メールを管理するためのシンプルで効果的なヒント

私たちは皆、たくさんの電子メールを受け取ります。マネージャーからその従業員、同僚、購読しているさまざまなサービスのニュースレターなどまで!

このような大量の電子メール データをふるいにかけるのは、時間とエネルギーの無駄です。メールを効果的に管理する方法を再評価してみませんか。

簡単な方法でメールのスケジュールを設定できることをご存知ですか?

• がらくたを取り除く

1 日に平均 100 通のメールを受信するとします。そのうちの半分だけが重要で、残りは「迷惑メール」です。スパム/ジャンク メールの繰り返しインスタンスに直面している場合は、ジャンク ファイルを使用してほとんどのスパムをキャプチャし、1 日に 2 回スキャンして、不要な電子メールを取り除きます。受信トレイからのジャンクの 30% を削減します。

• スマート フォルダの設定

受信トレイを開くと、メールの 4 分の 1 が特別オファー、割引オファー、転送されたジョーク、または広告通知であることがわかります。基本的に、メールマーケティングのもの。より多くの顧客を引き付けるための販売トリックです。したがって、受信トレイを整理しておくために、サブカテゴリで電子メールに優先順位を付けます。緊急時にメールを見つけたり、複数のメールをまとめて削除したりするのが簡単になります。

• すべてのメール通知をオフにする

メールは即時のコミュニケーション手段ではありません。そのために携帯電話とインスタント メッセージを使用します。メールは、すぐに返信する必要がないビジネスに適しています。ですから、他の人があなたの仕事を邪魔するのを許してはいけません。電子メール アラートとビープ音によって集中力が妨げられ、会議や会話に集中できなくなる可能性があります。新着メールがあるたびに、携帯電話のバイブレーションまたは可聴音をオフにします。

• 不要なプロモーション メールの登録を解除する

すべての広告やプロモーション メールを読みたいとは思わないでしょう。不要なものは退会しましょう。これは簡単で迅速なプロセスです。不要なニュースレターの購読を解除するには、メール アカウントにログインし、うんざりしているメーラーで「購読解除」を探します。検索結果を確認して、続行するメールを決定します。また、www.unroll.me にアクセスして、ゴミ箱に入れたいニュースレターの購読を解除することもできます。さまざまなカテゴリとフォルダーで受信トレイを整理します。

• メールを読んで返信する時間をスケジュールに入れる

アラートや通知を受け取ると、自分の責任に集中できなくなります。ただし、スケジュールされた時間内にメールを検討することは、緊急の支援に役立つだけでなく、会議に関するカレンダーを維持および更新するのにも役立ちます.
また、連絡先番号を更新し、適切なあなたに到達する時間。仕事量が多いため、10 ～ 15 分間、1 時間ごとにメールをチェックしたり、朝昼晩など 1 日に 3 ～ 4 回メールをチェックしたりすることもできます。

• メールをカテゴリ別に並べ替える

一緒にたくさんのメールを受信すると、重要なメールに注意を払うのを忘れたり、読まずに誤って削除したりすることがあります。受信トレイにすべてのメールを受信し、それぞれのフォルダーにメールを入れるためのフォルダーとカテゴリが利用できない場合に発生します。受信トレイから迷惑メールを削除すると、仕事関連のメールが削除されることがあります。ただし、ゴミ箱からそれらを復元することはできますが、それを行ったかどうかに気付かない場合があります!

誰もが自分のものを処理する独自の方法を持っています。これは、メールを効果的に管理する方法と、簡単に作成できる方法の提案にすぎません。ただし、自分に合ったシステムを見つけることができます。