メールを開いてもらい、最後まで読んでもらうための6つのポイント

現在では、チームでの連携をスムーズにするさまざまなコミュニケーションツールが登場していますが、メールは今なお私たちの生活において重要な役割を担っています。特に、プライベートな関係以外の人とやり取りする場面では、その存在感は揺るぎません。

しかし問題なのは、返信を待ち続けるうちに「自分のメールは本当に開かれて読まれたのだろうか」と何度も自問してしまうことです。ここでは、メールの効果を最大化するための重要なステップを紹介します。

1. 魅力的な件名から始める

第一印象がすべてです。相手にメールを開いてほしいなら、インパクトのある件名が不可欠です。件名は受信者が最初に目にする部分であり、興味をそそり、「続きを読みたい」と思わせるものでなければなりません。ありきたりで退屈な件名や、スパムっぽい印象を与える件名では、開いてもらえない可能性が高くなります。

逆に、興味を引く件名であれば、相手がメールを開いて内容を読んでくれる可能性はぐっと上がります。注意を引ける時間はほんの数秒しかありません。その数秒を最大限に活かしましょう。

より良い件名を書くためのコツは以下の通りです。

• 「良すぎて信じられない」ような文面は避ける
• 受信者の名前や自分の名前などを盛り込み、「これはあなた宛てのメールだ」と伝わるようにパーソナライズする
• 「こんにちは」「お世話になっております」だけのような一言のみの件名にしない
• 受信者がまだ知らないかもしれない情報で好奇心をくすぐる
• 迷惑メールフォルダに振り分けられる原因となるスパム的なワードを避ける(例:「100%無料」「$$$」「収入倍増」「激安」「削除しないで」「一生に一度」など)
• 感嘆符や大文字の乱用を避ける

人は皆忙しく、毎日膨大な量のメールを受け取っています。長すぎたり複雑すぎたりする件名で話をややこしくしないこと。短くシンプルな件名こそ理想であり、誰にとっても読みやすいメールになります。

2. 心をつかむ書き出しの一文を書く

先ほど触れたように、件名で相手の注意を引けるスペースは限られています。同じことが、メール本文の書き出しの一文にも当てはまります。

書き出しの一文は、キャッチーで興味深いものであるべきです。そうすることで相手は続きを読みたくなりますし、メール全体の要約としての役割も果たせます。可能であれば、書き出しで新しい話題を持ち出すのは避けましょう。読み手を混乱させる恐れがあります。

役立つコツをいくつか紹介します。

• 質問から始める。読み手に問いかけることは、関心を引き、文章への興味を持たせる効果的な方法です
• 読み手の注意を引く観察や統計データを共有する
• トピックに関連する個人的なエピソードを語る
• 読んでもらいたいなら、書き出しは他のメールとは違う個性的なものにする。「ご清拝のほどお願いいたします」のような陳腐な書き出しは避けましょう。メールの目的や相手に応じて、「コーヒーはもう飲みましたか?」「前回より短くなっていることはお約束します」のように、楽しくクリエイティブな表現を選ぶのも一案です

3. 誤字脱字や文法ミスをなくす

メールはビジネスなどプロフェッショナルな場面で使われることがほとんどです。開封率を高める効果的な方法のひとつが、誤りのない洗練された文章にすることです。誤字脱字や文法ミスがあると、プロ意識に欠け、いい加減な印象を与えてしまいます。

自分でチェックすることに自信がない場合は、送信前に第三者に校正してもらうのがおすすめです。新鮮な目で見てもらえば、自分では気づかなかったミスを発見できます。

あるいは、GrammarlyやHemingway Appなどの校正ツールを活用してメールを磨くのもよいでしょう。ただし、送信ボタンを押す前に、修正後の文章が正確かどうか必ず再確認してください。

4. 簡潔に——要点を突く

長々と続くメールを好む人はいません。要点に入らず何段落もだらだらと続く文章は、無視されるか、削除されてしまう可能性が高いのです。

メールを作成するときは、単刀直入に本題に入り、遠回しな表現は避けましょう。そうすることで、メッセージが確実に相手へ伝わります。

また、伝えたい情報が多い場合は、小さな塊に分割すると、受け手が消化しやすくなります。可能な範囲で見出しや箇条書きを使って考えを整理すれば、相手は素早くメールに目を通せるようになります。

5. 役立つ情報を提供する

「ちょっと」「実際には」「とても」のような、メッセージに価値を加えない不要な言葉やフレーズは排除しましょう。

また、読み手が事前に理解しているとわかっている場合を除き、略語や業界特有の専門用語の使用は避けるべきです。そうすることで、専門知識のない人にとっても内容がわかりやすいメールになります。

イベントやトピックについて、相手が判断を下す前に知っておくべき重要な情報がある場合は、必ず冒頭で伝えましょう。メールの続きを読んでいる間に、大事なことを見逃すのを防げます。

6. 適切なタイミングでメールを送る

メールを送るのに「完璧な時間」はひとつではありません。メッセージの内容や、受信者に何を求めているかによって変わります。大切なのは、人がいつメールを確認しやすいかに配慮し、それに合わせて調整することです。

たとえば、特定のイベントに関するメールを送る場合、早すぎたり遅すぎたりするのは避けるべきです。可能であれば、勤務時間中など、最適な時間帯に届くよう送信をスケジュールしましょう。

メールの開封率と読了率を高めよう

メールが読まれないままになると、生産性やビジネスの収益性に深刻な打撃を与えます。

メールが無視される理由はいくつもあり、その中には自分ではどうにもできないものもあります。しかし、今回紹介したコツを実践すれば、メールの開封率・読了率・返信率を着実に改善できるはずです。