ビジネスメールの質を高める3つの簡単なコツ

メールの書き方をマスターすることは、特にビジネスにおいて不可欠なスキルです。小規模事業者でも個人事業主でも、毎日膨大な数のメールを処理していることでしょう。

メールは、他の企業や顧客との主要なコミュニケーション手段になっているはずです。メールを書くことは簡単な作業に思えますが、実際には誤解によるコミュニケーションミスが頻繁に起こります。

そこで、すぐに実践できるヒントをご紹介します。

1. 簡潔かつ明確に伝える

メールでのやり取りでは、伝えたい内容を具体的に示すことが重要です。「明日までに完了してください」といった短い一文だけでは、従業員への指示としては不十分な場合があります。

従業員があなたの意図の大半を汲み取ってくれるとしても、はっきり直接伝えられるのに、わざわざ誤解のリスクを冒す必要はないでしょう。

2. メールの構成を適切に整える

件名の最適化

件名から本文まで、メールのあらゆる要素を最適化しましょう。

1日に大量のメールを受け取る中で、ふと目を引くメールがありますよね?通常、それは件名が工夫されているメールです。件名は、本文全体の内容に合致したものであるべきです。

件名が見覚えのないものだったり、内容と無関係に感じられたりすると、多くの人は読む前に削除してしまいます。これを避けるためにも、件名は正しく設計することが大切です。

メール本文

メールは挨拶から始めましょう。クライアントやビジネスパートナーとのやり取りでは、フォーマルな表現を心がけることが重要です。状況によってカジュアルな言葉遣いが許容される場面もありますが、基本的には丁寧な表現を使う方が無難です。

相手に伝えたい質問や依頼は何でしょうか?挨拶の後はすぐに本題へ入るのがベストです。遠慮せず、率直に伝えましょう。

結び

メールの結びは、顧客やビジネスパートナーが最後に読む部分です。ここが、返信してもらえるかどうかを左右することもあります。

対面の会話のように自然に締めくくることを意識してみてください。フレンドリーさとプロフェッショナルさを兼ね備え、行動喚起(依頼事項)を明確にすれば、好意的な返信をもらえる可能性がぐっと高まります。

添付ファイルの送り方

サイズの大きいファイルを送りたい場合は、メールへの直接添付は避けましょう。代わりにファイル共有サービスにアップロードし、そのリンクを送付するのがおすすめです。その方がはるかにプロフェッショナルな印象を与えます。

3. 推敲と校正を忘れずに!

メールを作成する際は、会社の全員が読むつもりで書きましょう。メールは手軽に作成できる一方、受け取った人に長く印象を残します。必ず送信ボタンを押す前に見直しを行ってください。

文章の完成度や文法の正確さを確認できる無料のオンラインツールも多数あります。文構造、句読点、スペルなどを自動でチェックしてくれます。

Grammarly

Grammarlyは、書いたテキストを分析し、文法上の誤りを検出してくれるツールです。ブラウザ拡張機能としてインストールできるため、どのウェブサイトを開いていても利用できます。

例えば、Gmailなどのメールサービスで文章を入力しながら、リアルタイムで文法チェックを受けることが可能です。

Grammarlyには無料版とプレミアム版があります。無料版でも、カンマの使い方、文がだらだら続くランオン文、文の断片など、基本的かつ高度な文法・句読点のエラーをしっかり検出してくれます。

さらに、スペルミス、剽窃、文体のチェックにも対応しています。プレミアム版は無料版の機能にさらなる精度を加えたものですが、主に記事の公開を予定しているライターや編集者向けの機能と言えるでしょう。

Hemingway Editor

Hemingway Editorは、文章スタイルの改善をサポートする無料のオンラインツールです。メールのような短い文章の編集に特に適したプラットフォームです。

さらに、長文で複雑な文章を書く場合でも、明快で直接的な表現へと導いてくれます。このエディタを使えば、自分の文章の複雑さや読みやすさを客観的に評価できます。

Microsoft Wordなどその他の編集ツール

Microsoft Wordには優れた校閲機能が搭載されていることをご存知でしたか?Wordを開いて「ファイル > オプション > 文章校正」を選択すると、オートコレクトやスペルチェックなどの項目を自由に設定できます。

また、Microsoftは「Microsoft Editor」というブラウザ拡張機能も提供しており、文法ミスや文体などをドキュメント内で手軽にチェックできます。

Microsoft Wordでメールを編集するメリットは、その編集内容や書式設定がGmailやOutlookなどのメールアプリ・サービスにきれいに反映されることです。

現在、主要なメールプロバイダーのほとんどが編集機能を統合しており、文法ミスを自動チェックしてくれるものも少なくありません。Gmail以外にも、Yahoo!メールやOutlookにもメール用の書式設定オプションが用意されています。

完璧なメールの構成を身につけよう

私たちの多くは、1日のかなりの時間をメールの作成と閲覧に費やしています。しかし、そのメールの多くは、受け取った人にとって分かりにくいものになりがちです。今回ご紹介したヒントを活用すれば、簡潔で明確、そして誰にとっても理解しやすいメールを書けるようになるはずです。

あなたのメールは、プロフェッショナリズム、細部への配慮、そして価値観を映し出す鏡です。相手がメールのトーンをどう受け取るかを常に意識して、丁寧なメール作成を心がけましょう。