2019年版｜今日から使えるExcelの時短テクニック10選

この記事では、日々の業務の生産性を高め、仕事をラクにするためのExcelの便利なテクニックを10個ご紹介します。ぜひ最後まで読んで、自分に役立ちそうなものを見つけてください。

それでは早速本題に入ります。このページをブックマークしておけば、テクニックを忘れたときにもいつでも見返せて便利ですよ。

ステータスバーを活用する

数値の範囲を選択すると、Excel画面下部のステータスバーに合計・平均・データ数などの情報が自動的に表示されます。

ステータスバーは多くの方がご存じですが、実は右クリックすることで表示項目を追加できるのはご存じでしょうか?例えば、範囲内の最小値や最大値も表示させることができます。

ショートカットキーで素早く移動する

シート内を素早く移動したいときは、以下のキーボードショートカットが便利です。

• Ctrl + End – データが入力されている範囲の末尾(右下)のセルへ移動
• Ctrl + Home – シートの先頭(A1セル)へ移動
• Ctrl + → – シートの右端へ移動
• Ctrl + ← – シートの左端へ移動
• Ctrl + ↑ – シートの上端へ移動
• Ctrl + ↓ – シートの下端へ移動

行を固定してスクロールしても見出しを表示し続ける

シートをスクロールしても特定の行を常に上部に表示しておきたい場合は、左側の行番号をクリックして行を選択し、上部リボンの「表示」タブをクリックします。次に「ウィンドウ枠の固定」を選択すると、以下のオプションが表示されます。

• ウィンドウ枠の固定 – 現在の表示位置を基準にすべて固定
• 先頭行の固定 – 先頭行のみ固定
• 先頭列の固定 – 先頭列のみ固定

数式をクイック入力する

頻繁に数式を入力する方には、このテクニックが大きな時短になります。数式を入力し始めると候補が表示されるので、上下の矢印キーで候補を選び、Tabキーを押せばその数式が自動入力されます。毎回フルで打ち込むよりも、はるかに速く入力できます。

オートフィルでデータ入力を自動化する

連続したデータを入力する場合は、範囲を選択してから下方向にドラッグすると、以降のセルに自動的にデータが入力されます。たとえば、連続した日付の入力などに活用でき、さまざまな場面で生産性向上につながります。

Excelはオートフィルでどんなデータを入れたいかを賢く推測してくれます。例えば、「3日おきの日付」が入力された列なら、そのパターンを認識して続きを自動入力してくれます。

マクロを作成して作業を自動化する

Excelで繰り返し行っている作業があるなら、マクロを作成して自動化できます。手順は以下の通りです。

• 「ファイル」をクリック
• 「オプション」をクリック
• 「リボンのユーザー設定」をクリック
• 「メインタブ」の一覧で「開発」にチェックを入れる
• 「OK」をクリック

• リボンに追加された「開発」タブをクリックします
• 「マクロの記録」ボタンをクリックします
• マクロに名前を付け、ショートカットキーを設定します
• 説明を追加しておくと、後で見返したときに分かりやすくなります

• あとは、普段どおりにExcelで作業を行うだけです
• 作業が終わったら「記録終了」をクリックします
• これで、設定したショートカットキーを使って、記録した作業を即座に実行できるようになります

数秒でおしゃれな表を作成する

以下の手順で、見栄えの良い表を数秒で作成できます。

• まず、表にしたいデータ範囲を選択します
• 「挿入」タブを開きます
• 「テーブル」をクリックします
• 選択範囲に罫線が表示されます
• 「OK」をクリックして表を作成します

画面右上のテーブルスタイルのアイコンで配色を変更したり、「デザイン」タブのチェックボックスでレイアウトを調整したりできます。

また、表にカーソルを合わせると端に小さなアイコンが表示されます。これをクリックすると、グラフやピボットテーブルの作成、書式設定などのメニューが開き、さらに便利に活用できます。

「ジャンプ」で特定のセルを見つける

大量のデータがあるシートでは、目的のセルを探すのが大変です。「ジャンプ」機能を使えば、特定のセルを簡単に見つけられます。Wordの検索機能に似た使い勝手です。

• まず、検索対象のデータ範囲を選択します
• または、Ctrl+Aを押してシート全体を選択してもOKです
• ホームタブ右側の「編集」グループを探します
• 「検索と選択」→「ジャンプ」をクリックします
• 値や文字列を入力するか、「セル選択」ボタンを使うと、コメント付きセルなど、より具体的な条件で絞り込めます

ワンポイント: 後で見つけたいセルにあらかじめコメントを付けておき、「ジャンプ」の「セル選択」で「コメント」を選択すれば、そのセルへ一瞬で移動できます。

Enterキーの動作を変更する

既定ではEnterキーを押すと下のセルに移動しますが、この動作は変更可能です。「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」タブの順に開きます。

ここで、Enterキーを押したときに上下左右どちらに移動するかを選択できます。あるいは、移動機能自体を無効にすることも可能です。「確定のためだけにEnterを使いたい」「セルの移動は自分で行いたい」という方に便利な設定です。

同じデータを複数のセルに一括コピーする

1つのセルのデータを、好きな数のセルにまとめてコピーできます。コピーしたいセルでCtrl+Cを押し、次に貼り付け先のセル範囲を選択してからCtrl+Vを押すだけです。

まとめ

これらのExcelテクニックは役に立ちましたか?記事で紹介した内容について質問がある方は、Twitterでお気軽にご連絡ください。できるだけ早くお答えします。それでは、快適なExcelライフをお過ごしください!