Excelでデータ入力を自動化する2つの効果的な方法

このチュートリアルでは、Excelでデータ入力を自動化する方法を詳しく解説します。膨大なデータを扱う場合、すべてを手作業で入力するのはほぼ不可能です。そこで役立つのが、データ入力の自動化です。入力プロセスを自動化できれば、日々の業務が格段に楽になり、時間の節約になるだけでなく、同じデータを何度も打ち込む手間も省けます。

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Excelでデータ入力を自動化する2つの効果的な方法

本記事では、Excelでデータ入力を自動化する2つの効果的な方法をご紹介します。1つ目の方法では「データの入力規則」機能を使用し、2つ目の方法ではExcelテーブル形式を活用してデータ入力を自動化します。

方法1: データの入力規則を使ってデータ入力を自動化する

まず最初に、「データの入力規則」を使ってデータ入力を自動化する方法を見ていきましょう。Excelのデータの入力規則機能は、特定のセルやセル範囲にユーザーが入力できる内容を制御できます。一般的には入力内容の制限に使われますが、この機能はMicrosoft Excelのすべてのバージョンで利用可能で、入力のルールを自由にカスタマイズできます。ここでは、以下のデータセットを使ってこの方法を説明します。

それでは、具体的な手順を見ていきましょう。

手順:

• まず、セル範囲(B11:B15)を選択します。
• 次に、数式バーの横にある名前ボックスに「Fruits」と入力します。

• 続いて、セル範囲(B11:C14)を選択し、名前ボックスに「fruitprice」と入力します。

• 次に、セル範囲(B5:B8)を選択します。

• その後、「データ」タブに移動します。
• リボンから「データの入力規則」のドロップダウンをクリックし、メニューから「データの入力規則」を選択します。

• 「データの入力規則」という新しいダイアログボックスが表示されます。
• ダイアログ内の「設定」タブに移動し、「入力値の種類」ドロップダウンから「リスト」を選択します。
• 名前範囲の値として「=Fruits」と入力します。
• 最後に「OK」をクリックします。

• すると、下の画像のようなドロップダウンアイコンが表示され、別のデータ範囲からデータを選択できるようになります。

• 次に、セル範囲(C5:C8)を選択し、数式バーに以下の数式を入力します。

=LOOKUP(B5,fruitprice)

• Ctrl + Enterキーを押すと、選択したすべてのセルに数式が適用されます。

• 最後に、セルB5のドロップダウンリストから任意の果物名を選択します。
• すると、対応するセルC5にその価格が自動的に表示されます。

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方法2: Excelテーブルを活用してデータ入力を自動化する

2つ目の方法では、Excelテーブルを使ってデータ入力を自動化します。Excelテーブルはデータを管理するための最良の手段であり、データの管理や分析を容易にする多くの機能が備わっています。ここでも、果物の名前と価格を含む以下のデータセットを使用します。データセットの最終行には、すべての果物の合計金額が表示されています。このデータ範囲をテーブルに変換すると、新しいレコードを追加するたびに合計金額が自動的に更新されるようになります。

それでは、Excelテーブルの使い方を手順で見ていきましょう。

手順:

• まず、データ範囲全体(B4:C9)を選択します。
• 次に、「挿入」タブに移動し、リボンから「テーブル」オプションを選択します。

• 「テーブル作成」という新しいダイアログボックスが表示されます。
• 忘れずに「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます。
• 「OK」をクリックします。

• これで、データ範囲がテーブル形式に変換されます。

• 次に、テーブルの6行目に新しいレコードを追加します。
• すると、セルC10の合計金額が自動的に更新されていることが確認できます。

関連記事: Excel VBAでデータ入力フォームを作成する方法(簡単な手順付き)

まとめ

このチュートリアルでは、Excelでデータ入力を自動化する2つの効果的な方法をご紹介しました。本記事の練習用ワークシートをダウンロードして、ぜひスキルを試してみてください。ご不明な点がある場合は、下のコメント欄からお気軽にお問い合わせください。チームができるだけ早く回答いたします。今後も、より創造的なMicrosoft Excelの活用術をお届けしていきますので、お見逃しなく。

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