メールで送る前に!Excelファイルを圧縮する13の簡単な方法

Excelのワークシートファイルは、時に非常に大きなサイズになることがあります。そうしたファイルを扱う際は、編集のたびに更新や起動に時間がかかるため忍耐が必要ですし、何よりメールへの添付がとても困難です。Excelファイルのサイズを減らす方法はいくつかありますが、本記事では、メール送信用にExcelファイルを圧縮するためのおすすめの方法をご紹介します。

メール送信用にExcelファイルを圧縮する13の方法

1. 不要なワークシートを削除して圧縮する

5つのワークシートを含むExcelブックがあるとします。不要なワークシートを削除するだけで、メール送信用にファイルを簡単に軽量化できます。ここでは、シート2〜5が不要であると仮定して手順を説明します。

手順:

• まず、削除したいワークシートのタブを右クリックします。
• 次に「削除」をクリックします。

• 「Microsoft Excel」という確認ウィンドウが表示されます。
• ここで「削除」ボタンをクリックします。

• これでワークシートがブックから削除されました。同じ操作を繰り返せば、他の不要なシートもまとめて削除できます。

2. 不要な数式を削除して圧縮する

品目名と受注数(Order 1・Order 2)を含むデータ(B4:E8)があるとします。右端の列には両者の合計が入力されており、次の数式が使われています。

数式を計算結果の「値」だけに置き換えることで、ファイルを軽量化できます。手順は以下の通りです。

手順:

• まず、数式が入力されたセルを選択します。ここではE5:E8に数式があるため、それらを選択します。

• 次に「ホーム」タブを開き、「コピー」ボタンをクリックします。

• 続いて、再び「ホーム」タブから「貼り付け」をクリックします。
• 表示されるメニューから「形式を選択して貼り付け」を選びます。

• 「形式を選択して貼り付け」ダイアログが表示されます。
• 「貼り付け」欄で「値」を選択します。
• 最後に「OK」ボタンをクリックすれば、不要な数式が削除されます。

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