メールが生産性を下げないための10の実践コツ

メールは本来、業務効率を高めるためのツールですが、実際には仕事中の大きな妨げとなり、重要なタスクの遂行を邪魔していることが少なくありません。通知が届くたびにメールをチェックしてしまう習慣がある方も多いのではないでしょうか。

こうした習慣はパフォーマンスを低下させ、目標達成の妨げとなります。生産性を最大化するために、メールとの付き合い方を見直し、以下の方法を実践してみてください。

1. 一日の始まりに受信箱を開かない

朝はまず自分の優先順位を考え、その日のToDoリストを作成し、他人からの依頼を気にせず最も重要なタスクに集中しましょう。朝一番にメールをチェックしたくなる気持ちは分かりますが、それは注意散漫の原因になります。

メールへの返信案が頭の中で渦巻き、本来やるべき作業がおろそかになってしまいます。さらに、早朝にメールへ返信すると「いつでも対応可能」な印象を与えてしまいます。一日の始まりは、メールではなく仕事に集中することから始めましょう。

2. 受信箱を定期的に空にする

受け取ったすべてのメールに返信する必要はありません。しかし、未読メールが溜まったままでは、必要なメールが見つけられなくなります。受信箱を整理整頓するために、次の4つの「D」ルールを活用しましょう。

• Do(実行): 2分以内で完了できるアクションが求められるメールは、すぐに対応する。
• Delegate(委任): 自分が担うべきでないタスクは、適切な担当者に転送する。
• Defer(延期): 緊急の返信が必要ないメールは、より良いタイミングまで保留する。
• Delete(削除): 委任済みのメールや重要度の低いメールは、混乱や散乱を避けるためすぐに削除する。

3. 全員にCCしない

CCは時に必要ですが、多くの場合、自分に関係のない返信の嵐に見舞われる結果になります。メール送信時には、CCに入れる人数を2人以内に抑えましょう。

また、同僚が不要な情報を含むメールにあなたをCCしてくる場合も、不要なメールが増える原因となります。そのような場合は、全員が知る必要のある情報でない限り、「全員に返信」ではなく個別に返信するようチームに伝えておきましょう。

4. メールはまとめてチェックする

メールユーザーには2つのタイプがあります。1つ目は通知に頼り、メールが届くたびにすぐ確認するタイプ。2つ目は決まった時間にまとめてすべてのメールを確認し、残りの時間は忘れて作業に没頭できるタイプです。

タスクを効率的に遂行するには、2つ目のタイプを目指しましょう。メールをチェックする時間について、自分自身のルールを設定することが大切です。

5. メール管理ツールを活用する

受信箱が制御不能になるのを防ぎ、貴重な時間を節約する最良の方法の一つは、メッセージの振り分けを外部ツールに任せることです。SaneBoxやUnroll.meのようなツールを活用するのが賢い選択といえます。

SaneBoxは受信箱の仕分けと整理を支援し、重要なメールだけを受信箱に残します。それ以外のメールは自動的にゴミ箱またはアーカイブへ振り分けられます。Unroll.meを使えば、不要になったメールマガジンの購読をまとめて解除できます。

6. コミュニケーションの新しい運用モデルを取り入れる

チーム内に新しいコミュニケーションモデルを導入すれば、メールへの依存度を大きく下げられます。例えば、グループでのやり取りにプロジェクト管理ツールを活用したり、短いミーティングを設定したりする方法があります。プロジェクト管理ツールなら、プロジェクトに関する必要な情報をすべて一元管理できます。

同様に、長いメールの往復を避けるために、電話での1対1の会話を予定に組み込むのも有効です。コラボレーションやリアルタイムのやり取りには、Slack、Flock、Yammerなどのビジネスチャットツールを使えば、必要なときに素早くチームとつながれます。

7. メールエチケットを磨く

中断されずにより多くのタスクをこなすために、以下のポイントでメールエチケットを改善しましょう。

• 常に、内容がひと目で分かる明確な件名を書く。受信者がメールを見逃さなくなり、返信を促す追加メールを送る手間も省けます。
• 送信ボタンを押す前に必ず校正する。誤字脱字による誤解を防ぐことができます。
• メール署名に電話番号などの連絡先を含める。必要が生じた際に、相手が直接連絡を取れるようになります。

8. 返信はあえて遅らせる

メールが届くとすぐに返信してしまうことはよくあります。しかし、それは本来のタスクへの集中を奪うだけです。急いで返信するのはやめましょう。1時間以上待ち、自分のスケジュールに合わせて返信することで、受信箱を上手に管理できます。

「緊急のメールを見逃すのでは」と心配になるかもしれませんが、心配無用です。本当に緊急の案件は、メールではなく電話で連絡が来るはずだからです。

9. 「Yesterbox」方式を試す

Zapposの創業者トニー・シェー氏が考案したこの方法は、緊急でない限り、昨日届いたメールにのみ返信するというものです。基本ルールは「今日ではなく昨日の受信箱を処理する」こと。もちろん、即時対応が必要な緊急メールは読みますが、そのカテゴリーに該当するメールはごくわずかです。

10. ニュースレターにさよならを言う

受信箱に届くすべてのメールは、ひとときの注意散漫に相当します。毎日受け取るメールの大部分はニュースレターであり、ほとんどの場合、いつ・なぜ購読したのかさえ覚えていないものです。

受信箱を清潔に保ち、不意な時間帯の不要な通知を防ぐには、必要のないニュースレターの購読を解除しましょう。解除作業には多少時間がかかるかもしれませんが、以後はずっと不要なメールから解放されます。更新を見逃したくない場合は、メールの代わりにRSSフィードを利用するのも良い選択肢です。

生産性はメールよりも大切

終わりのないメールの山は、ストレスと注意散漫の温床になります。今回紹介した方法でメール習慣を見直せば、メールによる妨害を防ぎ、高い生産性を実現できるでしょう。