Gmailで作業効率をアップ!今日から使える8つの便利ハック

Gmailは、何百万人ものユーザーに選ばれているメールサービスです。安全性が高く、操作も簡単で、受信トレイを管理するための便利な機能が数多く搭載されています。しかし、整理されていない受信トレイは、気づけばストレスの原因になりがちです。

受信トレイの整理に時間をかけすぎていませんか?もしそうなら、今こそ対策を講じるべきタイミングです。ここでは、生産性をぐっと高めてくれる8つのGmailハックをご紹介します。

1. キーボードショートカットを活用する

キーボードショートカットは、パソコンユーザーにとって最強の味方です。特に、たまりがちな受信トレイを素早く処理したいときに威力を発揮します。Gmailには、画面の移動からメールの書式設定まで、多彩なショートカットが用意されています。すぐに使えるおすすめのショートカットをご紹介しましょう。

• Shift + I:既読にする
• ⌘ または Ctrl + Enter:メールを送信する
• ⌘ または Ctrl + K:リンクを挿入する
• C:新規メールを作成する
• /:メールを検索する
• D:新しいタブでメールを作成する
• Shift + Ctrl + B:BCC受信者を追加する

2. テンプレートを作成する

毎日同じ内容のメールを何度も送っていませんか?カスタムテンプレートを作成すれば、そうした作業を大幅にスピードアップできます。設定手順は以下の通りです。

1. 「作成」を選択します。
2. メール本文欄に、テンプレートとして登録したいテキストを入力します。
3. 三点リーダーのメニューから「テンプレート」を選択します。
4. 「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択します。

テンプレートを使いたいときは、「テンプレート」→「テンプレートを挿入」を選ぶだけでOKです。

3. 会話をミュートする

自分にはもう関係のない長いメールスレッドに巻き込まれた経験はありませんか?そんなときは、そのスレッドをミュートしてしまいましょう。ミュートすると、以降の返信が受信トレイに届かなくなります。もちろん、ミュートしたメールは「すべてのメール」フォルダからいつでも確認できます。

会話をミュートするには、該当するメールを開き、三点リーダーのメニューから「ミュート」を選択するだけ。これだけで完了です。

4. 不在時の自動返信を設定する

出張や休暇でデスクを離れるときは、不在時の自動返信機能を活用しましょう。この機能をオンにしておくと、あなた宛てにメールを送った相手全員に、事前に設定した自動返信メッセージが届きます。これにより、不要な追加メールの送信を防ぎ、受信トレイの混雑を抑える効果も期待できます。

設定方法は以下の通りです。

1. Gmailを開き、「設定」>「すべての設定を表示」を選択します。
2. 「休暇中の自動返信」までスクロールします。
3. 「休暇中の自動返信を有効にする」のラジオボタンを選択します。
4. 期間、件名、メッセージを入力し、「変更を保存」を選択します。

5. 受信トレイのレイアウトをカスタマイズする

受信トレイを効率よく管理する最善の方法は、レイアウトを自分好みにカスタマイズすることです。重要なメールを先に表示したり、未読メールを優先的に表示したりと、柔軟な設定が可能です。レイアウトを変更する手順は次の通りです。

1. 「設定」に移動します。
2. 「受信トレイの種類」までスクロールします。
3. 使用したい種類を選択します。

選べる受信トレイのレイアウトは以下の通りです。

• 重要なメールを先頭に表示:受信トレイを「重要」と「その他」の2つに分けて表示します。
• 未読メールを先頭に表示:未読メッセージを受信トレイの上部に表示します。
• スター付きを先頭に表示:スター付きのメッセージを最初に表示します。
• 複数の受信トレイ:受信トレイ内に追加セクションを作成でき、検索演算子やカスタムラベルを活用できます。
• 優先度の高い受信トレイ:受信トレイを複数のセクションに分割し、スター付き・重要・未読など、表示するセクションを自由に選択できます。

6. メールフィルタを作成する

特定のメールを自動的にゴミ箱へ移動させたい、あるいは重要なメールにスターを付けて保存したい——そんな要望は、メールフィルタで叶います。設定手順は以下の通りです。

1. Gmail検索バー内の「検索オプションを表示」アイコンを選択します。
2. ウィンドウに表示される項目に入力します。条件は細かく指定することもシンプルにすることも可能です。例えば、特定のキーワードを含むメッセージだけにスターを付けるといった設定もできます。
3. 条件を決めたら「フィルタを作成」を選択します。
4. フィルタに適用する動作を選び、再度「フィルタを作成」を選択します。

7. 外部サービスとの連携を活用する

チームとのコミュニケーションやプロジェクト管理のために、日常的に他のアプリを使っている方も多いはずです。実は、こうしたアプリの多くはGmailと連携できます。連携によって余分な手順が省かれ、仕事の効率が大きく向上します。

Gmailで利用できる主な連携サービスをご紹介します。

• Slack:Slackでチームコミュニケーションを取っているなら、Gmailとの連携が便利です。例えば、メールをそのままSlackに転送して議論することができます。
• Zoom:GmailとZoomを連携すれば、メール画面から直接会議をスケジュールしたり、すぐに会議を開始したりできます。新しいウィンドウを開く必要はありません。
• Trello:Trelloと連携すれば、受信トレイを離れることなく新しいカードを作成できます。メールを素早く処理しながら、重要なタスクの見逃しも防げます。

これは、数百ある連携のほんの一例にすぎません。タスクの自動化を実現したいなら、Gmailがきっと力になってくれるでしょう。さらに多くのアプリを探したい方は、Google Workspace Marketplaceをチェックしてみてください。

8. 使わないフォルダ(Spamなど)を非表示にする

Gmailのサイドバーが新旧のフォルダで埋め尽くされて見づらくなっているなら、使わないフォルダを非表示にしてすっきりさせましょう。フォルダやラベルを非表示にしても、中身が削除されることはありません。単に画面上から隠れるだけなので安心です。

頻繁に使わないデータを完全に削除せずに「片付ける」のに最適な方法です。非表示にする手順は以下の通りです。

1. 「設定」>「すべての設定を表示」を選択します。
2. 上部メニューから「ラベル」を選択します。
3. 非表示にしたいフォルダすべてに対して「非表示」を選択します。

これはGmailの可能性のほんの一部にすぎない

ご紹介した8つのテクニックは、Gmailの受信トレイを管理しながら生産性を高めるための、ほんの入り口にすぎません。

受信トレイを自分のワークスタイルに合わせてカスタマイズするのもよし、Chrome拡張機能を取り入れるのもよし。工夫次第で、Gmailはさらに強力なビジネスツールになります。ぜひ今日から試してみてください。