Gmailでアーカイブしたメールを見つける方法|検索と「すべてのメール」を使いこなそう

画面に表示されるたびに思わず目を背けたくなるようなメールを受け取ったことはありませんか?それはあなただけではありません。ストレスになるメールや不要なメールは削除してしまいたくなるものですが、まだ手放せないメールもあるはずです。

そんなときに便利なのが「アーカイブ」機能です。メールを非表示にしながらも完全には削除せずに済むため、後から必要になったときに取り戻せます。この記事では、Gmailでのメールのアーカイブ方法と、アーカイブしたメールの探し方について詳しく解説します。

Gmailでアーカイブされたメールはどこにある?

メールをアーカイブすると、そのメールはGmailの受信トレイや関連するカテゴリから消えます。ただし、「ラベル」や「すべてのメール」フォルダからは引き続き確認できます。

アーカイブされたメールは、手動で削除しない限りアカウント内に残り続けます。なお、アーカイブしても自動的に既読になるわけではなく、保存容量も通常どおり消費される点には注意が必要です。

Gmailでメールをアーカイブする方法

Gmailでメールをアーカイブする方法は、パソコン(ブラウザ)とスマートフォンアプリの2通りがあります。それぞれの手順を見ていきましょう。

ブラウザ版Gmailでメールをアーカイブする方法

ブラウザでGmailにログインし、アーカイブしたいメールを選択します。

次に、画面左上にある「アーカイブ」ボタン(下向きの矢印が付いた箱のようなアイコン)をクリックします。

Gmailアプリでメールをアーカイブする方法

Gmailアプリを使用している場合は、アーカイブしたいメールをタップして選択し、画面上部のごみ箱アイコンの隣にある「アーカイブ」ボタンをタップします。

また、アーカイブしたいメールを左にスワイプする方法もあります。スワイプ中に緑色の背景のアーカイブアイコンが表示されます。アーカイブが完了すると、確認のポップアップが表示されます。

Gmailでアーカイブされたメールを見つける2つの方法

アーカイブしたメールは、いくつかの方法で見つけることができます。ここでは代表的な2つの方法を紹介します。

検索バーからアーカイブ済みメールを探す方法

アーカイブされたメールを見つける最も簡単で確実な方法は、検索バーを使うことです。

アーカイブ済みメール専用のカテゴリを選択することはできませんが、メールの詳細情報をキーワードにして検索することが可能です。例えば、差出人の名前、メールアドレス、会社名、あるいは覚えている本文の内容などを入力してみましょう。

「すべてのメール」からアーカイブ済みメールを探す方法

アーカイブされたメールは標準の受信トレイには表示されませんが、「すべてのメール」フォルダから見つけることができます。

「すべてのメール」では、Gmailアカウントに存在するすべてのメールを一覧で確認できます。この機能を使うには、左側のメニューバーの一覧から「すべてのメール」を選択し、スクロールして目的のメールを探します。

この方法はブラウザ版とアプリ版の両方で利用できます。「すべてのメール」で古いメールを探す場合は、検索バーを併用すると、大量のメールを一件ずつ確認する手間を省けて便利です。

アーカイブ済みメールを簡単に見つけよう

アーカイブしたメールを見つけるのは、実はとても簡単です。完全な削除以外にも、アーカイブという便利な選択肢があることで、しばらく見たくないけれど残しておきたいメールを安心して管理できます。

また、アーカイブ以外にも、Gmailにはメールを整理するための機能が豊富に用意されています。ラベル、カテゴリ、自動フィルタなどを活用すれば、重要なメールを見つけやすくしたり、不要なメールを目に入らないようにしたりといった作業をGmailに任せることができるでしょう。