Microsoft Teamsで不在時の自動返信(Out of Office)を設定・解除する方法【完全ガイド】

Teamsユーザーの間で最もよく寄せられる質問の一つが、「休暇や長期休業の際に、Teamsで不在メッセージを設定するにはどうすればいいのか」というものです。休暇中はチャットアプリの通知をオフにすることも多いですが、あなたの不在を知らない人は、ステータスがオフラインでもメッセージを送り続けます。

他のアプリと異なり、Microsoft Teamsには「Out of Office(OOO)」という便利な機能が搭載されています。この機能を使えば、不在時に表示するメッセージと日程を事前にスケジュールでき、不在期間中にあなたへメッセージを送った相手全員に自動的に通知されます。

本記事では、TeamsでOut of Officeを設定する具体的な手順から、解除方法、さらに在宅勤務時に使える不在メッセージの書き方まで、詳しく解説します。

TeamsでOut of Office(不在時自動返信)を設定する方法

Out of Office設定を活用するシーンは人それぞれです。主な例として、以下のようなケースが挙げられます。

• カンファレンス、クライアントとの打ち合わせ、ワークショップへの参加
• 産休や病気療養など、数日間にわたる休職
• 個人的な用事による休暇の取得
• 数日間の旅行や休暇

それでは、TeamsでOut of Officeを設定する3つの方法を順番に見ていきましょう。

方法1:ステータスメッセージ機能から設定する

プロフィール画像から直接Out of Officeメッセージを設定できる、最も基本的な方法です。

1. Windowsキーを押し、「Microsoft Teams」と入力して「開く」をクリックします。

2. 画面右上の自分のプロフィール画像をクリックします。

3. メニューから「ステータス メッセージの設定」をクリックします。

4. 「Schedule out of office(外出中の予定をスケジュールする)」を選択します。

5. 「Turn on automatic replies(自動応答を有効にする)」のトグルをオンにします。

6. 「Out of office message(不在時のメッセージ)」欄に、送信したいメッセージを入力します。

7. 「Send replies outside my organization(組織外の差出人にも返信する)」にチェックを入れ、「All external senders(すべての外部の差出人)」を選択します。

8. 「Send replies only during a time period(指定期間のみ返信する)」にチェックを入れ、開始日時と終了日時を設定します。

9. 「保存(Save)」ボタンをクリックして完了です。

方法2:Teamsの設定メニューから設定する

設定画面からも同じようにOut of Officeメッセージを設定できます。

1. Teamsアプリを開き、上部の三点リーダー(...)アイコンをクリックします。

2. リストから「設定(Settings)」を選択します。

3. 下にスクロールして「Out of Office」を見つけ、隣にある「スケジュール(Schedule)」ボタンをクリックします。

4. 以降は方法1の手順5〜8と同じなので、そちらを参考に進めてください。

方法3:Outlookアプリから設定する

Microsoft TeamsとOutlookで同じアカウントを使用している場合は、Outlook側で設定したOut of Officeメッセージが自動的にTeamsへ同期されます。

注意:同期は即座に行われるわけではなく、反映まで時間がかかる場合があります。また、OutlookでOut of Officeを設定できるのは、OutlookメールまたはMicrosoftアカウントのメールアドレスを使用している場合のみです。

1. ブラウザでOutlookの公式サイトにアクセスします。

2. 画面右上の歯車マーク(設定アイコン)をクリックします。

3. 設定メニューで「メール(Mail)」を選択します。

4. 「自動応答(Automatic Replies)」をクリックします。

5. 「自動応答を有効にする」のトグルをオンにします。

6. 「指定期間のみ返信を送信する」にチェックを入れ、期間を設定します。

7. 必要に応じて、以下のオプションにもチェックを入れましょう。

• Block my calendar for this period(この期間の予定をカレンダーでブロックする)
• Automatically decline new invitations for events that occur during this period(この期間中のイベントへの新規招待を自動的に辞退する)
• Decline and cancel my meetings during this period(この期間中の会議を辞退・キャンセルする)

8. メッセージボックスに本文を入力し、「保存(Save)」ボタンをクリックします。

Out of Officeをオフ(解除)にする方法

続いて、TeamsのOut of Office機能をオフにする2つの方法を紹介します。

方法1:Microsoft Teamsで解除する

設定した終了日より前にオフに切り替えれば、メッセージの表示をすぐに止められます。設定日を過ぎれば、Teamsが自動的にメッセージの表示を停止します。

1. Windowsの検索バーからMicrosoft Teamsアプリを起動します。

2. 三点リーダー(...)アイコンをクリックします。

3. リストから「設定(Settings)」を選択します。

4. 下にスクロールして「Out of Office」を見つけ、「表示(View)」ボタンをクリックします。

5. 「Turn on automatic replies(自動応答を有効にする)」のトグルをオフにします。

6. 「保存(Save)」ボタンをクリックします。

方法2:Microsoft Outlookで解除する

前述のとおり、Outlookで設定したOut of OfficeはTeamsにも同期されるため、Outlook側で解除作業を行います。

1. ブラウザ版Outlookを開きます。

2. 右上の設定アイコンをクリックします。

3. 設定メニューで「メール(Mail)」を選択します。

4. 「自動応答(Automatic Replies)」をクリックします。

5. 「自動応答を有効にする」のトグルをオフにします。

6. 「保存(Save)」ボタンをクリックして完了です。

在宅勤務向けOut of Officeメッセージの上手な書き方

不在メッセージを作成する際は、以下のポイントを意識しましょう。

• 常に最新の内容に保つ:古い情報や不正確なメッセージは印象が悪くなります。定期的に内容を見直しましょう。
• 代替の連絡先を記載する:緊急時に備えて、対応可能な同僚の連絡先を必ず明記しておくと安心です。
• 復帰日を伝える:いつ戻るのかを明示することで、相手が次のアクションを取りやすくなります。
• 会社の方針や企業文化を尊重する:軽すぎるふざけた文面は避け、ビジネスにふさわしいトーンを心がけましょう。
• 最後に感謝を添える:「ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします」など、締めの一言があると印象が良くなります。

よくある質問(FAQ)

Q1:スマートフォンからOut of Officeを設定できますか?

A:Android版Teamsアプリには、PC版と同じOut of Office設定画面はありませんが、「ステータス メッセージの設定」オプションを利用できます。これにより、メッセージやメンションを受けた相手にあなたのステータスを表示できます。

Q2:Out of Officeメッセージに文字数制限はありますか?

A:はい、280語までという文字数制限があります。

あわせて読みたい関連記事

• 「このコマンドを処理するのに十分なストレージが利用できません」エラーの対処法
• Windows 10でOutlookがセーフモードでしか開かないときの修正方法
• Google Meetのコードとは?使い方を解説
• Microsoft Teamsで「操作の要求」を行う方法

以上の方法を活用すれば、TeamsでOut of Officeを難なく設定できるはずです。在宅勤務向けの不在メッセージの書き方についても、このガイドが参考になれば幸いです。どの方法が最も使いやすかったか、ぜひコメント欄でお聞かせください。ご質問やご提案もお気軽にお寄せください。