Microsoft Excelでドロップダウンリストを作成する方法を徹底解説

Excelのスプレッドシートにドロップダウンリストを作成すると、日々の作業効率を大きく向上させることができます。特に、同僚やチームメンバーに決まった形式で情報を入力してもらいたい場合に便利な機能です。ドロップダウンリストを活用すれば、あらかじめ用意した選択肢の中からユーザーに選んでもらうことで、セルに入力できる値を正確にコントロールできます。

セルにドロップダウンリストを設定すると、そのセルの横に矢印が表示されます。矢印をクリックするとリストが開き、項目の中から1つを選択できる仕組みです。これにより、シートのスペースを節約できるだけでなく、Excel上級者らしいスマートな操作で同僚や上司の印象もアップします。ここでは、Excelでドロップダウンリストを作成する手順をステップごとにわかりやすく解説します。

ステップ1:リストの内容を定義する

まず、新しいExcelワークシートを開き、リストに表示したい項目を入力します。各項目は必ず1つのセルに収め、同じ列内に縦方向へ並べてください。また、項目と項目の間に空白セルが入らないよう注意しましょう。今回は例として、都市名を選択できるドロップダウンメニューを作成します。

リストの入力が完了したら、すべての項目を選択状態にして右クリックし、表示されたメニューから「名前の定義」を選択します。

すると「新しい名前」というウィンドウが開きます。「名前」テキストボックスに、リストにつけたい名前を入力してください。

最後に「OK」をクリックします。

ステップ2:スプレッドシートにドロップダウンリストを追加する

次に、作成したリストを実際のスプレッドシートに反映させます。手順は以下の通りです。

1. ドロップダウンリストを配置したいワークシート(新規または既存)を開きます。

2. ドロップダウンリストを設置したいセルを選択します。次に「データ」タブをクリックし、「データツール」グループにある「データの入力規則」アイコンをクリックします。

3. データの入力規則ダイアログボックスが表示され、「設定」「入力時メッセージ」「エラーアラート」の3つのタブが確認できます。「設定」タブの「入力値の種類」ドロップダウンリストから「リスト」を選択しましょう。すると、ウィンドウ下部に「元の値」という新しい項目が現れます。テキストボックスをクリックし、「=」に続けてリストの名前を入力します。今回の例では=citiesと入力します。

「空白を無視する」と「ドロップダウンリストから選択する」のチェックボックスは、デフォルトでオンになっています。「空白を無視する」にチェックが入っている場合、セルを空のままにしておいても問題ありません。逆に、すべてのユーザーに必ず選択を求めたい場合は、このチェックを外しておきましょう。

4. 「OK」をクリックすれば完成です。これでスプレッドシートにドロップダウンリストが追加されました。

ここまでできたら、続いて「入力時メッセージ」タブの設定に進みましょう。

ステップ3:入力時メッセージを設定する(任意)

ドロップダウンリストのあるセルがクリックされたときに、説明付きのメッセージをポップアップ表示したいケースもあります。その場合は、「入力時メッセージ」タブの「セル選択時にメッセージを表示する」にチェックを入れます。さらに、タイトルとメッセージ本文をそれぞれの欄に入力してください。設定を完了すると、ドロップダウンリストは以下の画像のように表示されます。

最後のタブは「エラーアラート」です。ここを設定しておくと、リストに存在しない無効なデータが入力された際に、エラーメッセージが自動的に表示されるようになります。

まとめ

ドロップダウンリストはWebサイトでも非常によく使われるUI要素で、ユーザーにとって直感的に操作できるのが魅力です。汎用性が非常に高いため、ほぼすべての業界で活躍する機能といえます。アンケート調査、ビジネスの現場、学校での利用まで、Excelのドロップダウンリストが必要となる場面は数多くあります。

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