Gmailのテンプレートとフィルターを活用してスパムメールを効率的に管理する方法

デジタルマーケターやオンラインビジネスのオーナーの中には、毎日何度も同じ種類のメールに対応しなければならない人が少なくありません。この作業は負担が大きいうえに、時間も大きく取られてしまいます。

こうした状況で役立つのが返信テンプレートです。さらに、Gmailのフィルターをいくつか設定しておけば、スパムメールへの対応も格段に効率化できます。

本記事では、返信テンプレートとGmailフィルターを組み合わせて、スパムメールに効果的に対処する方法をご紹介します。

Gmailテンプレートとは?どんな使い方ができる?

Gmailでは、あらかじめ作成したメール文面をアカウントに保存し、ゼロから書き直すことなく再利用できます。1つのGmailアカウントで最大50件の返信テンプレートを同時に保存可能です。想定される読者層向けに汎用的なテンプレートをいくつか作成しておけば、メールでのやり取りがはるかに生産的になります。

例えば、特定の分野である程度の権威性が確立されていると、「ゲスト投稿を書かせてほしい」という依頼メールが数百通届くこともあります。そんなときは、テンプレートをひとつ作成しておくだけで、一通ずつ個別に返信する手間がなくなります。

ここでは例として、「ゲスト投稿は受け付けていません」と伝えるテンプレートメールを作成してみましょう。返信テンプレートを作成する前に、まずGmailでテンプレート機能を有効にする必要があります。

1. Gmailアカウントにサインインします。

2. 設定 > すべての設定を表示 を開きます。

3. 詳細設定 タブ内を下にスクロールし、テンプレート セクションを見つけます。

4. テンプレート を有効にします。

5. 変更を保存 をクリックします。

テンプレート設定を有効にしたら、次は返信テンプレートを作成して保存します。

返信テンプレートの作成方法

以下の手順に従って、返信テンプレートを作成しましょう。

1. Gmailアカウントを開きます。

2. 作成 をクリックして、新規メッセージ画面を開きます。

3. ゲスト投稿を受け付けない方針をメール本文に記載します。(特定の分野やカテゴリーに関わらず、どんな依頼にも対応できるよう、汎用的な内容にしておきましょう)

4. 返信文が完成したら、メッセージ作成ボックスの右下にある 三点リーダー(縦に並んだ3つの点) をクリックします。

5. テンプレート > 下書きをテンプレートとして保存 > 新しいテンプレートとして保存 の順に選択します。

6. ポップアップが表示されたらテンプレート名を入力して保存します。(テンプレート名がそのままメールの件名として使われるため、内容がひと目でわかる名前を付けましょう)

テンプレートが正しく作成できたかどうかは、以下の手順で確認できます。

1. もう一度 作成 をクリックします。
2. 右下の 三点リーダー を選択します。
3. テンプレート を開きます。

ここに、Gmailアカウントに保存済みのテンプレート一覧が表示されます。テンプレートをクリックすると、その内容がメッセージ作成ボックスにコピーされます。

数百通のメールに手動で返信していると、テンプレートを作成しても依然として時間がかかってしまいます。そこで役立つのが、フィルターを使った自動返信の仕組みです。

「guest post(ゲスト投稿)」「backlink(バックリンク)」「accept article(記事の掲載依頼)」など、特定のキーワードを含むメールを自動的に振り分けるフィルターを作成できます。このフィルターを使えば、そうしたスパムメールへの自動返信も設定可能です。

それでは、具体的な設定方法を見ていきましょう。

テンプレートを使って自動返信フィルターを作成する

1. 返信テンプレートを保存済みの同じGmailアカウントを開きます。
2. 右上隅の 歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. すべての設定を表示 > フィルタとブロック中のアドレス を開きます。

4. 新しいフィルタを作成 をクリックします。(システムに保存済みの .xml 形式のフィルターをインポートすることも可能です)

メールは、送信者のメールアドレス、件名、含む(または除外する)キーワード、サイズなどを基準にフィルタリングできます。ゲスト投稿を拒否する目的に最も適した条件は、テーマに密接に関連するキーワードをいくつか指定することです。含める言葉 の欄にキーワードを追加してみましょう。

5. 条件を指定したら、フィルタを作成 をクリックします。

続いて、指定した条件に一致するメールをどう処理するかを決めます。

6. 受信トレイをスキップ(アーカイブする) にチェックを入れ、これらのメールが受信トレイを散らかさないようにします。

7. 併せて テンプレートを送信する にもチェックを入れ、先ほど作成した返信テンプレート(Guest Post Not Allowed)を選択します。

8. 必要な項目にチェックを入れたら、フィルタを作成 をクリックします。

これで、新しく作成したフィルターがフィルターリストに表示されます。今後は「guest post(ゲスト投稿)」「backlink(バックリンク)」「accept article(記事掲載)」「write for a blog(ブログへの執筆)」「write on the website(サイトへの寄稿)」といったキーワードを含むメールが、受信トレイに届かなくなります。

さらに、差出人には自動的に返信テンプレートが送信されます。受信トレイが散乱することもなく、相手も返信を待つ必要がないため、双方にとってメリットの大きな仕組みです。

重要なメールを見逃さないためのフィルター調整

フィルターを設定した後は、アーカイブされたメールを定期的にチェックし、ビジネスに関わる重要なメールが誤って振り分けられていないか確認しましょう。

例えば、「accept post(投稿の受け付け)」という言葉を含むメールをフィルタリングしていると、見逃したくないプロモーションオファーのメールまで弾かれてしまう可能性があります。これを防ぐには、Gmailフィルターの除外条件として「brand(ブランド)」「deal(お得情報)」「promotion(プロモーション)」といったキーワードを加えておくと安心です。

必要に応じて独立したフィルターを作成する

複数のウェブサイトでそれぞれ異なる連絡用メールアドレスを使っている場合は、作成済みの返信フィルターをエクスポートし、別のGmailアカウントにインポートできます。ただし、アカウントごとにテンプレート機能の有効化と返信テンプレートの作成は、改めて行う必要があります。

返信テンプレートを使う予定があるなら、既存のフィルターを流用するよりも、各アカウントで最初から作り直すのが最も確実な方法です。

返信が自動化されていることはユーザーに知られないようにする

メール本文に「これは自動返信です」などと記載するのは避けましょう。自動返信であることを明かすと、相手がフィルターを回避しようと対象キーワードを省いたり、わざとスペルを間違えたりして、メールがスパムに振り分けられずに届いてしまう恐れがあります。

また、受信トレイを定期的にチェックし、自分にとって有益かもしれないメールにはきちんと返信しておくのも良い習慣です。

Gmailフィルターと返信テンプレートでスパムをコントロールしよう

Gmailフィルターと汎用的な返信テンプレートを組み合わせれば、スパムメールを一件ずつ確認することなく自動対応できます。時間も労力も大幅に節約できるでしょう。Gmailフィルターに加えて、メールコミュニケーションを向上させるGmail向けブラウザ拡張機能も試してみる価値があります。