Excelのフォーム機能を使ってデータベースを簡単に作成する方法【手順解説】

Excelでデータベースを作成したい場面は多くあります。従来のようにセルに一つずつ入力する代わりに、Excelにはデータ入力を効率化できる「フォーム」機能が用意されています。本記事では、フォームを使ってExcelでデータベースを作成する方法を、ステップバイステップでわかりやすく解説します。あわせて、フォーム操作に関する押さえておきたいポイントもご紹介します。

Excelのデータ入力フォームとは?

通常、Excelではセルに1件ずつデータを入力していきます。この方法では、特に大規模なデータベースを作成する際に入力作業が煩雑になりがちです。そんなときに活躍するのがデータ入力フォームです。フォームを利用すれば、大量のデータも効率的かつ正確に管理できます。以下のスクリーンショットは、Excelフォームの画面イメージです。

フォームでデータベースを作成する4つのステップ

ここからは、Excelのフォームを使ってデータベースを作成する具体的な手順を見ていきましょう。まず既存のデータセットをもとにフォームを適用する方法を解説し、後半のセクションでデータがない状態から新規レコードを追加する方法をご紹介します。

ステップ01:列見出し付きのデータセットを挿入する

• まず、既存のデータセットに列見出し(例:果物、商品ID、州、単価、売上)が含まれているか確認します。

注意: Excelのフォームを使用するには、データセットに列見出しが必須となります。

ステップ02:Excelテーブルを作成する

• 次に、列見出しを含むデータセット全体を選択します。または、データセット内の任意のセルにカーソルを置いてください。
• Ctrl+Tキーを押してExcelテーブルを作成します(別の方法として、「挿入」タブ>「テーブル」からも作成できます)。
• 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れることを忘れないでください。

「OK」を押すと、以下のようなテーブルが完成します。

ステップ03:リボンまたはクイックアクセスツールバー(QAT)にフォームを追加する

Excelのリボンには、デフォルトでフォームコマンドが表示されていません。そのため、自分でコマンドを追加する必要があります。

• まず、「ファイル」タブ>「オプション」を選択するか、リボンの空白部分を右クリックして「リボンのユーザー設定」を選択します。
• 「Excelのオプション」ダイアログボックスで「新しいタブ」をクリックします。続いて「新しいグループ(カスタム)」を選択した状態で「名前の変更」をクリックします。

• 表示名を「フォーム」と指定して「OK」を押します。

• 重要なポイントとして、作成した「フォーム(カスタム)」グループを選択したまま、「コマンドの選択」ドロップダウンリストから「すべてのコマンド」を選びます。
• 最後に「フォーム」コマンドを選択し、「追加」ボタン>「OK」ボタンの順にクリックします。

また、クイックアクセスツールバー(QAT)にフォームコマンドを登録することもできます。

• リボン上部にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」アイコンを選択します。
• 「その他のコマンド」を選択します。

• 「コマンドの選択」で「すべてのコマンド」を選んだうえで、「フォーム」コマンドを選択します。
• 最後に「追加」ボタンと「OK」ボタンを押します。

これで、以下の画像のようにQATにフォームコマンドが表示されます。

ステップ04:フォームを使ってデータを入力する

これでフォームコマンドを使う準備が整いました!

• まず、テーブル内の任意のセルを選択し、新しいタブまたはQATからフォームコマンドを選択します。

すると、テーブル全体が自動的にExcelフォームに読み込まれます。下図では、最初のレコード(8件中1件目)である「バナナ」のデータが表示されています。

注意: どのセルを選択しても、フォームには常に最初のレコードが表示されます。たとえばB10セルを選択した状態でフォームを開いても、バナナのレコードが表示されます。

フォームでデータベースを作成する際の重要ポイント

Excelのフォームでデータベースを作成するとき、以下の基本操作を知っておくと必ず役立ちます。

1. 新規レコードを追加する

初めてデータを入力する場合や、既存のデータセットに新しいレコードを追加したい場合に便利な機能です。

• まず、列見出しを挿入し(下図参照)、Ctrl+TキーでExcelテーブルに変換します。

• 続いて、テーブル内の任意のセルを選択した状態でフォームコマンドを選択します。
• 各フィールドにデータを手動で入力し(例:果物:バナナ)、「新規」ボタンをクリックします。

これで、簡単に新規レコードを追加できます。

2. レコードを削除する

ここでは、B10:F10セルにある「ブルーベリー」のレコードを削除する場合を例に説明します。

• まず対象のレコードを探します。フォームを起動したら、下図のようにスクロールアイコンを操作して該当レコードまで移動します。

• 目的のレコード(8件中6件目)が表示されたら、「削除」ボタンをクリックします。

• すぐに確認メッセージが表示されるので、「OK」を押します。

削除後の出力結果は以下のとおりです。

3. レコードを更新・編集する

レコード内のデータを更新・編集したい場合もあります。たとえばF6セルの売上を$4000に更新したいとしましょう。

• まず、該当するレコード(7件中2件目)まで移動します。
• 次に、「売上」ボックスに$4000と入力し、Enterキーを押します。

注意: 場合によっては「元に戻す」ボタンが機能しないことがあります。その場合はEnterキーを押してください。

更新後の出力結果は以下のとおりです。

4. 条件を指定してレコードを検索する

特定のレコードを検索することも可能です。たとえば、州が「オハイオ」のレコードを探してみましょう。

• まず「条件」ボタンをクリックします。

• 次に、「州」フィールドのボックスに「オハイオ」と入力し、前のレコードを検索する場合は「前を検索」ボタンを選択します。

すぐに目的のレコード(7件中1件目)が表示されます。

次のレコードを取得したい場合は、「次を検索」ボタンを選択します。

これで、州がオハイオのレコード(7件中4件目)が表示されます。

5. フォームを閉じる

Excelフォームを閉じるには、画面右上の「×」アイコンを選択するか、「閉じる」ボタンを押します(キーボードショートカットはEscキー)。

6. データベース作成に役立つキーボードショートカット

最後に、Excelフォームでの作業に便利なキーボードショートカットをご紹介します。

次のフィールドへ順番に移動するには、Tabキーを押します。

逆に前のフィールドへ戻る場合は、Shift+Tabキーを入力します。

また、スクロールせずに次のレコードへ移動するには、Enterキーを押します。

まとめ

今回は、Excelのフォーム機能を使ってデータベースを作成する方法を詳しく解説しました。フォームを活用すれば、大量のデータ入力や管理が格段に効率化されます。本記事が皆さまのお役に立てば幸いです。ぜひご感想もお聞かせください。

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