【保存版】Excelのリストデータを使ってWordでラベルを作成する方法｜6ステップで徹底解説

Excelのリストデータをもとに、Wordでラベルを簡単に作成する方法をお探しの方に、この記事はきっと役立ちます。ラベルとは、紙・布・プラスチックなどの素材で作られ、物品に貼り付けて情報を伝えるための小さな札のことです。本記事では、ExcelのリストからWordでラベルを作成する手順を、わかりやすいステップ形式で丁寧にご紹介します。

練習用ファイルのダウンロード

より理解を深め、実際に練習してみたい方は、以下のExcelブックとWord文書をダウンロードしてご利用ください。

ラベルとは何か？

ラベルとは、人や物の特徴を示すために使われるものです。たとえば、シャツの襟に縫い付けられた布製のタグには、サイズ・素材・製造国などの情報が記載されています。これもラベルの一種です。

ラベルが重要な理由は、消費者が自分の商品を他社の商品と区別できるようにするためです。特に、同じような商品が並んでいる場合、ラベルの有無や内容が購買判断に大きく影響します。

また、郵送用ラベル（宛名ラベル）を使えば、荷物を正確かつ迅速に宛先へ届けることができます。企業にとってはコスト削減、業務効率の向上、顧客満足度のアップにもつながるのです。

ExcelリストからWordでラベルを作成する6つのステップ

実は、Microsoft WordとMicrosoft Excelを連携させることで、効率的にラベルを作成できます。このとき活躍するのが、Wordの差し込み印刷（メールマージ）機能です。

作業には多少時間がかかりますが、流れ自体はとてもシンプルです。ここでは、理解しやすいように6つのステップに分けて解説します。

ステップ1：宛先リストの準備とテーブル名の定義

まず、複数の会社宛てに宛名ラベルを作成するケースを想定します。

• 最初に、会社名・住所・市区町村・都道府県・郵便番号を含む宛先リスト（Mailing List）を作成します。

次に進む前に、リストの各項目に入力ミスや不備がないか必ず確認しておきましょう。

続いて、ラベル作成に使うセル範囲に「名前」を定義します。

• B4:F14のセル範囲を選択し、「数式」タブ →「名前の定義」ドロップダウン →「名前の定義」をクリックします。

• 「新しい名前」ダイアログボックスが開くので、「名前」欄にMailing_Listと入力して「OK」をクリックします。

ポイント： 名前を入力する際、単語間にスペースを入れないように注意してください。単語を区切りたい場合はアンダースコア（ _ ）を使用します。

ステップ2：Wordでラベルのレイアウトを作成

この段階では、Excelのデータを入力するためのラベル枠をWord文書内に作成します。

• まず「差し込み文書」タブ →「差し込み印刷の開始」→ ドロップダウンから「ラベル」を選択します。

• 「ラベルオプション」ダイアログボックスが表示されるので、使用するラベル用紙の規格を選択します。

ポイント： 「OK」ボタンの右上にはラベル情報が表示されます。「詳細」オプションを選ぶと、ラベルの寸法などを詳しく確認できます。

• 次に「デザイン」タブ →「罫線」→「格子」→「OK」の順にクリックします。

• すると、以下のようにラベルの枠線が表示されます。

ステップ3：ExcelリストをWordに取り込む

次に、Excelワークシートのデータを、先ほど作成したラベル表に読み込みます。そのために、ExcelファイルをWord文書へインポートしましょう。

• 再び「差し込み文書」タブ →「宛先の選択」→ ドロップダウンから「既存のリストを使用」を選択します。

• 「データソースの選択」ウィンドウが開くので、対象のExcelファイルを選んで「開く」をクリックします。

• 「テーブルの選択」ウィザードで、先ほど定義したMailing_Listというテーブルを選び「OK」をクリックします。

• これで操作は完了です。Word文書とExcelワークシートが連携されました。

ステップ4：ラベルにフィールドを挿入する

このステップでは、各ラベルにフィールドを対応させ、各会社のデータを割り当てていきます。

• 「差し込み文書」タブから「あて名ブロック」を選択します。「あて名ブロックの挿入」ダイアログボックスが開くので、「フィールドの対応」ボタンをクリックします。

• 「フィールドの対応」ダイアログでは、Excelテーブルの列見出しが自動的に各フィールドに割り当てられているか確認できます。うまく対応していない場合は、ドロップダウンリストから手動で設定してください。完了したら「OK」をクリックします。

• 「あて名ブロックの挿入」ダイアログに戻ると、右側にラベルのプレビューが表示されます。問題なければ「OK」をクリックします。

• 1枚目のラベルにあて名ブロックが挿入されたことを確認したら、「差し込み文書」タブから「ラベルの更新」を選択します。

• この操作により、すべてのラベルにあて名ブロックが反映されます。

ステップ5：差し込みを完了してラベルを仕上げる

ここで、差し込み処理を完了させます。

• 「差し込み文書」タブ →「完了」グループ →「完了してマージ」ドロップダウン →「個々のドキュメントの編集」を選択します。

• 「新規ドキュメントへの差し込み」ウィザードが開くので、「すべて」を選択して「OK」をクリックします。

• これで、すべてのラベルが印刷可能な状態になりました。

ステップ6：文書をPDFとして保存する

最後に、Word文書をPDF形式で保存します。保管・印刷・共有の観点から、PDF形式は非常に便利だからです。

• 「ファイル」タブを開きます。

• 「名前を付けて保存」→「このPC」を選択します。

• 「ファイル名」欄に「Mailing Labels」などわかりやすい名前を付けます。ファイルの種類のドロップダウンから「PDF (*.pdf)」を選択し、「保存」をクリックします。

• これで、文書がPDFとして保存されました。

Wordにはラベルのテンプレートはある？

Microsoft Wordには、無料で利用できるさまざまなラベルテンプレートが用意されています。

• Wordを起動し、「その他のテンプレート」をクリックします。

• 検索ボックスに「ラベル」と入力して検索します。

• 検索結果に複数のテンプレートが表示されるので、好みのものを選んで簡単にラベルを作成できます。

ExcelファイルがWordにインポートできないときの対処法

まれに、スプレッドシートファイルがWord文書と接続できないことがあります。この場合は、Word側であらゆるファイル形式を受け入れられるよう設定を変更する必要があります。具体的には、Wordアプリの「ファイル形式の変換を確認する」オプションを有効にします。

• 「ファイル」タブ →「その他」→「オプション」を選択します。

• 「Wordのオプション」ウィンドウが開いたら、「詳細設定」タブに移動します。「全般」セクションまでスクロールし、「開く時にファイル形式の変換を確認する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が皆さんのお役に立てば幸いです。ご質問やご意見があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。その他の便利なExcelワザについては、弊サイトExceldemyもぜひご覧ください。

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