Excelで宛名ラベルを簡単に作成する方法|7つのステップで徹底解説

宛名ラベルの作成は、日常業務やプライベートで頻繁に必要になる作業の一つです。Excelを活用すれば、複雑な操作なしに短時間で宛名ラベルを作成できます。この記事では、ExcelとWordの差し込み印刷機能を組み合わせて、宛名ラベルを効率的に作成する方法を7つのステップで詳しく解説します。

Excelで宛名ラベルを作成する7つのステップ

以下の手順に沿って進めることで、Excelの住所データをもとに美しい宛名ラベルを作成できます。

ステップ1:住所リストの準備

まず、「市民のメーリングリスト」というデータセットを作成します。このデータセットには、First Name(名)、Last Name(姓)、City(都市)、State(州)、Profession(職業)といった列見出しを設定します。

次に、各列に以下のように情報を入力していきます。

続いて、数式タブ>定義された名前グループから名前の定義を選択します。

新しい名前ダイアログボックスが表示されます。

名前フィールドに、住所リストの名前を入力します。ここではMailingListとします。

その後、OKをクリックします。

最後に、Excelワークシートを保存しておきましょう。

ステップ2:Wordで差し込み印刷文書を設定する

まず、Microsoft Word 2007、2010、2013、または2016のいずれかのバージョンで空白の文書を開きます。

次に、差し込み文書タブ>差し込み印刷の開始>ステップバイステップで差し込み印刷ウィザードを選択します。

画面右側に差し込み印刷ウィンドウが表示されます。

続いて、ラベルを選択し、次へ:文書の開始をクリックします。

開始文書の選択オプションで現在の文書のレイアウトを変更を選択します。

その後、ラベル オプションを選択します。

ラベル オプションダイアログで、以下のように各項目を設定します。設定後、詳細をクリックします。

必要に応じてラベルの書式を調整します。

OKをクリックすると差し込み印刷ウィンドウに戻ります。次へ:宛先の選択をクリックしましょう。

関連記事: ExcelのリストからWordでラベルを作成する方法(ステップバイステップガイド)

ステップ3:ワークシートとラベルの連携

このステップでは、差し込み印刷ウィンドウの宛先の選択で既存のリストを使用を選択します。

その後、参照をクリックしてExcelワークシートを探します。

対象のExcelファイルを選択して開くをクリックします。

テーブルの選択ダイアログボックスが表示されます。

ここで、定義済みの名前(ここではMailingList)を選択し、データの先頭行は列見出しにチェックを入れてOKをクリックします。

ステップ4:差し込み印刷の受取人を追加する

まず、差し込み印刷の宛先ウィンドウで、ラベルに含めないデータソースのチェックを外します。リスト全体を確認したらOKをクリックします。

差し込み印刷ウィンドウで次へ:ラベルの配置をクリックします。

ステップ5:宛名ラベルの配置

まず、差し込み印刷ウィンドウから宛名ブロックを選択します。

宛名ブロックの挿入ダイアログで、受取人の名前を挿入する形式から任意の書式を選択します。プレビューセクションで結果を確認し、問題なければOKをクリックします。

完了後、OKをクリックし、差し込み印刷ウィンドウで次へ:ラベルのプレビューをクリックします。

関連記事: Excelで宛名ラベルを印刷する方法(2つのクイックな方法)

ステップ6:宛名ラベルのプレビュー

差し込み印刷ウィンドウの右矢印または左矢印ボタンを使うと、宛名ラベルのプレビューを確認できます。Word文書のプレビューは以下のように表示されます。

フォントの種類、色、サイズを変更したい場合は、プレビュー部分を選択してホームタブから編集を行います。

内容に満足できたら、次へ:差し込みの完了を選択します。

関連記事: Excelでラベルを印刷する方法(簡単な手順)

ステップ7:後で使えるようにラベルを保存する

作成したラベルは保存しておけば、後で再利用できます。保存方法には2つの選択肢があります。

• 保存ボタンをクリックしてWord文書として保存する方法です。この場合、差し込み印刷文書は元の状態(as-is)で保存され、Excelソースファイルと連結されたままになります。この構造により、今後Excelファイルに加えた更新が自動的に差し込み印刷文書に反映されます。
• この方法の場合、次回文書を開くときに、MS WordがExcelファイルのデータをどこに統合するか尋ねてきます。ExcelからWordへラベルを差し込むには、はいをクリックします。

関連記事: ExcelからWordへラベルを差し込む方法(簡単な手順)

まとめ

この記事の手順をしっかり理解すれば、Excelを使ってあらゆる種類の宛名ラベルを効率的に作成できるようになります。さらに詳しい情報については、公式のExcel学習プラットフォームExcelDemyをご覧ください。

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