より良いメールを書く方法：3つの簡単なヒント
良いメールの書き方を理解することは、特に仕事にとって非常に重要なスキルです。中小企業を経営している場合でも、自営業者である場合でも、毎日無数のメールを処理する可能性があります。
他の企業や顧客との主要なコミュニケーション手段としてメールを使用できます。メールを書くのは簡単な作業のように思えるかもしれませんが、人々はしばしば誤解に苦しんでいます。
ここに役立つヒントがいくつかあります！
1.正確に
電子メール通信では、あなたが言っていることを具体的にする必要があります。 「明日までにこれを行う必要があります」などの簡単なメール。従業員にメッセージを送る場合は十分ではありません。
従業員はあなたの言うことのほとんどを理解する必要がありますが、代わりに直接連絡できるのに、なぜ誤解のリスクを冒すのですか？
2.メールを適切に構成する
件名から本文まで、メールのすべての側面を最適化する必要があります。
あなたは毎日無数の電子メールを受け取ります、そしてそれらのいくつかは目立つ傾向がありますね？通常、それらは最適化された件名を持つものです。メールの件名は、メールの全体的な件名に関連している必要があります。
件名がわからない場合、または無関係と思われる場合は、メールを読む前に削除するだけです。これを回避するには、件名が正しく構成されていることを確認してください。
挨拶でメールを始めましょう。クライアントやビジネスパートナーとコミュニケーションをとるときは、正式であることが重要です。必要に応じて非公式のスピーチを使用することはまったく問題ありませんが、ほとんどの場合、正式なスピーチを使用することをお勧めします。
あなたが伝えようとしている質問や行動は何ですか？あいさつをした後、的を射たのは良いことです。率直であることを躊躇しないでください。
あなたの電子メールの終わりはあなたの顧客またはビジネスパートナーが読むつもりである最後のものです。これは、彼らがあなたに返答を与えるかどうかに影響を与える可能性があります。
会話のようにメールを終了してみてください。友好的で、専門的で、行動を促すフレーズを明確にすれば、肯定的な反応を得る可能性が高くなります。
送信したい大きな添付ファイルがある場合は、メールで送信しないでください。代わりに、ファイルをファイル共有サービスにアップロードし、代わりにリンクを送信してください。これはもっとプロフェッショナルに見えます。
3.編集して校正します！
メールを準備するときは、社内の全員がそれを読むことを想像してみてください。メールはすばやく作成できますが、印象に残る可能性があるため、送信をクリックする前に、必ず作業内容を確認してください。 。
あなたの仕事がよく書かれていて文法的に正しいことを確実にするのを助けることができる多くの無料のオンラインツールがあります。文の構造、句読点、スペルなどが含まれます。
Grammarlyは、作成したテキストを分析し、文法上の誤りがないかチェックします。ブラウザ拡張機能としてインストールできるため、使用しているWebサイトに関係なくアクセスできます。
たとえば、Gmailや他のメールサイトでメールを入力するときに、Grammarlyで文法を確認できます。
Grammarlyは無料で利用できますが、プレミアムバージョンもあります。その無料版は、コンマ、連続文、頭韻法、断片などの基本的および高度な文法および句読点のエラーを検出するのに適しています。
また、スペルミス、盗用、文体もチェックします。 Grammarlyのプレミアムバージョンは、無料バージョンが提供するすべてのものに追加のタッチを追加します。ただし、プレミアムGrammarlyは、主に記事の公開を計画している人を対象としています。
Hemingway Editorは、文章のスタイルを改善するのに役立つ無料のオンラインツールです。このプラットフォームは、メールなどの短い部分を編集するのに理想的です。
さらに、ヘミングウェイエディターは、複雑な文章で長い記事を書いている場合でも、明確かつ直接的に書くことを奨励します。このエディタを使用して、作業の複雑さと読みやすさを評価できます。
MicrosoftWordおよびその他の編集ツール
Microsoft Wordには優れた校正オプションがあることをご存知ですか？ Microsoft Wordを開いたら、ファイル>オプション>校正をクリックします。 。 MicrosoftWordで確認するオートコレクトとスペルのオプションを選択できます。
さらに、Microsoftは、文法の間違いやスタイルなどについてドキュメントをチェックするのに役立つブラウザ拡張機能であるMicrosoftEditorも提供しています。
Microsoft Wordでメールを編集することの優れている点は、編集/フォーマットがGmailやOutlookなどの一部のメールアプリ/サイトにうまく変換されることです。
今日、最も人気のある電子メールプロバイダーには統合された編集オプションがあります。それらの多くは、文法の間違いもチェックします。 Gmailの他に、YahooとOutlookにはメールの書式設定オプションもあります。
私たちのほとんどは、1日のかなりの部分をメールの作成と閲覧に費やしています。多くの場合、これらの電子メールは他の人を混乱させる可能性があります。上記のヒントは、簡潔でわかりやすく、理解しやすいメールを作成するのに役立ちます。
あなたの電子メールはあなたのプロ意識、細部への注意、そして価値観を反映しています。したがって、他の人があなたのメールのトーンをどのように解釈する可能性があるかを覚えておいてください。
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