共有Excelファイルにアクセスしているメンバーを確認する方法|初心者向け簡単ステップ解説

Excelファイルは、さまざまな目的で複数人と共有することがよくあります。しかし、「共有しているExcelファイルに誰がアクセスしているのか確認したい」「共有リストを更新したい」といった場面に遭遇することも少なくありません。本記事では、共有Excelファイルのメンバーを確認するための手順をわかりやすく解説します。さらに、Excelファイルを共有する方法や、誰がファイルを開いているかを確認するテクニックもご紹介します。最後まで読めば、ファイル共有の管理がスムーズに行えるようになるでしょう。

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共有Excelファイルのメンバーを確認する手順

ここでは、以下のようなデータセットを含むExcelファイルを共有します。このデータセットには、販売者の売上金額に関する情報が含まれており、合計値はSUM関数を使用して計算しています。

それでは、以下の手順に沿って、共有Excelファイルのメンバーを確認する方法を見ていきましょう。

ステップ1:Excelファイルを他の人と共有する

• まず、Excelファイルを他の人と共有する方法を把握しておく必要があります。
• そのために、[ファイル]タブをクリックします。

• 次に、メニューから[共有]を選択します。

• [共有]を選択すると、ファイルのアップロード先となるドライブを選択する画面が表示されます。ここではOneDriveを選択しています。

• ドライブを選択すると、[リンクの送信]ダイアログボックスがポップアップ表示されます。

• なお、画面右上の[共有]オプションを選択することでも、[リンクの送信]ダイアログボックスを開くことができます。

• ユーザーにファイルの編集を許可したい場合は、共有オプションを「特定のユーザーが編集できます」に変更しましょう。
• また、「名前またはグループの追加」欄にメールアドレスを入力して、共有相手を追加します。

• 最後に、[送信]をクリックすれば、Excelファイルの共有は完了です。

ステップ2:「アクセスの管理」で共有メンバーを確認する

• 次に、共有Excelファイルに誰が含まれているかを確認する方法をご紹介します。
• そのためには、画面右上の[共有]を選択します。

• [リンクの送信]ダイアログボックス内の三点リーダー(⋯)アイコンをクリックします。
• 続いて、[アクセスの管理]を選択します。

• これで、「アクセスの管理」ダイアログボックスから、共有Excelファイルのメンバー一覧を確認できるようになります。

共有ファイルからユーザーを削除する方法

共有Excelファイルからユーザーを削除したい場合は、以下の手順に従ってください。

手順:

• 名前またはメールアドレスの下にある「編集できます」を選択すると、ドロップダウンメニューが開きます。
• ドロップダウンメニューから[共有の停止]を選択します。

関連記事:Excelファイルをオンラインで共有する方法(2つの簡単な方法)

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「ブックの共有」ボタンを追加して、誰がファイルを開いているか確認する

実は、共有Excelファイルを現在誰が開いているのかも、とても簡単に確認できます。

手順:

• まず、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」アイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。
• ドロップダウンメニューから[その他のコマンド]を選択すると、[Excelのオプション]ウィンドウが開きます。

• [Excelのオプション]ウィンドウで、「コマンドの選択」欄から[すべてのコマンド]を選択します。
• 次に、[ブックの共有(レガシー)]を選択し、[追加]をクリックします。
• [OK]をクリックして設定を完了させます。

• [OK]をクリックすると、クイックアクセスツールバー(QAT)に[ブックの共有]アイコンが表示されます。
• 次に、[ブックの共有]アイコンをクリックします。

• すると、[ブックの共有]メッセージボックスが表示されます。
• このメッセージボックス内の「現在このブックを開いているユーザー」欄で、共有ファイルを開いているユーザーを確認できます。このセクションからユーザーを削除することも可能です。

関連記事:Excelファイルを複数ユーザーで共有する方法

注意点

共有ファイルのメンバーを確認する際には、以下の点に注意が必要です。

• デバイスがインターネットに接続されている必要があります。
• ファイルを共有している相手の一覧を確認するには、ステップ2のみを実行してください。
• 現在、相手側で誰がブックを開いているかを確認するには、ステップ4の手順を実行します。

まとめ

本記事では、「共有Excelファイルのメンバーを確認する」ための手順を段階的にご紹介しました。この解説を通じて、操作方法を簡単に理解できたのではないでしょうか。記事の冒頭には練習用ブックも用意しているので、ダウンロードして実際に練習してみてください。ご不明な点やご意見・ご要望があれば、お気軽にコメント欄でお知らせください。

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