Excelでテキストデータを分析する5つの効果的な方法

Excelは、大量のデータセットを扱う際に最も広く使われているツールです。多岐にわたるタスクを処理できるだけでなく、テキスト形式のデータの分析にも活用できます。本記事では、Excelでテキストデータを分析するための実用的な5つの方法をわかりやすく解説します。

記事を読みながら、実際にワークブックをダウンロードして練習してみてください。

Excelでテキストデータを分析する5つの方法

ここでは、従業員の性別（Gender）と現在の役職（Position）が記録されたデータセットを使用します。このデータを使って、具体的な分析手順を見ていきましょう。

1. フィルター機能を使ったテキストデータの分析

最初に紹介するのは、フィルター機能を使った分析方法です。手軽に使えて、特定の条件に合うデータだけを素早く抽出できます。

手順：

• 表の見出し行を選択し、「データ」タブ → 「フィルター」を選択します。

• 見出しにドロップダウンボックスが表示されます。例えば、すべてのコンテンツ開発者（Content Developer）の一覧を表示したい場合は、Position列のドロップダウンボックスをクリックし、「Content Developer」にチェックを入れて「OK」を押します。

• 該当するコンテンツ開発者のリストだけが表示されます。

2. 関数を使ったテキストデータの分析

Excelには、テキストデータの分析に役立つ関数が多数用意されています。ここでは代表的なCOUNTIF関数とIF関数の2つを紹介します。もちろん、他の関数も状況に応じて活用できます。

2.1. COUNTIF関数

各役職の従業員数を集計してみましょう。この場合、COUNTIF関数が便利です。

手順：

• セルE5に以下の数式を入力します。

=COUNTIF($C$5:$C$60,E5)

• Enterキーを押すと、範囲C5:C60の中から「Content Developer」の出現回数がカウントされます。

• 次に、フィルハンドルを使ってセルF7までオートフィルしましょう。これで各役職の人数が一括で集計できます。

2.2. IF関数

IF関数もテキストデータの分類に幅広く活用できます。ここでは一例を紹介します。
データセットを少し変更し、従業員の氏名（Name）と役職を用意しました。役職に基づいて分類を行います。「Content Developer」は「Category A」、「Team Leader」は「Category B」として分類します。

手順：

• セルD5に以下の数式を入力します。

=IF(C5="Content Developer","Category A","Category B")

数式の解説：

• 論理式はC5="Content Developer"です。この条件がTRUE（真）の場合は「Category A」、FALSE（偽）の場合は「Category B」が出力されます。
• Enterキーを押すと、結果が返されます。

• 最後に、フィルハンドルでセルD12までオートフィルすれば完了です。

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3. ピボットテーブルを使ったテキストデータの分析

続いて、ピボットテーブルを使った分析方法を紹介します。大量のテキストデータを多次元的に集計・比較したい場合に非常に強力なツールです。

手順：

• データセット全体（B4:C60）を選択し、「挿入」タブ → 「ピボットテーブル」 → 「テーブル/範囲から」を選択します。

• 新しいウィンドウが開くので、範囲を確認して「新しいワークシート」を選択すると、別シートにピボットテーブルが作成されます。「OK」をクリックしましょう。

• ピボットテーブルが作成されたら、自由に分析できます。例えば、「行」フィールドにPositionを、「値」および「列」フィールドにGenderをドラッグすると、次のようなクロス集計表が得られます。

4. グラフを使ったテキストデータの分析

データセットを視覚的に表現するには、さまざまな種類のグラフが活用できます。先ほどCOUNTIF関数で算出した各役職の出現頻度を、グラフで可視化してみましょう。

手順：

• E4:F7を選択し、「挿入」タブ → 円グラフのアイコンをクリックして、適切な円グラフを選択します。

• 選択したデータをもとに円グラフが作成されます。

5. 分析ツール（Analyze Data）を使ったテキストデータの分析

最後に、Analyze Data（データの分析）機能を使う方法を紹介します。Excelが自動的にインサイトを提案してくれる便利な機能です。

手順：

• B4:C60を選択し、「ホーム」タブから「Analyze Data（データの分析）」を選択します。

• 画面右側のウィンドウに分析オプションが表示されます。提案された項目を選ぶことで、手軽にデータ分析が行えます。

覚えておきたいポイント

• セルを固定するには絶対参照（$）を使用しましょう。数式のコピーやオートフィル時に参照先がずれるのを防げます。
• グラフはさまざまなデザインや書式を試して、目的に合った見やすい形に仕上げましょう。

• Excelはデータセットに適したグラフの候補を自動的に提案してくれるので、迷ったら参考にするとよいでしょう。

• Analyze Data（分析ツール）は、古いバージョンのExcelでは利用できない場合があります。その場合はMicrosoft 365など最新バージョンの使用をご検討ください。

まとめ

本記事では、Excelでテキストデータを分析するための5つの実用的な方法として、フィルター機能、COUNTIF・IF関数、ピボットテーブル、グラフ、Analyze Data機能を解説しました。用途に応じて使い分けることで、テキストデータの把握や集計が格段に効率化されます。ご質問やご意見、改善提案などがあれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

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