データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (9 つのトリック)

Excel で作業しているときに、Excel の動作が遅くて動きが鈍くなることがよくあります。ほとんどの場合、この問題の主な原因は Excel ファイルのサイズが大きいことです。この記事では、9 について学習します。 データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小する賢いヒント .

Excel でファイル サイズの縮小が重要な理由

ほとんどの場合、Excel は数千の行と列を持つ大規模なデータセットを処理します。このような大規模なデータセットの場合、Excel の応答は非常に遅くなります。場合によっては、Excel ウィンドウがフリーズすることさえありますが、これは間違いなく厄介な問題です。したがって、この問題を解決するには、何らかの方法でファイル サイズを縮小する必要があります。データを削除することで、ファイル データを減らすことができます。ただし、データのチャンクが失われるため、これはファイル サイズを縮小する効果的な方法ではありません。このため、Excel ファイルのサイズを小さくする方法を知っておくことが重要です。 既存のデータを削除せずに。

データを削除せずにファイル サイズを縮小するための 9 つのヒント

この記事では、データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小するための便利なヒントについて学びます。 .

Microsoft Excel 365 を使用していることは言うまでもありません この記事のバージョンではありませんが、都合に応じて他のバージョンを使用できます。

1.不要な行と列の削除

Excel ファイルには、主なデータセットに関係のない不要な行と列が含まれていることがよくあります。ただし、ファイルサイズが大きくなります。

次のデータセットには、年間売上データがあります

下にスクロールして右に 、メインのデータセットに関連しないワークシートに多くのデータがあることがわかります。

次の画像は、データセットの下部にある不要なデータを示しています。

右にスクロールすると 、不要なデータも取得します。

場合によっては、データセットに不要な行と列が含まれていることがあります。以下の手順に従って、これらの不要な行と列を Excel ファイルから削除しましょう。

ステップ 01:不要な行を削除する

• まず、目的のデータセットの一番下から、不要なデータの最初のセルを選択します。この場合、セル B20 です .

• ここで、キーボード ショートカット CTRL + SHIFT + 下矢印キー (↓) を使用します ) 、ワークシートの最後の行までのすべてのセルを選択します。

• その後、CTRL + “-” (CTRL + マイナス ) .

その後、削除 ダイアログ ボックスが画面に表示されます。

• 次に、ダイアログ ボックスから セルを上に移動 を選択します .
• その後、[OK] をクリックします。 .

その結果、次の図でマークされているように、データセットの下の不要な行が削除されます。

ステップ 02:不要な行を削除する

• 再度、データセットの右側にある不要なデータの最初のセルを選択します。

• その後、キーボード ショートカット CTRL + SHIFT + 右矢印キー (→) を使用します 最後の列までの余分なデータをすべて選択します。

• ここで、CTRL + SHIFT + 下矢印キー (↓) を押します ) 、前のステップで選択した列の下にあるすべてのデータを選択します。
• この段階で、CTRL + "-" を押します " .

その後、削除 ワークシートにダイアログ ボックスが開きます。

• 次は削除から ダイアログ ボックスで、[セルを左にシフト] を選択します .
• その後、[OK] をクリックします。 .

その結果、ワークシートから不要な行と列が削除されていることがわかります。

続きを読む: 大きな Excel ファイルのサイズを 40 ～ 60% 削減 (12 の実証済みの方法)

2.条件付き書式とその他の書式の削除

条件付き書式の存在 また、Excel ファイルのファイル サイズも大きくなります。そのため、条件付き書式をすべて削除する必要があります ワークブックから r へ データを消去せずに Excel ファイルのサイズを小さくする .

次のデータセットには、年間売上データがあります 条件付き書式設定が行われているテック ストアの 適用されます。

以下の手順に従って条件付き書式を削除しましょう ワークシートから。

手順:

• まず、ホームに移動します リボンのタブ .
• その後、[条件付き書式設定] をクリックします。 .
• 続いて、ドロップダウンから [Clear Rules] を選択します。 .
• 次に、[シート全体からルールをクリア] を選択します 次の画像に示されているとおりです。

その結果、条件付き書式なしでワークシート全体が表示されます 適用されたセル。次のスクリーンショットをご覧ください。

続きを読む: 電子メール用に Excel ファイルを圧縮する方法 (13 の簡単な方法)

3.画像を圧縮してファイル サイズを縮小する

データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小するもう 1 つの効果的な方法 これは、Excel ワークシート上の画像 (ある場合) を圧縮することによるものです。

次のデータセットには、3 つのウェブサイトがあります。 リンクと関連する QR コード

以下の手順に従って、画像を圧縮して Excel ファイルのサイズを縮小できます。 .

手順:

• まず、ワークシートから任意の画像をクリックします。次に、画像形式 タブは リボン で利用可能になります .
• その後、画像形式をクリックします タブ

• 次に、画像の圧縮を選択します Adjust から 画像形式の下のグループ タブ

• 続いて、お好みの解像度を選択してください ダイアログボックスから。
• その後、OK を押します .

同様に、他の画像も同じ手順で圧縮できます。

続きを読む: 画像を使用して Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (2 つの簡単な方法)

4.複雑な数式を排除してファイル サイズを縮小

複雑な式をなくすことで 、データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小できます .

次のデータセットには、名前と名前の間にコンマがある名前がいくつかあります。

ここで、複雑なネストされた関数を使用したことがわかります。ネストされた IF ワンステップでこれを行う。むしろ、シンプルで計算しやすい複数のステップで行うことができます。

手順:

• まず、2 を作成します Position of Space および Replace with Comma という名前の列 .

宇宙の位置で column, we will use a formula to find the position of the space in the string starting from the 1st キャラクター。 To do this we will use the FIND function .

• Following that, insert the following formula in cell C5 .

=FIND(" ",B5,1)

Here, B5 is the cell where you will search for the space.

• After that, press ENTER .

The position of the space for the first string will be available to you as shown in the image given below.

By using Excel’s AutoFill feature, we can get the rest of the data.

Now, in the Replacing With Comma column, we use the REPLACE function to replace the space that we found with a comma.

• Subsequently, enter the formula given below in cell D5 .

=REPLACE(B5,C5,1,",")

Here, C5 is the starting number of the character that we need to replace.

• Then, hit ENTER .

We can obtain the remaining data by utilizing the AutoFill feature of Excel.

In this way, we can split a complex formula into several simple ones to reduce Excel file size without deleting data .

Note: There’s no denying the fact that the use of complex functions is unavoidable in some cases.

続きを読む: Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)

5. Optimizing Used Formulas

By optimizing the formulas that we have used in our worksheet, we can reduce the Excel file size without deleting data .

In the following dataset, we have the Random Ticket Serial No of some people.

We have generated these numbers using the RANDBETWEEN function which is a Volatile function.

That means these values will be changed whenever we enter anything into any cell of this workbook. This leads to an unnecessary increase in computational load. To reduce the file size, we must avoid the use of Volatile 機能。

Here, we have inserted 700 in the Rand Check 桁。 As a result, all of the numbers in Column C are changed.

To avoid the use of the Volatile function, we will follow the steps mentioned below.

手順:

• Firstly, select the data that are generated by using the RANDBETWEEN 関数。
• After that, press CTRL + C to copy these data.

• Following that, go to the Home tab from the Ribbon .
• Next, select the Paste オプション
• Subsequently, from the drop-down choose Values as marked in the following image.

As a result, these numbers will be pasted as values in Column C .

• Now, enter a number in the Rand Check 桁。 In this case, we have entered 350 .

After entering the number, you will see that the numbers have remained unchanged.

続きを読む: [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)

6. Avoiding Use of Pivot Table to Reduce File Size

In Excel we often use PivotTable . Although, PivotTable gives us a lot of options to work with our dataset. But it also takes up a large space and increases the file size.

In the following dataset, we have the Yearly Sales Data of a tech store. We need to find the sum of sales items.

Here, we have used a Pivot Table to find the sum of the sales.

But we can avoid using this PivotTable by using a simple SUM function . To do this, we will follow the steps discussed below.

手順:

• Firstly, create a new row as shown in the following image.

• After that, enter the following formula in cell C17 .

=SUM(C5:C16)

Here, C5:C16 represents the range of Sales Data of the Smartphone .

• Following that, press ENTER .

Therefore, you will see the following output on your screen.

• Now. drag the Fill Handle to obtain the rest of the sums.

続きを読む: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

7. Using Save As Binary Format Workbook (XLSB)

We can reduce Excel file size without deleting data by saving the workbook in a Binary Format Workbook. To do this, we will use the steps mentioned below.

手順:

• Firstly, go to the File tab from the Ribbon .

• Afterward, choose the Save As オプション

• Now, navigate to the folder you want to save this file.

• Following that, click on the marked portion in the following picture.

• Next, choose Excel Binary Workbook ドロップダウンから。

• Afterward, click on Save .

After saving the file in binary workbook format , you will see that the file size has been decreased as marked in the picture given below.

続きを読む: How to Compress Excel File More than 100MB (7 Useful Ways)

8. Utilizing Save As CSV Format Workbook

Another great way to reduce Excel file size without deleting data is saving the Excel workbook as CSV Format Workbook . We can do this by following the steps mentioned below.

手順:

• Firstly, follow the steps mentioned earlier to obtain the following drop-down list.
• Subsequently, from the drop-down choose CSV (Comma delimited) option as shown in the image given below.

• Following that, click on Save .

After saving the file in CSV Format , you will see that your file size is reduced to only 1 KB .

However, in some cases, you might need to convert the CSV file into Excel file without any distortion of the existing data.

続きを読む: How to Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)

9. Compressing Excel File to Reduce File Size

We can also reduce Excel file size without deleting data by compressing the Excel file. Let’s follow the below-given steps to compress our Excel file.

Steps:

• Firstly, right-click on the Excel file that you want to compress.
• After that, choose the Send to option as marked in the following picture.

• Now, select the Compressed (zipped) folder オプション

Consequently, your Excel file will be compressed. Here you can see that the size of your Excel file has been reduced to 28 KB .

続きを読む: How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)

💡 Things to Remember

• One thing to keep in mind is that the percentage of file size reduction depends on the initial size of your workbook. That is, the larger the size of your workbook, the more space it will save.

結論

Finally, we have to the end of the article. I sincerely hope that this article was able to guide you to reduce Excel file size without deleting data .記事の品質を向上させるための質問や推奨事項がある場合は、お気軽にコメントを残してください。 Excel の詳細については、Web サイト ExcelDemy をご覧ください。 .楽しく学習しましょう!

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