PDFフォームをExcelデータベースに連携する方法【5つの簡単なステップ】

個人の記録や情報をPDFフォームとして管理している場合、その内容をExcelデータベースと連携させて動的に更新できれば、業務効率は大幅に向上します。本記事では、Adobe Acrobatで作成したPDFフォームをExcelデータベースに接続する具体的な手順を、初心者にもわかりやすく解説します。

PDFフォームをExcelデータベースに連携する5つの手順

以下では、PDFフォームの作成・準備から、記入データのExcelへの書き出しまでを順番に説明します。画像付きの手順に沿って進めれば、誰でも簡単に実践できます。

ステップ1:PDFフォームを作成する

• Adobe Acrobatを起動します。
• 上部メニューの「ツール」をクリックします。
• 検索ボックスに「フォームを準備」と入力して検索します。
• 「フォームを準備」オプションから「フォームを作成」を選択します。

• 「新規作成」を選択します。
• 「開始」ボタンをクリックします。

注意:この機能はAdobe Acrobat Pro DCでのみ利用可能です。フォームの編集やデータの書き出し・読み込みなどの高度な機能も、Pro版限定となっています。

ステップ2:PDFフォームを編集・整える

• フォーム作成後、「テキストを追加」を使ってタイトルや説明文などを自由に入力できます。

• テキストを追加すると、以下のように表示されます。

• 記入欄を作るには、「テキストフィールドを追加」をクリックします。

• テキストフィールドのボックスが配置され、ここに任意の情報を入力できるようになります。

• 画像を挿入したい場合は、「画像フィールドを追加」を選択し、PC内の画像ファイルから挿入したいものを選びます。

• 下の例では、会社のロゴを画像フィールドとして追加しています。

• 以上で、PDFフォームは次のような完成形になります。

ステップ3:PDFフォームにデータを入力してもらう

• 作成したフォームは、メールなど任意の手段で記入者に共有しましょう。
• 下の画像は、実際に記入されたフォームのサンプルです。

関連記事:入力可能なPDFからExcelへデータを書き出すクイック手順

ステップ4:収集したデータをExcelデータベースへ書き出す

• 「ツール」から「スプレッドシートにデータファイルを統合」を検索します。
• 該当機能を選択して開きます。

• 「ファイルを追加」をクリックしてフォームを登録します。

• デスクトップから対象のフォームを選択します。
• 「開く」をクリックします。

• フォームを追加したら、「書き出し」をクリックします。

• ファイル名は任意の名前を付けます。
• 形式は必ずCSV(.csv)を選択してください。これによりExcelとの互換性が保たれます。
• 最後にファイルを保存します。

• 「今すぐファイルを表示」をクリックすると、Excelデータベース上で結果を確認できます。

• これで、PDFフォームのデータがExcelデータベースに取り込まれました。

ステップ5:Power Queryで動的な連携を実現する

• 継続的に自動更新されるExcelデータベースを作るには、Power Queryを使ってPDFフォームのデータと連携します。
• まず、Excelのリボンから「データ」タブをクリックします。
• 次に「データの取得」を選択します。
• オプション一覧から「ファイルから」を選びます。
• 最後に「テキスト/CSVから」をクリックします。

• 先ほど保存したCSVファイルを選択します。
• 「インポート」をクリックします。

• Power Queryエディターにプレビューが表示されるので、内容を確認します。
• 問題がなければ「読み込み」をクリックして、データをExcelに取り込みます。

• 読み込みが完了すると、以下のようにテーブル形式でデータが表示されます。

まとめ

本記事では、PDFフォームをExcelデータベースに連携させる一連の手順を解説しました。フォームの作成からデータ入力、CSV書き出し、Power Queryによる取り込みまで、ぜひご自身のデータセットに応用してみてください。練習用ワークブックを使って、実際に操作しながらスキルを身につけることをおすすめします。皆様のご支援が、今後も有益なチュートリアルを作り続ける原動力になります。

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