送信したメールが開封・既読されたか確認する方法|Gmail・Outlookの既読通知と追跡ツール活用術

こんな経験はありませんか?大事なメールを送ったのに、返信を心待ちにしているうちに「ちゃんと届いたのだろうか」「読んでもらえたのだろうか」と不安になってしまうこと。

時間が経つにつれて、相手にメッセージが正しく届き、開封されたのかどうか知りたくなるものです。幸い、送信したメールが開封・既読されたかを確認する方法はいくつか存在します。

• (A) 開封確認(リードレシート)をリクエストする
• (B) メール追跡ツールを利用する

このガイドでは、両方のメール追跡方法とそれぞれのメリット・デメリットを詳しく解説します。さらに、主要なメールサービスを使ってメールが開封されたかどうかを確認する具体的な手順もご紹介します。

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Gmailの既読通知(リードレシート)機能でメールの開封状況を追跡する方法

実は多くの方がご存じないのですが、Gmailには標準で既読通知(リードレシート)機能が備わっています。サードパーティ製の追跡アプリやツールをインストールしなくても、送信したメールが開封・既読されたかを確認できるのです。とても便利そうですが、ではなぜ誰もがこの機能を使っていないのでしょうか?

その理由は、Gmailの既読通知機能がGoogle Workspace(旧G Suite)プログラムの利用者限定で提供されているためです。つまり、個人用途でGmailを使っている場合、内蔵のメールトラッカーにはアクセスできません。Gmailでメール追跡を始めたい方は、以下の手順に沿って設定を行いましょう。

ステップ1: 既読通知機能を有効化するには、Google Workspace管理コンソールにアクセスします。「アプリ」→「Google Workspace」→「Gmailの設定」へ進み、「詳細設定」ボタンをクリックしてください。

ステップ2: 詳細設定ウィンドウで画面を一番下までスクロールし、「メールの開封確認」の項目を見つけます。

ステップ3: 「メール開封確認を組織内のすべてのアドレスおよび指定のメールアドレスに送信することを許可する」オプションをオンに切り替えます。有効化すると、組織内のユーザーが開封確認の要求と返信を行えるようになります。

ステップ4: 既読通知機能が有効になったら、通常どおりメールを作成します。下書きが完了したら、画面右下にある下向き矢印をクリックし、ポップアップメニューから「開封確認を送信」を選択して「送信」ボタンを押しましょう。

受信者側には簡単なポップアップが表示され、それを承認すると、あなたのもとに「メールが開封されました」という通知が届きます。しかし、この仕組みには大きな弱点があります。受信者の約90%はGmailの開封確認ポップアップを無視する可能性が高いのです。私たちが開封確認付きのメールを受け取った記憶がないのはそのためでしょう。仮に受け取ったとしても、ほとんどの人は「今はしない」ボタンを押すはずです。

幸いなことに、メールが開封・既読されたかを確認する方法はこれだけではありません。

メール追跡ツールでメールが開封・既読されたか確認する

前述のとおり、Gmail標準の開封確認機能は、メールの開封状況を追跡する手段として必ずしも信頼できるとは言えません。そこで活躍するのが高評価のメールトラッカーです。市場には長年使われてきた多彩なツールが存在し、このガイドでは最も人気のあるメール追跡ツールの一つ「Mailtrack」をおすすめします。

このメール追跡ツールは、Google Chrome、Firefox、Opera向けの拡張機能として提供されており、Gmailの受信トレイでのみ動作してメッセージを追跡します。Mailtrackは「ひと目でわかる」機能を備えており、メールが受信・開封されたかどうかをすぐに確認できます。受信者がメールを開封すると、ダブルチェックマークが表示されます。チェックマークをクリックすれば、いつ・どのようにメールが開封されたのかを詳しく確認することも可能です。

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Microsoft Outlookでメールの既読状況を追跡する方法

コミュニケーションツールとしてOutlookを使用している場合、幸いMicrosoftは標準のメールトラッカーを提供しています。利用するには、開封確認機能を有効にするだけで準備完了です。

ステップ1: 「ファイル」メニュー→「オプション」→「メール」の順にクリックします。

ステップ2: 「開封確認」セクションで、「配信確認:メッセージが受信者の電子メールサーバーに配信されたことを確認する」または「開封確認:受信者がメッセージを表示したことを確認する」のいずれかを選択します。

ステップ3: 希望のオプションを選択したら「OK」ボタンをクリックして完了です。これでOutlookでメールを追跡する準備が整いました。

ステップ4: 通常どおり新しいメールを作成し、「オプション」→「開封確認」→「開封確認メッセージを要求する」にチェックを入れます。

メールを作成して送信すれば、受信者がメッセージを読んだ時点で自動的に通知が届きます。

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