テンプレートとフィルターを使用してGmailでスパムメールを制御する方法
多くのデジタルマーケターやオンラインビジネスの所有者は、同じ種類の電子メールに1日に複数回応答する必要があります。このプロセスは、手間と時間がかかる可能性があります。
このような状況では、応答テンプレートが役立ちます。 Gmailのいくつかのフィルタは、スパムをより効率的に処理するのにも役立ちます。
この記事では、応答テンプレートとGmailフィルターを使用してスパムと効果的に戦う方法を紹介します。
Gmailテンプレートとは何ですか？どのように使用できますか？
事前に作成したメールをアカウントに保存して、最初から作成する代わりに再利用できます。 Gmailアカウントで同時に50の異なる応答テンプレートを保存できます。したがって、対象読者向けにいくつかの一般的なテンプレートを作成すると、電子メール通信の生産性が向上します。
特定のニッチ内で権限を確立している場合、ゲスト投稿の作成を求める人々から何百もの電子メールを受信する可能性があります。テンプレートを作成して、各メールに1つずつ返信する代わりに使用できます。
上記のシナリオでは、ゲストの投稿を受け入れないことを知らせるテンプレートメールを作成しましょう。応答テンプレートを作成する前に、Gmailでテンプレート設定を有効にしてください。
1.Gmailアカウントにログインします。
2.設定>すべての設定を表示に移動します 。
3.[詳細設定]タブ 、テンプレートまで下にスクロールします セクション。
4.テンプレートを有効にします 。
5.変更を保存をクリックします 。
テンプレート設定を有効にしたら、次のステップは応答テンプレートを作成して保存することです。
以下の手順に従って、応答テンプレートを作成します。
1.Gmailアカウントを開きます。
2.作成をクリックします 新しいメッセージを書くために。
3.電子メールでゲスト投稿を受け入れないことに関するポリシーを説明します。 （一般的にすると、ニッチまたはカテゴリでゲスト投稿を求める人に適用されます）
4.応答の準備ができたら、3つのドットをクリックします 作成メールボックスの右下にあります。
5.テンプレート>ドラフトをテンプレートとして保存>新しいテンプレートとして保存に移動します 。
6.ポップアップに名前を入力した後、テンプレートを保存します。 （テンプレートはメールの件名と同じ名前を使用するため、ここでわかりやすい名前を選択してください。）
テンプレートが正常に作成されたことを確認する方法は次のとおりです。
- 作成をクリックします また。
- 3つのドットを選択します 右下にあります。
- テンプレートに移動します 。
これは、Gmailアカウントに保存されているテンプレートのリストを見つける場所です。テンプレートはメールの作成にコピーされます クリックするとボックスが表示されます。
何百もの電子メールに手動で返信する必要がある場合は、電子メールテンプレートを作成したとしても、プロセスに時間がかかります。ここで、フィルターを使用して自動応答を作成すると便利です。
「ゲスト投稿」、「バックリンク」、「記事を受け入れる」など、特定の単語を含むメールをスパムフォルダに入れるフィルタを作成できます。このフィルタを使用することで、このようなスパムメールの自動応答を設定することもできます。
それをどのように行うことができるか見てみましょう。
- 応答テンプレートがある同じGmailアカウントを開きます。
- 歯車のアイコンをクリックします 右上隅の設定用。
- すべての設定>フィルターとブロックされたアドレスに移動します 。
4.新しいフィルターの作成をクリックします 。 （システムに保存されている既存のフィルターを.xml形式でインポートすることもできます）
メールアドレス、件名に基づいてメールをフィルタリングし、特定の単語やサイズを含めたり除外したりできます。ゲスト投稿を受け入れないための最も適切なフィルター基準は、トピックに密接に関連するいくつかの単語を含めることです。 単語を含めるにいくつかの単語を追加しましょう フィルタのオプション。
5.条件を指定したら、フィルターの作成をクリックします 。
ここでは、条件に完全に一致するメッセージを含む電子メールをどのように処理するかを決定する必要があります。
6. 受信トレイをスキップ（アーカイブ）をオンにします これらのメールが受信トレイを乱雑にしないようにボックスに入れてください。
7.また、テンプレートの送信を確認します ボックスをクリックし、同じ応答テンプレートを選択します。ゲスト投稿は許可されていません 。
8.フィルターの作成をクリックします チェックボックスをオンにした後。
これで、新しく作成されたフィルターがフィルターリストに表示されます。今後、「ゲスト投稿、ゲスト投稿、バックリンク、記事の承認、ブログへの書き込み、ウェブサイトへの書き込み」という単語を含むメールは、受信トレイに届きなくなります。
さらに、送信者の電子メールに応答して、応答テンプレートを送信者に送信します。したがって、受信トレイが乱雑になることも、送信者が返信を待つ必要もありません。
フィルタを設定したら、アーカイブされた電子メールを監視して、ビジネス関連の電子メールが除外されていないことを確認します。
「投稿を受け入れる」という単語を含むメールをフィルタリングしている可能性がありますが、フィルターが原因で見逃しているプロモーションオファーである可能性があります。 Gmailフィルタにブランド、取引、プロモーションなどの単語を含めることで、このシナリオを回避できます。
連絡先メールアドレスが異なる複数のウェブサイトがある場合は、新しく作成した応答フィルターをエクスポートして、新しいGmailアカウントにインポートできます。ただし、そのメールに対して個別に応答テンプレートを有効にして作成する必要があります。
応答テンプレートを使用する場合のフィルターを作成するための最良のオプションは、フィルターを最初から作成することです。
それがあなたの電子メールの自動応答であることを言及しないでください。これを回避することで、ユーザーが間違ったターゲット単語をスキップしたりつづったりしてGmailフィルタをだますことがなくなり、スパムを送信する代わりにメールが届きます。
また、定期的に受信トレイを確認し、有益な可能性のあるメールに返信することをお勧めします。
Gmailフィルターと応答テンプレートを使用したスパムの制御
Gmailフィルタと一般的な応答テンプレートを使用すると、スパムメールをスクロールせずに応答できます。このようにして、時間とエネルギーの両方を節約できます。 Gmailフィルタに加えて、メール通信を改善するGmailブラウザ拡張機能もテストする必要があります。
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