電子メール用に Excel ファイルを圧縮する方法 (13 の簡単な方法)

Excel ワークシート ファイルは、非常に大きくなる場合があります。このようなファイルを扱うときは、変更を加えると更新に時間がかかるため、辛抱強く待つ必要があります。また、開くまでに時間がかかります。さらに、これらの大きな Excel ファイルを電子メールで送信することは非常に困難です。 Excel ファイルのサイズを縮小するには、いくつかの方法があります .この記事では、メール用に Excel ファイルを圧縮する最適なオプションについて説明します。

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電子メール用に Excel ファイルを圧縮する 13 の簡単な方法

1.不要なワークシートを削除して Excel ファイルを圧縮

5 つのワークシートを含む Excel ワークブックがあるとします。簡単にExcel ファイルを圧縮できます 不要なワークシートを削除することで、電子メール用に。たとえば、このワークシートではシート 2 、3 、4 そして 5 不要です。それらを削除する手順を以下に示します。

手順:

• まず、削除する Excel シートを右クリックします。
• 次に、[削除] をクリックします .

• Microsoft Excel という名前のウィンドウ
が表示されます。
• ここで、[削除] をクリックします。 ボタン。

• 最後に、ワークシートが Excel ワークブックから削除されます。このようにして、他の不要なワークシートを削除できます。

2.電子メール用の Excel ファイルを圧縮するために不要な式を削除する

Excel データセット (B4:E8) があるとします。 ) 名前と注文を含む いくつかのアイテム .ここでは、右端の列に Order 1 の合計が含まれています と注文 2 .この列では次の式を使用します:

=C5+D5

電子メール用の Excel ファイルを圧縮する式を簡単に削除できます。そのための手順を以下に示します。

手順:

• 最初に、数式を含むセルを選択します。この場合、セル E5:E8 数式が含まれています。それで、私たちはそれらを選びました。

• 次に、ホームに移動します タブをクリックし、コピー をクリックします。 ボタン。

• 次に、セルが選択されます。

• その後、ホームに移動します タブをもう一度クリックして 貼り付け オプション
• 次に、形式を選択して貼り付けを選択します .

• 次に、特殊貼り付け ウィンドウが表示されます。
• ここで、[値] を選択します 貼り付けから オプション
• 最後に、[OK] をクリックします。 ボタンをクリックして、不要な式を削除してください。

続きを読む: Excel ファイルを Zip に圧縮する方法 (2 つの適切な方法)

3. Excel for Email で画像を圧縮

たとえば、Excel に画像があるとします。画像を圧縮すると、Excel ファイルのサイズも縮小されます。画像を圧縮する手順を以下に示します。

手順:

• まず、圧縮する必要がある画像を選択します。

• 次に、[画像形式] をクリックします。 タブ

• 次に、[画像の圧縮] を選択します .

• [この画像にのみ適用] の横にあるチェック マークを外します 圧縮オプションで .
• その後、電子メール (96 ppi) を選択します オプション
• 最後に、[OK] をクリックします。 .

続きを読む: 画像を使用して Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (2 つの簡単な方法)

4.フォーマットを削除して Excel ファイルを圧縮

フォーマットを削除して、Excel ファイルを圧縮できます。フォーマットには 2 種類あります。

4.1 データのフォーマット

フォント スタイルの変更や背景色の適用など、データの書式設定を行うと、すべてファイル サイズが大きくなる可能性があります。データセット (B2:F8) があるとします。 ) その下には、いくつかのデータ形式が含まれています。データの書式設定を削除すると、Excel ファイルのサイズが大幅に縮小されます。そのための手順を以下に示します。

手順:

• まず、データセット全体を選択します。
• 次に、ホームに移動します タブ

• 次に、[クリア] を選択します 編集から オプション

• 次に、[フォーマットをクリア] をクリックします。 オプション

• 最終的に、すべてのデータ形式が適切に削除されていることがわかります。

4.2 条件付き書式

条件付き書式は、通常のデータ書式と同様に、ファイル サイズが大きくなります。条件付き書式がセル C5:F8 に適用されている Excel のデータセットがあるとします。 .ここで、それらを削除して、電子メール用の Excel ファイルを圧縮する必要があります。以下に手順を示します。

手順:

• まず、セルを選択します (C5:F8) 条件付き書式が適用されます。
• 次に、ホームに移動します タブ

• 次に、[条件付き書式] をクリックします。 [ルールをクリア] を選択します .
• 次に、[選択したセルからルールをクリア] を選択します。

• 最終的に、すべての条件付き書式が正常に削除されます。

続きを読む: Excel ファイルをより小さいサイズに圧縮する方法 (7 つの簡単な方法)

5.メール送信用に Excel ファイルをバイナリ形式 (.xlsb) で保存

Excel ファイルをバイナリ形式で保存すると、ファイルのサイズがある程度小さくなります。そのための手順を以下に示します。

手順:

• 最初に ファイル に移動します タブ

• 次に、[オプション] を選択します .

• [保存] をクリックします。 .

• ここで、[ワークブックの保存] に移動します。 .
• 次に、Excel Binary Workbook を選択します この形式でファイルを保存 オプション

• 最後に、[OK ] をクリックします。 ボタン。

6. ExcelファイルをZipで圧縮

Excel ファイルを圧縮すると、すぐにサイズが約 10 ～ 15% 縮小されます。次に、この圧縮ファイルを電子メールで他の人に送信し、解凍して Excel ブックを使用することができます。この手順は以下のとおりです。

手順:

• まず、Excel ファイルを右クリックします。
• 次に、[送信先] をクリックします。 オプション

• 次に、圧縮 (zip 形式) フォルダを選択します .

• ついに、Excel ファイルが正常に圧縮されました。

続きを読む: Excel ファイルを圧縮する方法 (3 つの簡単な方法)

7.電子メール用の Excel ファイルを圧縮するために時計を削除する

多くのシートや数式を含む大きなファイルで作業する人は、時計に精通しています。複数のウォッチは、スプレッドシートに重みを加えます。使い終わったら、ファイルから削除することをお勧めします。 E8 のデータセットがあるとします。 セルには時計が含まれています。次に、それを削除する必要があります。そのための手順を以下に示します。

手順:

• まず、目的のセルを選択します (E8 ) をクリックし、数式 に移動します。

• その後、[ウォッチ ウィンドウ] をクリックします。 Formula Auditing オプション

• 次に、Watch Window という名前のウィンドウ
• 目的のセルを選択し、[ウォッチの削除] をクリックします。 ボタン。

• 最後に、時計は正常に削除されます。

続きを読む: データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (9 つのトリック)

8. Excel ファイル サイズを縮小するための隠しデータの削除

Excel ファイルのサイズを縮小できます 隠されたデータを排除することによって。 データの書式設定を行う Excel ワークブックがあるとします。 ワークシートが隠されています。以下のプロセスに従って再表示できます。

手順:

• まず、任意のワークシートを右クリックします。
• 次に、[再表示] をクリックします。

• この時点で、再表示という名前のウィンドウが表示されます
が表示されます。
• 次に、[データ形式] を選択します [OK ] をクリックします。 ボタン。

• 最後に、データのフォーマット ワークシートが表示されました。

続きを読む: 開かずに Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (簡単な手順)

9.空白セルをクリアして Excel ファイルを圧縮

Excel ワークブックでタスクを完了すると、ワークブックで役に立たなくなった未使用のセルが多数存在します。これらの未使用のセルにより、ファイル サイズが大きくなることがあります。

これらの空白セルから書式設定を削除すると、ファイル サイズが小さくなります。その手順は以下のとおりです。

手順:

• まず ホーム に移動します タブ

• 次に、[クリア] を選択します .
• その後、[すべてクリア] をクリックします。

空白のセルをクリアする別の方法を以下に示します。

手順:

• まず、ホームに移動します タブ

• 次に、[検索と選択] をクリックします。 .
• さて、[スペシャルに移動] を選択します .

• 次に、Go To Special という名前のウィンドウ
• 次に、空白を選択します オプションを選択して OK をクリックします ボタン。

続きを読む: 100MB 以上の Excel ファイルを圧縮する方法 (7 つの便利な方法)

10.手計算を強制して圧縮ファイルをメール送信

手動計算を強制すると、実際には Excel での計算が高速化されます。ただし、大きな Excel ファイルでは、手動計算を実行すると、ファイル サイズを小さくすることもできます。 Excel で手動計算を強制する手順は次のとおりです。

手順:

• 最初に、数式に進みます。
• 次に、[計算オプション] をクリックします。 .

• 最後に、手動を選択します .

11. Excel File to Email でのピボット テーブルの使用

ピボット テーブルまたは Excel テーブルの使用 一連の数式の代わりに、結果を表示するより効率的な方法です。ピボット テーブルを使用すると、Excel ファイルのサイズも小さくなります。

12.ファイル プロパティを使用してファイルをフォーマットする

Excel ですべてのタスクを完了したら、ファイル プロパティを使用して Excel ファイルのサイズを簡単に縮小できます。これは、Excel とは関係のない Windows の機能です。手順は以下のとおりです。

手順:

• まず、Excel ファイルを右クリックします。
• 次に、[プロパティ] を選択します .

• ウィンドウが表示されます。
• さて、全般に移動します [詳細] をクリックします。 .

• その後、[コンテンツを圧縮してディスク容量を節約する] を選択します .
• 最後に、[OK] を選択します ボタン。

続きを読む: ピボット テーブルを使用して Excel ファイルのサイズを縮小する方法

13.行全体または列全体への参照を避ける

SUMIF または VLOOKUP 関数は、列全体または行全体でデータを探します。データセット全体を参照する代わりに、必要に応じていくつかのセルのみを参照できます。例:

使用する代わりに

=SUMIF(D:D,$F4,E:E)

使う

=SUMIF(D:D,$F4,E:E)

この式は最初の 50 を参照します 列 D のセル。

結論

上記の方法が、電子メール用の Excel ファイルを圧縮するのに役立つことを願っています。練習用ワークブックをダウンロードして、試してみてください。コメント欄でフィードバックをお寄せください。ウェブサイト ExcelDemy をフォローしてください このような記事をもっと入手してください。

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