Gmailを使いこなす5つのスマートアドオン

プライバシーに関する懸念はあるものの、Gmailは今やインターネット上で最も人気のあるメールサービスとなっています。その理由は明白で、Gmailを取り巻く豊富なサードパーティ製ツールが、単なるメールサービスの枠を超えた強力なプラットフォームへと進化させているからです。

Gmailが誕生してから10年以上が経ちましたが、新しいサードパーティアプリは今も次々と開発されています。ここでは、その中から特に注目したい5つのツールをご紹介します。

TrueNewで未読メールの内訳をひと目で把握

未読数が数千件に達している人も少なくありません。もしそれが自分だったら、あの数字を見るだけでストレスを感じてしまうでしょう。近年は「Inbox Zero(受信箱ゼロ)」を目指す風潮がありますが、未読数が一向に減らない様子では、「このままでは永遠に片付かない」と絶望的になってしまうかもしれません。さらに、重要な新着メールを見逃すリスクも高くなります。2,456件という未読数をちらっと見て「新しいメールなんて来ていないだろう」と思い込み、上司からの昇給の打診メールが返信されないまま埋もれてしまう——そんな悲劇も起こりかねません。

TrueNewは、未読カウントを細分化して表示してくれるアドオンです。1つ目の数字が未読メールの総数、2つ目の数字(+マーク付き)が前回受信箱を確認して以降に届いた新着メールの件数を示します。これにより最新のメールに気づきやすくなり、優先的に確認する習慣が自然と身につきます。

Assistant.toで面倒な日程調整を効率化

海外のクライアントと仕事をする際の悩みの一つが、時差の問題です。ドイツが朝であれば、アメリカは真夜中、アジアやオーストラリアは夜遅い時間帯。その逆もあります。パジャマ姿で午前3時に起きてビジネス電話会議に出る一方で、相手は午前10時にオフィスでラテを飲みながら快適に待っている——こんな状況は避けたいものですね。

そこで役立つのがAssistant.toです。このツールは双方にとって最適な時間帯を見つける手助けをしてくれます。両者が拡張機能をインストールしたら、自分にとって都合の良い時間を選択し(タイムゾーンの指定をお忘れなく)、相手には候補時間が記載されたメールが届きます。相手が希望の時間を選ぶと、両者にGoogleカレンダーの招待が自動送信される仕組みです。

注意点： 2人間での調整のみに対応しています。3人以上が参加する会議には利用できません。

Batched Inboxでメールをまとめて受信

多くの生産性向上の専門家は、メールを確認する時間を1日のうち決まった時間だけに限定することを提唱しています。そうすることで重要な業務に集中でき、24時間365日受信箱に振り回されることがなくなります。しかし、つい何度もメールをチェックしてしまう癖がある人や、スマホの通知が頻繁に鳴る環境にある人にとっては、この方法は実現困難に思えるかもしれません。

そんな方におすすめなのがBatched Inboxです。このアドオンはメールの配信を保留にし、指定した時間にまとめて受信箱へ届けてくれます。頻繁にメールをチェックしなくなることで得られる時間の節約だけでなく、メールを読んで返信する作業自体の効率も向上します。メールを一括で処理する方が、一件ずつダラダラと対応するよりも速く作業を終えられることは、広く知られています。

Mailtrack.ioでメールの開封状況を確認

履歴書の送付など、非常に重要なメールを送った後、「ちゃんと届いたのだろうか」「読んでもらえたのだろうか」と不安になる経験は誰にでもあるでしょう。最終的に返事が来ない場合、この「わからない状態」が精神的に一番堪えるものです。

Mailtrackはこうした悩みを解消するツールです。メール送信後、Mailtrackがメールを監視し、WhatsAppの既読機能に似た緑色のチェックマークで、メールが開封・既読されたかどうかを教えてくれます。同様の機能を持つツールは他にもあり、Streakなども優れたメール管理ツールとして知られています。

FullContactでメール相手の詳細情報を取得

Gmailの右側に表示される「連絡先」サイドバーには物足りなさを感じる人が多く、それを補うために複数の企業が参入してきました。最初のものがRapportive、そして最近登場したのがFullContactです。

誰かからメールを受け取ると、その人のSNSプロフィール、Instagramの写真、FacebookやTwitterの投稿、Kloutスコアなどの情報をすべて確認できます。見覚えのない差出人からメールが届いても、FullContactがその人のオンライン上の足跡を探し出し、洗練されたデザインのウィジェットに表示してくれるのです。

あなたは最近、Gmailの使い勝手を向上させるためにどんな新しいアドオンを使っていますか?ぜひコメント欄でお聞かせください。