Excelで印刷用にページサイズを調整する方法|知っておきたい6つの簡単テクニック

Excelでワークシートを印刷するとき、多くの人がつまずくのが「ページ調整」の問題です。意図したとおりにレイアウトが収まらず、印刷範囲がずれてしまったり、表が途中で切れてしまったりすることはよくあります。そこで本記事では、Excelで印刷用にページサイズを調整するための実践的なテクニックを6つご紹介します。

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Excelで印刷用ページサイズを調整する6つのテクニック

ここでは例として、SOFTEKO社の5名の従業員データを使って解説していきます。

まずは、調整前の状態を確認しましょう。以下の手順で印刷プレビューを表示します。

• リボンの[ファイル]タブを選択します。

• 左側のメニューから[印刷]を選択すると、印刷プレビューが表示されます。

• プレビューを見ると、レイアウトがうまく収まっておらず、調整が必要なことがわかります。

それでは、6つのテクニックを順番に見ていきましょう。

1. セル内で文字列を折り返す

最初に行うべきは、必要に応じてセル内の文字列を折り返し、列幅や行の高さをコンパクトに整えることです。手順は以下のとおりです。

• まずセルC7を選択します。

• 次に、[ホーム]タブの[配置]グループにある[折り返して全体を表示する]を選択します。

• すると、セルC7の文字列が2行に分かれて表示され、列幅が圧縮されます。
• 同様に、必要な他のセルにも[折り返して全体を表示する]を適用しました。

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2. 印刷時の余白を調整する

続いて、印刷時のページ余白を設定します。手順は以下のとおりです。

• リボンの[ページレイアウト]タブを開き、[余白]を選択します。
• ドロップダウンリストから、任意の余白オプションを選びます。

• さらに細かく調整したい場合は、[ユーザー設定の余白]を選択します。

• [ページ設定]ダイアログボックスが表示されます。
• [余白]タブを選択し、数値を指定して余白を精密に調整します。
• 最後に[OK]をクリックします。

• なお、印刷プレビュー画面の[設定]セクションからも[余白]オプションにアクセスできます。

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3. ページの向きを変更する

ページの向き(縦・横)は、ページ調整において非常に重要な要素です。データのサイズに応じて適切な向きを選ぶことで、印刷時のレイアウトが大きく変わります。向きの変更方法はいくつかあります。

• まず[ページレイアウト]タブを開き、[印刷の向き]を選択します。
• ここで[縦]と[横]のいずれかを選択できます。

• 印刷プレビューの[設定]セクションからも同じ操作が可能です。

• もうひとつの方法として、[ページレイアウト]タブの右下にある矢印アイコン(下図参照)をクリックします。

• [ページ設定]ウィンドウが開きます。
• [ページ方向]セクションで向きを変更します。
• [OK]を選択して完了です。

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4. 用紙サイズを正しく設定する

印刷時によくあるミスのひとつが、用紙サイズの設定忘れです。ここではその対処法を見ていきましょう。

• まず[ページレイアウト]タブを開き、[サイズ]を選択します。
• ドロップダウンリストから、任意の用紙サイズを選びます。

• さらに多くの選択肢を確認したい場合は、[その他の用紙サイズ]を選択します。

• [ページ設定]ウィンドウで[用紙サイズ]を変更し、[OK]をクリックします。

• 印刷プレビューの[設定]セクションからも用紙サイズを変更できます。

関連記事: Excelにリーガルサイズ(A4以外)の用紙サイズを追加する方法

5. 拡大縮小率を設定して印刷する

拡大縮小(スケーリング)は、印刷用にページサイズを調整するうえで欠かせないステップです。複数の方法があるので、順番に見ていきましょう。

• まずリボンの[ページレイアウト]タブを選択し、[拡大縮小印刷]セクションで倍率を変更します。

• [拡大縮小印刷]セクション右下の矢印ボタンをクリックしても、詳細設定画面を開けます。

• [ページ設定]ウィンドウの[拡大縮小]セクションで倍率を調整します。
• [OK]をクリックして確定します。

• 印刷プレビューの[設定]セクションからも拡大縮小率を変更できます。

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6. 印刷範囲を正しく選択する

最後のテクニックは、印刷範囲の適切な設定です。印刷範囲の指定を怠ると、意図しない部分だけが印刷されたり、逆に必要なデータが欠けてしまうことがあります。特に大きなデータセットや複数のワークシートを扱う場合は、印刷範囲の設定が不可欠です。以下の手順で設定しましょう。

• まず、データセット全体を選択します。
• もちろん、データセットの一部だけを選択することも可能です。

• 次に[ページレイアウト]タブを開き、[ページ設定]グループの[印刷範囲]をクリックします。
• 表示されるメニューから[印刷範囲の設定]を選択します。

• 別の方法としては、[ページ設定]ウィンドウを開いて[シート]タブを選択します。
• [印刷範囲]ボックスにセル範囲を入力し、[OK]をクリックします。

• 印刷プレビューの[設定]セクションでも印刷範囲を選択できます。

• 以上の調整をすべて行うと、ページは下図のようにきれいに収まり、印刷準備完了です。

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覚えておくと便利なショートカット

ページサイズの調整を効率化するためのショートカットをご紹介します。

• Ctrl + Pキーを押すと、印刷画面を直接開けます。
• 印刷プレビューの[設定]セクションにある[ページ設定]を選択します。

• [ページ設定]ウィンドウが開き、すべての調整を一箇所でまとめて行えます。

まとめ

本記事では、Excelで印刷用にページサイズを調整するための6つのテクニックを解説しました。サンプルファイルを活用して、さまざまなページ調整オプションをぜひ試してみてください。ExcelDemyをフォローすれば、さらに役立つExcelノウハウをお届けします。

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