メールが生産性を低下させないようにするための10のヒント

生産性向上ツールであるにもかかわらず、電子メールは勤務時間中の大きな注意散漫であり、より重要なタスクを実行できなくなります。通知が届くたびにメールをチェックする習慣があるかもしれません。

そのような慣行はあなたのパフォーマンスを妨げ、あなたの目標を達成する方法の障害を引き起こします。生産性を最大化するには、次の方法でメールの使用を管理することをお勧めします。

1.受信トレイで1日を始めないでください

午前中は、自分の優先順位を検討し、その日のやることリストを作成し、他の人の要求を気にせずに最も重要なタスクに集中する必要があります。朝一番にメールをチェックしたくなるかもしれませんが、それはあなたの注意をそらします。

あなたの心は電子メールへの可能な返信で雑然としていて、その結果、あなたの実際の仕事は苦しんでいます。早朝にメールに返信することで、あなたがすでに対応可能であることを人々に知らせることができます。したがって、メールではなく、仕事に集中して1日を始める必要があります。

2.受信トレイを定期的に空にします

受け取った各メールに返信する必要はありません。ただし、受信トレイを未読の電子メールでいっぱいに保つには、各電子メールを処理する必要があります。そうしないと、必要なメールが見つかりません。次の方法を使用して、受信トレイに未読メッセージを大量に送信しないようにすることができます。

• 実行： メールで2分以内に実行可能なタスクが要求された場合は、すぐに実行してください。
• 委任： これは必ずしも他の誰かに責任を引き渡すことについてではありません。したがって、タスクを適切な人に転送できます。
• 延期： メールに緊急の返信が必要ない場合は、返信をより適切な時期に延期することができます。
• 削除： 混乱や混乱を避けるために、他の誰かに委任された電子メールまたは重要でない電子メールをすぐに削除する必要があります。

3.各メールを全員にCCすることを控える

CCの電子メールが必要になることもありますが、それは通常、あなたとは関係のない返信が殺到することを意味します。メールを送信するときは、CCフィールドに2人以上追加しないでください。

同僚があなたが知る必要のない情報を含む電子メールであなたをCCすると、不要な電子メールを受け取る可能性もあります。その場合、全員が知っておく必要のある情報を共有している場合を除いて、全員に返信するのではなく、個別に返信するようにチームに通知する必要があります。

4.メールをバッチでチェックする

電子メールユーザーには2つのタイプがあります。最初のタイプは通知に依存し、電子メールが到着するとすぐにチェックします。 2番目のタイプの送信者は、すべての電子メールをまとめてチェックするための固定時間があるため、その日の残りの時間は忘れることができます。

タスクを効果的に実行するには、2番目のタイプである必要があります。時間を確認するタイミングについて独自のルールを設定します。

5.メール管理ツールを活用する

電子メールの受信トレイが制御不能になり、貴重な時間を節約するのを防ぐための最良の方法の1つは、メッセージをスクリーニングするために外部の支援を受けることです。メールを管理するための賢いオプションは、SaneboxやUnroll.meなどのツールを使用することです。

Saneboxを使用すると、電子メールの受信トレイを並べ替えて整理し、重要な電子メールのみを処理できます。あなたのメールアドレスに届く他のメールはすべてゴミ箱またはアーカイブに送られます。 Unroll.Meを使用すると、不要な電子メールサブスクリプションをキャンセルできます。

6.通信用の新しいオペレーティングモデルを選択する

チームメンバー間に新しいコミュニケーションモデルを導入することで、電子メールへの依存を減らすことができます。たとえば、プロジェクト管理ツールを使用してグループコミュニケーションを行ったり、簡単な会議を手配したりできます。プロジェクト管理ツールを使用すると、必要なすべてのポインタをプロジェクトにリストすることができます。

同様に、電話で1対1の会話をスケジュールして、長い電子メールスレッドが発生しないようにすることができます。コラボレーションとリアルタイムのコミュニケーションのために、Slack、Flock、Yammerなどのメッセージングサービスを使用して、あらゆるニーズに合わせてチームとすばやく接続できます。

7.メールのエチケットを強化する

中断することなくより多くのことを成し遂げるために、次のヒントを使用してメールのエチケットを微調整します。

• メールの件名を明記した明確な件名を常に記入してください。したがって、受信者は電子メールを見落とすことはなく、返信を求める追加の電子メールを送信する必要はありません。
• 送信を押す前にメールの校正をスキップしないでください ボタン。タイプミスによる誤解の可能性がないことを保証します。
• メールの署名に電話番号などの連絡先情報が含まれていることを確認してください。したがって、必要が生じた場合、受信者は直接あなたに連絡することができます。

8.遅延応答に進みます

メールが届いたらすぐに返信してしまうことがよくあります。ただし、これはあなたの集中力をあなたの主要な仕事から奪うだけです。急いでメールに返信するのはやめましょう。代わりに、1時間以上かかり、スケジュールに従って返信して受信トレイを管理します。

緊急のメールが見つからないことが心配な場合は、その場合はメールを受信できません。緊急時には、メールではなく電話が届きます。

9.「Yesterbox」メソッドを試してください

Tony Hsiehによって作成されたこのメソッドは、緊急でない限り、昨日届いたメールにのみ返信することを促進します。この手法の基本的なルールは、今日ではなく昨日の受信トレイを処理することです。もちろん、すぐに対応する必要のある緊急のメールを読むことはできますが、そのカテゴリに分類されるメールはそれほど多くありません。

10.ニュースレターに別れを告げる

受信トレイに届くすべての電子メールは、気が散る瞬間に相当します。あなたが毎日受け取る電子メールの大部分はニュースレターです。ほとんどの場合、ニュースレターを購読した時期とその理由さえ覚えていません。

受信トレイをクリーンに保ち、奇数時間に不要な通知を受け取らないようにするには、不要なニュースレターの購読を解除します。この購読解除には時間がかかる場合がありますが、不要な電子メールから永久に解放されます。投稿を見逃したくない場合は、メールの代わりにRSSフィードをいつでも使用できます。

あなたの生産性はあなたのメールよりも重要です

終わりのないメールの山は、ストレスや気を散らすのに十分です。これらの方法でメールの習慣を変えることで、メールが気を散らすのを防ぎ、生産性を高めることができます。