プロフェッショナルなメールを書く方法は？生きるための8つの簡単なルール

私たちは毎日メールを送受信しています。それでも、私たちは恥ずかしい間違いを犯し、完全に「元に戻す」ことはできません。そのため、私たちの世界の課題に注意しながら読者の行動を保持する効果的なメールを書くのは難しい場合があります。

そのことを念頭に置いて、ユーザーにメールを送信するときに知っておく必要のあるいくつかの重要なルールをまとめました。これらの簡単なルールに従って、より良いメールを簡単に作成してください。

1.敬礼とサインオフを再検討する

「素晴らしい一週間をお過ごしください。」以前は、メールを開始するための素晴らしい方法でした。もう違います！人生がどれほど不確実であるかを考えると、これは不注意で過度に切り離されたものとして外れる可能性があります。

「よろしく」、「最高の願い」、「乾杯」などのサインオフについても同じことが言えます。これらは以前は完全に機能していましたが、現実から離れているように聞こえることもあります。

だから、それをシンプルで本物に保ちませんか？ 「StaySafe」、「Take care」、「Sincerely」などの承認を求めてください。敬礼については、「すべてが順調であることを願っています」または「あなたとあなたの愛する人が安全を保っていることを願っています」が出発点として適しています。

2.明確な件名を含める

この電子メールルールは、電子メール自体と同じくらい古いものです。これは、件名に基づいてメールを開くかどうかを決定することが多いためです。

すべての作業がオンラインになっているため、重要なものに優先順位を付け、重要でないものを無視する必要があります。したがって、件名を空白のままにすると、メールが無視される可能性があります。

理想的な件名は10語未満です。あなたの懸念に対処し、電子メールが何であるかを伝えるものを選択してください。 「航空プロジェクトの提案」、「会議の再スケジュール」、または「プレゼンテーションに関する簡単な質問」は、手がかりを得ることができるいくつかの良い件名の例です。

3.プロの署名を使用する

すべての個人用デバイスで電子メールに返信するために使用する、事前に設定された署名ブロックを用意します。名前、会社名、連絡先情報が含まれている必要があります。

これにより、受信者はあなたが誰であるか、必要が生じた場合にどのように連絡するかについての良いアイデアを得ることができます。プロの署名のフォントとサイズについては、メールの他の部分と同じであることを確認してください。

また、自信を持ってメールを終了しますが、ことわざや個人情報でやりすぎないでください。

4.仮想的に初めて会議を行う場合は自己紹介します

私たちは皆、会ったことのない人にメールを送信しなければならない状況に遭遇しました。見知らぬ人からメールを受け取るのは奇妙なことです。そして、それはそれを軽く置いています。

ですから、メールの受信者に自己紹介してください。コンテキストは重要であり、第一印象は依然として重要です。したがって、「こんにちは！ MultiseonPvtのTracyです。株式会社、そしてあなたが私たちの電子製品を購入することにあなたの興味を表明したので、私は電子メールを送ります。」

または、メールで誰かに紹介されているときに、e-meetがどれほど素敵かを伝えるメッセージをドロップすることもできます。

5.思いやりのあるメールを書く

これの重要性を強調することはできません。人生は難しいです。何よりも、それは非常に不確実です。

彼らは締め切りを逃しましたか？彼らはその予定されたGoogleMeetに参加しませんでしたか？厳しいメールを送信する前に、立ち止まって考えてみてください。医療緊急事態が発生した場合はどうなりますか？

したがって、思いやりを持って、すべてが彼らに問題がないかどうかを尋ねてください。 「今日の会議であなたがいなくて寂しかったです。チェックインしてすべてを確認するだけで大​​丈夫です。」時の試練に耐える関係を築くことができます。

6.可能な場合は添付ファイルを圧縮/サイズ変更して名前を付けます

大きな添付ファイルを送信するときに、受信者に十分なスペースがあると自動的に想定するため、このメールルールについてはあまり説明しません。大きなファイルはダウンロードに時間がかかり、すぐに煩わしくなります。

したがって、それらを圧縮またはサイズ変更することが重要です。一度に共有するファイルが多すぎる場合は、添付ファイルの目的を示す丁寧なメモを追加することをお勧めします。

また、添付ファイルを送信する前に名前を付けてください。あなたの履歴書を送りますか？ファイルの名前をTracy_Mackenzie_CVに変更し、右足から始めます。

7.メールを別のインスタントメッセージングアプリとして使用しないでください

私たち全員がインスタントメッセージングを愛する理由は、それがインスタントであるということです。

ただし、この2つを組み合わせて、インスタントメッセージングの代わりに電子メールを使用すると、煩わしくて専門的でないリスクがあります。

したがって、いつ電子メールを送信し、いつ別の人にフォローアップするかを知っておく必要があります。自宅で仕事をしている可能性があるため、フォローアップメールをあまりにも多く送信することを間違えないでください。メールをチェックするように誰かに電話をかけないでください。

緊急の場合は、別のコミュニケーションモードを使用してください。

8.ユーモアを使って癒しますが、控えめに

多くの人がこれらの異常な時代に気分を明るくするためにユーモアを使用していますが、電子メールでユーモアを使用することの問題は、それが裏目に出る可能性があることです。

メールでユーモアを使いたい場合は、その人をよく知っている場合にのみ行ってください。誰かが深刻な状況にある場合、あなたは無礼または失礼として外れたくありません。その上、面白そうに聞こえるものは面白く読めないかもしれません。

賢明な言葉：疑問がある場合は、除外するのが最善です。

不在時の返信を設定し、仕事と生活のバランスを改善する

最近人々に電子メールを送る間、あなたは時間にも注意する必要があります。在宅勤務のライフスタイルが勢いを増し、仕事と私生活の境界が曖昧になっています。不在時の返信により、誰かが会議に出席したり、メールに返信したりできる時期を簡単に把握できます。

メールクライアントの設定を調べて、不在のときやデスクにいないときにオートレスポンダーを設定します。たとえば、GmailはこれをVacation Responderと呼びますが、MicrosoftOutlookは不在時の返信を使用します。

効果的なメールを作成するためのこれらの黄金のルールと適切なメールの習慣が、時間を節約し、適切な応答を作成するのに役立つことを願っています。