Macの「メール」で不在時の自動返信メッセージを設定する方法

会社のメールアカウントを使っている方なら、休暇や出張中に相手へ自動的に知らせられる「不在通知」機能が用意されていることが多いでしょう。しかし、個人で使っているMacではどうすればよいのでしょうか？自宅のMacでメールの自動返信を設定したいと思ったことはありませんか？

実は、macOS標準の「メール」アプリには、企業のメールシステムのような自動返信を有効にする設定項目が存在しません。iCloudにも同様の設定は用意されていません（Appleさん、ぜひ対応をお願いします）。この問題を回避する唯一の方法が、「メール」アプリの「ルール」機能を使って自動返信を実現することです。この記事では、その具体的な手順を詳しく解説します。

「メール」のルール機能で自動返信を設定する手順

1. 「メール」アプリを開く：画面上部のメニューバーから「メール」＞「環境設定」（macOS Ventura以降は「設定」）を選択します。
2. 「ルール」を選択：ツールバーの一番右にある「ルール」をクリックします。
3. 新しいルールを追加：ルールの追加・編集・複製・削除のオプションが表示されます。デフォルトでは「Appleからのニュース」というルールが登録されている場合があります。「ルールを追加」ボタンをクリックしましょう。
   
4. ルール作成シートが表示：受信・送信メールに適用できるルールを作成するためのシートが現れます。ルールはいくつでも自由に作成できます。
5. ルール名を決める：まず「説明」フィールドにわかりやすい名前を入力します。繰り返し使い回したい場合は「自動返信」のような汎用的な名前を、一度きりの利用なら具体的な名前をつけると管理しやすくなります。
6. 適用範囲を決める：次に、どの範囲に自動返信を適用するかを考えます。不在中に届いたすべてのメールに返信することもできますし、特定のグループごとに分けることも可能です。例えば、友人・家族向けと仕事仲間向けで別々のルールを作ったり、メールアカウントごとに異なるルールを設定したりすることもできます。
7. 条件を設定：ここではシンプルな設定方法をご紹介します。「次の条件に一致する場合」の欄で、「差出人（From）」を「宛先（To）」に変更します。
8. 「含む」はそのまま：条件の種類は「含む（contains）」のままでOKです。
9. 自分のメールアドレスを入力：右側の空欄に、自分のメールアドレスを入力します。
   
10. アクションを指定：「以下のアクションを実行」の欄に移動します。
11. 「メッセージに返信」を選択：「メッセージを移動」をクリックし、表示されるプルダウンメニューから「メッセージに返信」を選びます。
12. 返信文を編集：続いて「返信メッセージのテキスト…」をクリックします。
13. 不在メッセージを書く：ポップアップウィンドウが表示されるので、不在時に送りたいメッセージを入力します。内容に満足したら「OK」をクリックしてウィンドウを閉じます。
    
14. ルールを有効化：準備が整ったら、ルールウィンドウでもう一度「OK」をクリックします。
15. 動作を確認：これで自動返信（不在通知）ルールが有効になりました。自分宛てにテストメールを送信して、正しく機能するか確認しておきましょう。

帰宅後は必ず自動返信をオフにしよう

休暇などから戻ったら、自動返信をオフにすることを忘れないようにしてください。オフにしないままにしていると、相手にまだ不在だと思われてしまうからです。

解除するのはとても簡単です。再び「メール」＞「環境設定」（または「設定」）＞「ルール」を開き、先ほど作成した自動返信ルールのチェックを外すだけで完了します。

まとめ

「メール」アプリには専用の不在通知機能がありませんが、ルール機能を活用すれば誰でも簡単に自動返信を設定できます。出発前に設定し、戻ってきたら忘れずにオフにするのがポイントです。なお、Mac・iPhone・iPadでのメールアカウントの設定方法や、iPhoneの「メール」で添付ファイルを送る方法についても、ぜひ関連ガイドを参考にしてみてください。