Excelで月次経費レポートを作成する方法（初心者向けかんたんステップ解説）

月次経費レポートは、ビジネスの現場で頻繁に活用される重要な書類の一つです。ほとんどの企業では、従業員が立て替えた経費を精算する際にこのレポートが必要となります。本記事では、Excelで月次経費レポートを作成する方法を段階的にわかりやすく解説します。無料テンプレートもご用意しているので、ぜひダウンロードしながら読み進めてください。

Excelで月次経費レポートを作成する手順

ここでは、当社の営業部門に勤務する従業員Davidさんを例に説明します。社員IDは2022007、所属部門のマネージャー名はLucaです。

ステップ1：サマリーの基本レイアウトを設計する

まずは、月別の経費を一覧表示するための基本となるサマリーレイアウトを作成します。

• まず、セル範囲B6:B9に、画像のように必要な項目を入力します。
• 続いて、従業員データを入力するセル範囲C6:C9の書式を見栄え良く設定します。

• 次に、セルB11とC11に、それぞれ「Month（月）」「Expense（経費）」という見出しを入力します。

• セル範囲B12:B23に、1月から12月までの月名をすべて入力します。

• これで基本となるサマリーレイアウトが完成しました。

以上で、月次経費レポート作成の最初のステップは完了です。

ステップ2：全月分の月次経費レポートを作成する

ここから、実際の月次経費レポートを作成していきます。1月分の手順を紹介しますが、他の月も同様の操作で作成できます。

• まず、会社のロゴを挿入するため、セルD1を選択します。
• 「挿入」タブで、「図＞図」のドロップダウン矢印をクリックします。
• 「このデバイス」オプションを選択します。

• 「図の挿入」ダイアログボックスが表示されるので、自社のロゴファイルを選びます。
• 最後に「挿入」ボタンをクリックします。

• ロゴが挿入されたら、好みの位置に配置しましょう。

• 次に、セル範囲B4:F4を選択します。
• 「ホーム」タブの「配置」グループから「結合して中央揃え」を選択します。

• 結合したセルにシートのタイトルを入力します。ここでは「1月の経費レポート」としました。

• 続けて、セル範囲B6:B7およびD6:D7に、画像のような項目名を入力します。

• 次に、セルC6を選択し、Summaryシートから社員IDを抽出するための、以下の数式を入力します。

=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")

• 「Enter」キーを押します。

• ここではIF関数を使うことで、データがない場合に空白を表示し、見た目をすっきりさせています。
• 同じ要領で、セルC7には従業員の氏名を取得する以下の数式を入力します。

=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")

• 「Enter」キーを押します。

• 同様に、セルE6には部署名を取得する数式を入力します。

=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")

• 「Enter」キーを押します。

• 最後に、セルE7にはマネージャー名を取得する以下の数式を入力します。

=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")

• 「Enter」キーを押して確定します。

• 次に、画像のようにセル範囲B9:F9に、月次経費表の見出し項目を入力します。

• 「Payment Type（支払い方法）」列と「Category（カテゴリ）」列に正しいデータだけが入力されるように、データの入力規則機能を活用します。
• そのために、新しいシートを作成し、「Others」という名前に変更しておきます。
• そして、セル範囲B3:B6に4種類の支払い方法を入力します。

• 続いて、セルD10を選択し、「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則＞データの入力規則」のドロップダウン矢印を選択します。

• 「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
• 「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」欄にはセル範囲Others!$B$3:$B$6を指定します。
• 「OK」をクリックします。

• 同様に、セルE10にも、Othersシートのセル範囲B9:B14のカテゴリ一覧を使ったドロップダウンリストを作成します。

• 次に、データセットをテーブルに変換します。テーブル化すると、新しく追加した行にも自動的にドロップダウン矢印がコピーされるので便利です。
• セル範囲B9:F10を選択し、「Ctrl + T」キーを押してテーブルに変換します。

• 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されます。
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

• 「テーブルデザイン」タブで、「プロパティ」グループからテーブル名を「January」に設定します。
• あわせて「テーブルスタイルのオプション」もお好みに合わせて調整しましょう。

• これで1月分の月次経費データテーブルが完成しました。

• 同じ手順を繰り返して、残りの月の経費シートも作成していきます。

以上で、月次経費レポート作成の第2ステップが完了です。

ステップ3：データを入力してサマリーレポートを検証する

このステップでは、サンプルデータを入力してサマリーレポートを完成させ、レポートが正しく機能するかを確認します。

• まず、自社の情報に合わせて、セル範囲C6:C9にデータを入力します。

• IF関数によって、入力したデータが各月の経費シートに自動反映されているのが確認できます。
• 次に、「January」テーブルに画像のようなサンプルデータを入力します。

• 「Summary」シートのセルC12を選択し、以下の数式を入力します。

=January[[#Totals],[Total]]

• 「Enter」キーを押します。

• 同様の数式を使って、セル範囲C13:C23に各月の経費合計を抽出していきます。

• これでサマリーレポートが完成しました。

以上で、月次経費レポート作成の最後のステップに入る準備が整いました。

ステップ4：グラフで動的な月次経費レポートを作成する

より視覚的に月次経費を把握できるよう、サマリーレポートに2つのグラフを追加します。必須の作業ではありませんが、データの見通しが格段に良くなります。ここでは円グラフと棒グラフを挿入します。

• Summaryシートで、セル範囲B12:C23を選択します。
• 「挿入」タブの「円またはドーナツ グラフの挿入」のドロップダウン矢印から、「3-D円」を選択します。

• グラフが挿入されます。
• 「グラフデザイン」タブや「書式」タブからグラフのスタイルを変更できます。今回は「グラフのスタイル」グループから「スタイル9」を選びました。
• さらに、右上の「グラフ要素」アイコンをクリックし、「データ ラベル」にチェックを入れ、「凡例」を右側に配置します。

• 再びセル範囲B12:C23を選択します。
• 次に棒グラフを挿入するため、同じ手順で「縦棒または横棒グラフの挿入」のドロップダウン矢印から、「2-D横棒」セクションの「集合横棒」を選択します。

• グラフの要素やスタイルはお好みで調整できます。今回は「スタイル7」を選び、「軸」と「データ ラベル」の要素を追加しました。
• 「データ ラベル」の表示位置には「外側の端」を選ぶと見やすくなります。

• 2つのグラフをSummaryシート内の適切な位置に配置します。
• 最後に、セル範囲B4:J4を選択し、「ホーム」タブの「配置」グループから「結合して中央揃え」をクリックします。

• 結合したセルに、シート全体のタイトルを入力します。ここでは「月次経費レポートのサマリー」としました。

• 最後に、ステップ2と同じ手順で、セルG1に自社のロゴを挿入します。
• これで月次経費レポートが完成し、すぐに使える状態になりました。

以上で、Excelで月次経費レポートを作成するすべてのステップが完了です。最後のステップによって、データシート全体の見栄えも大きく向上したことがお分かりいただけるでしょう。

まとめ

本記事は以上です。この記事を参考にすれば、誰でもExcelで実用的な月次経費レポートを作成できるはずです。ご不明な点や改善のご提案があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

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