕事」フォルダに振り分ける設定にしておけば、受信箱が仕事メールで散らかるのを防げるうえ、必要なときに該当メールを探しやすくなります。

3. メールを自動削除するフィルター

届いたメールを後から処理するよりも、そもそも受信箱に入らないようにする方がずっと効果的です。Gmailの「ブロック」や「登録解除」ボタンを積極的に活用しましょう。スマートな登録解除ツールを使うのも一案です。

では、登録解除のリクエストに応じてくれないメーリングリストや、ブロックできない相手からのメールにはどう対処すればいいのでしょうか?解決策はあります。送信者のメールアドレスでメールを識別し、Gmailに自動削除を指示するフィルターを作成すればいいのです。

確認もせずにメールを削除するのは抵抗があるという場合は、「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」オプションでアーカイブしましょう。一箇所にまとめておきたいなら「ラベルを付ける」オプションが便利です。

4. すべてのメールを既読にするフィルター

Inbox Zeroを達成することよりも大切なのは、数分おきにメールをチェックしてしまう衝動に抵抗することです。受信箱を開くたびに未読メールがゼロになっていれば、それは格段に簡単になります。これは、受信したメールをすべて自動的に既読にするフィルターを作れば実現できます。

フィルター追加時は、まず「宛先(To)」欄に自分のメールアドレスを入力して、自分宛ての全メールを対象にします。次に「既読にする」チェックボックスをオンにすれば、メールが届いた瞬間に既読になります。同じGmailアカウントで他のアカウントのメールも管理している場合は、それらのアドレスについても同様のフィルターを作成してください。

この戦略を実践すれば、新着メールを確認したい気持ちがすぐに薄れていくはず。言ってみれば、これほど実用的なGmailフィルターは他にありません。

悪循環から抜け出そう:プロのようにGmailでメールをフィルタリング

さらに以下の戦略もおすすめです。購読しているニュースレターはフィードリーダーへ移行する、サイドバーのラベルを受信箱以外すべて非表示にする(ラベル横の矢印をクリック)、そして可能な限りプライベートのメールを減らす。

ポイントは、本当に重要なやり取り以外を受信箱から、依存度が低いか無視しても問題ないプラットフォームへ移すことです。ファイル共有にメールを使っているなら、Googleドライブなどのクラウドストレージ・共有サービスへの切り替えを検討しましょう。

メールを完全にやめるのはほぼ不可能です。しかし、適切なメールフィルターを整備すれば、少なくともノイズは減らせます。それはつまり、人生の他のことに使える時間が増えるということなのです。