Excelでリレーショナルデータベースを作成する方法(初心者向け簡単ステップ解説)

リレーショナルデータベースとは、複数のデータテーブルに保存された情報同士の関係性を紐づけて管理する仕組みです。複数のワークシートにまたがる大量のデータセットを扱う際、Excelでの作業を大幅に効率化できます。リレーショナルデータベースを活用すれば、必要な情報を素早く検索・抽出できるほか、同じデータをさまざまな視点で表示することも可能になります。この記事では、Excelでリレーショナルデータベースを作成する手順を、ステップごとにわかりやすく解説します。

Excelでリレーショナルデータベースを作成する手順

まず2つのテーブルを作成し、その後テーブル間のリレーションシップ(関連付け)を構築します。以下の手順に沿って進めていきましょう。

ステップ1:主テーブル(プライマリテーブル)を作成する

• まず、Excelのワークシートを開き、下の画像のようにデータを入力します。

注意:行全体または列全体を空白のままにしないでください。テーブルにエラーが発生する原因となります。

• 次に、範囲B4:C10を選択し、CtrlキーとTキーを同時に押します。
• すると「テーブル作成」ダイアログボックスが表示されるので、「OK」をクリックします。
• その後、再度範囲を選択し、下図のようにテーブル名を「Primary」に変更します。

ステップ2:補助テーブル(ヘルパーテーブル)を作成する

• まず、別のワークシートに2つ目のデータセットを入力します。

• 次に、範囲B4:C10を選択した状態で、CtrlキーとTキーを同時に押します。
• ポップアップしたダイアログボックスで「OK」をクリックします。
• 再度範囲を選択し、テーブル名を「Helper」に設定します。

ステップ3:ピボットテーブルを挿入する

• まず、「Primary」テーブルのB4:C10を選択します。
• 次に、「挿入➤ピボットテーブル」を選択します。

• ダイアログボックスが表示されたら、「テーブル/範囲」フィールドで「Primary」を選択します。
• 続いて、「新しいワークシート」または「既存のワークシート」を選びます。この例では「新しいワークシート」を選択します。
• その後、下の画像の通りチェックボックスにチェックを入れ、「OK」をクリックします。

• 新しいワークシートが開き、左側に「ピボットテーブルフィールド」が表示されます。
• 「アクティブ」タブで、「Primary」から「Product」にチェックを入れ、「行」エリアに配置します。

• 次に、「すべて」タブに移動します。
• 補助テーブルである「Table2(Helper)」から「Net Sales」にチェックを入れます。

• すると、テーブル間のリレーションシップについて確認する黄色いダイアログが表示されるので、「作成(CREATE)」を選択します。

注意:「自動検出(Auto-Detect)」オプションを利用することもできます。

• 「リレーションシップの作成」ダイアログボックスが表示されます。
• 「テーブル」ボックスで「Table2(Helper)」を選択し、「関連テーブル」フィールドで「Primary」を選択します。
• その後、両方の「列」フィールドで共通項目となる「Salesman」を選択します。
• 「OK」をクリックします。
• 最後に、新しいワークシートに目的のデータテーブルが表示されれば完成です。

リレーショナルデータベースの並べ替えとフィルターの方法

上記で作成したデータベースは、自由に並べ替えやフィルターを行うことができます。以下の手順に従って操作しましょう。

• 並べ替えやフィルターを実行するには、「行ラベル」見出しの横にあるドロップダウンアイコンをクリックします。
• 次に、実行したい操作のオプションを選択します。

リレーショナルデータベースを更新する方法

リレーショナルデータベース最大のメリットは、ピボットテーブルを手動で修正する必要がない点です。元となるソーステーブルに変更を加えても、「更新(Refresh)」をクリックするだけでピボットテーブルが自動的に反映されます。ここでは例として、Anthonyの「Net Sales」を20,000に変更してみましょう。

• まず、ピボットテーブル内の任意のセル、または範囲全体を選択します。
• 次に、マウスを右クリックします。
• 表示されたメニューから「更新」を選択します。
• 最後に、最新のデータに更新されたワークシートが表示されます。

まとめ

以上の手順に従えば、誰でもExcelでリレーショナルデータベースを作成できます。2つのテーブルを準備し、ピボットテーブル経由でリレーションシップを構築するという流れを押さえておけば、複数シートに分散したデータも効率的に一元管理できるようになります。ぜひ実際の業務でも活用してみてください。他におすすめの方法があれば、ぜひお知らせください。

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