入力フォーム付きPDFからExcelへデータを取り込む方法|初心者向け手順を徹底解説

本記事では、入力フォーム付きPDF(記入可能なPDF)のデータをExcelへ効率的にエクスポートする方法を、具体的な手順とともにご紹介します。企業の採用担当者や経営者の方にとって、入力フォーム付きPDFは非常に便利なツールです。応募者や顧客に必要情報を記入してもらうフォームとして配布できるほか、さまざまな場面で活用できます。

この記事では、候補者が自分の必要事項を記入できるPDFフォームを例に、その内容をExcelファイルとして取り込む方法を解説します。

入力フォーム付きPDFからExcelへデータをエクスポートする手順

ステップ1:「データの取得」ウィザードを使ってPDFデータをインポートする

入力フォーム付きPDFからExcelへデータを取り込む最も効果的な方法は、「データ」タブにある「データの取得」ウィザードを使用することです。これにより、PDFファイル内の情報が自動的にExcelテーブルに変換されます。以下に詳しい手順を見ていきましょう。

操作手順:

• まず、「データ」→「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を選択します。

• 「データのインポート」ウィンドウが表示されますので、Excelファイルに取り込みたいPDFファイルを選択します。ここでは例として「Fillable_Form」というファイルを使用します。
• 「インポート」をクリックします。その際、ファイル選択画面で「すべてのファイル」が選択されていることを確認してください。

• 次に「ナビゲーター」ウィンドウが表示されます。ExcelはPDFファイルをテーブル形式に変換し、既定では「Page001」という名前を付けます。「Page001」を選択すると、右側にテーブルのプレビューが表示されます。
• テーブルを編集したい場合は「データの変換」をクリックします。編集が不要であれば、「読み込み」をクリックするだけで、新しいシートにテーブルが取り込まれます。

この操作を行うと、データがPower Query エディターに読み込まれます。

関連記事: PDFからExcelへのデータ抽出方法(4つの方法)

ステップ2:Power Queryでテーブルを整形する

ここで、テーブルの先頭行には不要なデータが含まれていることがわかります。この行を削除して、きれいなテーブルに整えましょう。手順は以下の通りです。

操作手順:

• 「行の削減」→「行の削除」→「上位の行の削除」を選択します。

• すると、先頭から何行削除するかを尋ねるウィンドウが表示されます。ここでは先頭の1行目を削除したいので、「行数」欄に「1」と入力して「OK」をクリックします。

• 先頭行が削除されたことを確認したら、このテーブルをExcelシートに反映させます。「閉じて読み込む」を選択してください。

この操作により、データがテーブル形式でExcelシートに読み込まれます。一部のデータや文字列がExcel上で正しく表示されない場合があるため、必要に応じて自由にカスタマイズしてください。

以上の手順で、入力フォーム付きPDFからExcelファイルへデータをエクスポートできます。

関連記事: 書式を崩さずにPDFをExcelへ変換する方法(2つの簡単な方法)

練習用サンプル

以下に、本記事で使用したPDFファイルのスクリーンショットを掲載します。同じような入力フォーム付きPDFを自作して、実際に手順を練習してみてください。

注意点:Adobe Acrobat Proを活用する方法

Adobe Acrobat Proをお持ちの場合は、より直接的な方法でデータをエクスポートすることも可能です。

• まず、入力フォーム付きPDFファイルをAdobe Acrobat Proで開きます。
• 次に、「ツール」→「フォーム」→「その他のフォームオプション」→「データファイルをスプレッドシートに結合」を選択します。
• この操作により、入力フォーム付きPDFの内容全体をExcelスプレッドシートへ書き出すことができます。

まとめ

本記事を読めば、入力フォーム付きPDFからExcelへデータをエクスポートする基本的な流れをつかむことができるでしょう。記事に関するフィードバックやご意見があれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。今後の記事作りの参考にさせていただきます。さらに多くのExcel関連記事については、当サイトExcelDemyもぜひご覧ください。

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