あなたがより多くのことを成し遂げるのを助ける8つのGmailハック

Gmailは何百万人もの人々に選ばれているメールサービスであり、それには正当な理由があります。安全で使いやすく、受信トレイを管理するための組み込みツールが豊富に用意されています。残念ながら、特に整理されておらず、いっぱいになっている場合は、受信トレイが依然として恐怖の原因となる可能性があります。

受信トレイを処理するのに時間がかかりすぎていませんか？もしそうなら、それについて何かをする時が来ました。これらの8つの生産性を高めるGmailハックが役立ちます。

1.キーボードショートカットを使用する

キーボードショートカットは、特に受信トレイを空にすることに関しては、コンピューターユーザーの親友です。 Gmailには、クイックナビゲーションからメールの書式設定まで、さまざまなキーボードショートカットが用意されています。現在使用できるお気に入りのショートカットのいくつかを次に示します。

• Shift + I 既読としてマークするには
• ⌘またはCtrl+Enter メールを送信するには
• ⌘またはCtrl+K リンクを挿入するには
• C 作曲する
• / メールを検索するには
• D 新しいタブで作成するには
• Shift + Ctrl + B BCC受信者を追加するには

2.テンプレートを作成する

毎日同じメールを何度も送信していることに気づきましたか？カスタマイズされた電子メールテンプレートを作成することにより、このプロセスをスピードアップできます。それを実現するには、次の手順に従います。

1. 作成を選択します 。
2. テンプレートに使用するテキストをメールフィールドに入力します。
3. 3ドットメニューを選択してから、テンプレートを選択します 。
4. ドラフトをテンプレートとして保存を選択します 次に、新しいテンプレートとして保存 。

テンプレートを使用する準備ができたら、テンプレートを選択するだけです。 次にテンプレートを挿入 。

3.会話をミュート

あなたがもはやあなたに関係のない長い電子メールスレッドの一部である場合、あなたは単にそれをミュートすることができます。ミューティングは、スレッドへの今後の応答を受信トレイから遠ざけます。また、ミュートされたメールはAllMail内にあります。

会話をミュートするには、ミュートするメール内で3つのドットのメニューを選択し、[ミュート]を選択します 。それだけです。

4.休暇のレスポンダーを使用する

町を出て行く場合、または単にデスクから離れる必要がある場合は、休暇対応担当者を使用してください。休暇のレスポンダーがオンの場合、あなたに電子メールを送信する人は誰でも、あなたの不在ステータスについてあなたが設定した定型の応答を受け取ります。これにより、送信者が受信トレイを詰まらせるような追加のメールを送信するのを防ぐことができます。

休暇レスポンダーを使用するには：

1. Gmailを開き、設定を選択します>参照 すべての設定 。
2. 休暇レスポンダーが表示されるまでスクロールします 。
3. 休暇レスポンダーオンの横にあるラジオボタンを選択します 。
4. 日付、件名、メッセージを入力します。最後に、変更を保存を選択します 。

5.受信トレイのレイアウトをカスタマイズする

受信トレイを処理する最良の方法は、レイアウトをカスタマイズすることです。たとえば、重要なメールを最初にリストするか、未読のメールを最初にリストするかを選択できます。これにより、メールの表示方法に柔軟性を持たせることができます。レイアウトを変更するには：

1. 設定に移動します 。
2. 受信トレイタイプが表示されるまでスクロールします 。
3. 使用するタイプを選択します。

受信トレイのレイアウトの種類は次のとおりです。

• 最初に重要： 受信トレイを重要なものとその他すべてのものの2つに分けます。
• 最初に未読： 受信トレイの上部に未読メッセージを表示します。
• 最初にスターを付けた： スター付きのメッセージは、受信トレイに最初に表示されます。
• 複数の受信トレイ： 受信トレイ内で追加のセクションを利用できるため、検索演算子を使用したり、カスタムラベルを作成したりできます。
• 優先受信トレイ： 受信トレイを複数のセクションに分割するため、スター付き、重要、未読など、表示するセクションを選択できます。

6.メールフィルターを作成する

特定のメールをゴミ箱に自動的に送信したいですか？重要なメールにスターを付けて保存したいですか？電子メールフィルターを作成することで、これ以上のことをすべて行うことができます。これを行うには、次の手順に従います。

1. 設定を選択します Gmail検索バー内のアイコン。
2. ウィンドウにリストされている情報を入力します。 Gmailには、ここまたは基本的なメールで非常に具体的にするオプションがあります。たとえば、特定の単語を含むメッセージにスターを付けることができます。
3. 満足したら、フィルターの作成を選択します 。
4. 次に、フィルターが従う動作を選択します。次に、フィルターの作成を選択します 。

7.統合を使用する

チームとのコミュニケーションやプロジェクトの管理などに毎日使用するアプリは他にもたくさんあります。これらのアプリのいくつかは、おそらく何らかの方法でGmailと統合されています。統合により、余分な手順を排除することで生産性を向上させることができます。

Gmailで利用できる統合には次のものがあります。

• たるみ： チームのコミュニケーションにSlackを使用していますか？その場合は、Slack内でもGmailを使用できます。たとえば、ディスカッションのためにSlackに直接メールを送信できます。
• ズーム： GmailをZoomと統合して、メール内から会議をすばやくスケジュールしたり、すぐに会議を開始したりすることもできます。新しいウィンドウを開く必要はありません。
• Trello： Trelloとの統合により、受信トレイを離れることなく新しいTrelloカードを作成できます。これにより、メールをズームしながら重要なタスクを見逃すことはありません。

これは、利用可能な数百の統合のほんの一部です。タスクを自動化したい場合は、Gmailが役立つでしょう。さらに多くのアプリについては、GoogleWorkspaceMarketplaceをご覧ください。

8.未使用のフォルダを非表示にする（スパムのように）

Gmailの受信トレイのサイドバーに新旧のフォルダが完全に溢れている場合は、使用しなくなったフォルダを非表示にすることで、それらのフォルダを処理できます。フォルダまたはラベルを非表示にする場合、これによって内部のコンテンツが削除されることはありません。代わりに、フォルダを非表示にするだけです。

これは、コンテンツを完全に削除せずに、使用しなくなったコンテンツを「取り除く」ための優れた方法です。未使用のフォルダを非表示にするには：

1. 設定を選択します 次にすべての設定を表示 。
2. ラベルを選択します トップメニューから。
3. 確認して、非表示を選択します ビューから非表示にするすべてのフォルダ。