PDFからExcelへデータを抽出する4つの効果的な方法

日々の業務において、PDFファイルからデータを抽出してExcelのスプレッドシートに転記する作業は非常によくあるタスクです。手作業で行うと、時間がかかり、骨の折れる仕事になってしまいます。しかし、PDFからExcelへデータを抽出するテクニックをマスターしていれば、あっという間に作業を完了できます。この記事では、PDFからExcelへデータを抽出する4つの方法をご紹介します。これらの方法に興味がある方は、ぜひ最後までお読みください。

記事を読みながら練習できるように、サンプル用のワークブックとPDFファイルもご活用ください。

PDFからExcelへデータを抽出する4つの簡単な方法

各手法の説明には、ある都市の住民10人分のデータセットを使用します。ID、住宅タイプ、地域、家族構成人数がデータセットに含まれており、これらのデータはPDFファイルで提供されています。ここでの目的は、PDFファイルからExcelシートへデータを抽出することです。

1. Power Queryを使ってPDFからデータを抽出する

この方法では、ExcelのPower Query機能を使って、PDFからワークシートへデータを抽出します。手順は以下の通りです。

📌 手順：

• まず、「データ」タブで「データの取得 ＞ ファイルから」を選択します。
• 次に、「PDFから」オプションを選択します。

• 「接続中」というダイアログボックスが表示されるので、次のダイアログボックスが表示されるまで待ちます。
• 数秒後、「データのインポート」という別のダイアログボックスが表示されます。
• その後、データを抽出したいPDFファイルを選択し、「インポート」をクリックします。ここでは「Data」という名前のPDFファイルを選択します。

• 「ナビゲーター」という新しいダイアログボックスが表示されます。
• 次に、「Table001（ページ1）」オプションを選択して、表をワークシートに取り込みます。
• オプションを選択すると、ナビゲーターダイアログボックス内にそのページのデータセットのプレビューが表示されます。
• 最後に、「読み込み」をクリックします。

• シートバーに「Table001（ページ1）」という名前の新しいシートが作成され、データがテーブルとしてExcelファイルに取り込まれます。

• これで、Excelシート上にデータが表示されます。

以上のように、この方法は正常に機能し、PDFからExcelへデータを抽出することができました。

関連記事： 入力可能なPDFからExcelへデータをエクスポートする方法（クイックステップ付き）

2. Excelのコピーアンドペースト機能を使う

この方法では、パソコンの基本的なコピー＆ペースト機能を使って、PDFからExcelへデータを抽出します。同じデータセットを使って手順を説明します。以下の手順に従ってください。

📌 手順：

• まず、キーボードの「Ctrl+A」を押してデータセット全体を選択します。次に、「Ctrl+C」を押してデータセットをコピーします。

• 次に、パソコンでMicrosoft Excelを開き、「空白のブック」を選択して空白のスプレッドシートを開きます。

• 新しい空白のシートが開きます。ワークシート上の任意のセルを選択してください。
• 次に、「ホーム」タブで「貼り付け ＞ 貼り付け先の書式に合わせて貼り付け」を選択して、Excelスプレッドシートに貼り付けます。

• 「Ctrl+V」を押してデータセットをワークシートに貼り付けることもできます。

• データセットに適切なタイトルを入力し、リボンの「フォント」「配置」「スタイル」グループから必要な書式設定を行い、PDFと見た目が似るように整えます。データセットのスタイル変更方法がわからない場合は、さまざまな方法でデータセットの書式設定を行えます。

• 最後に、Excelブック上にデータセットが完成します。

以上のように、この方法もうまく機能し、PDFからExcelへデータを抽出することができました。

関連記事：書式を保持したままPDFからExcelへ表をコピーする方法（2つの効果的な方法）

3. Microsoft Wordを経由する方法

この方法では、Microsoft Wordを活用して、PDFからExcelワークシートへデータを抽出します。データセットは「Data」というPDFファイルに入っています。まずWordファイルにデータを貼り付け、そこから最終的なExcelブックへコピーする流れです。手順は以下の通りです。

📌 手順：

• まず、PDFファイル内のデータセットを選択します。
• 次に、「Ctrl+C」を押してデータをコピーします。

• 次に、パソコンでMicrosoft Wordを起動し、「空白の文書」を選択します。

• その後、マウスを右クリックし、「貼り付けのオプション」から「元の書式を保持（K）」を選択します。

• データセット全体が表示されない場合は、表の左上にある移動ハンドルアイコンをクリックします（表全体を選択する際にも役立ちます）。適切な配置を選んでください。

• 再び移動ハンドルアイコンをクリックし、キーボードの「Ctrl+C」を押して表をコピーします。

• ワークシート上の任意のセルを選択し、「Ctrl+V」を押してデータセットを貼り付けます。

• その後、データセットに適切なタイトルを入力し、リボンの「フォント」「配置」「スタイル」グループから必要な書式設定を行い、PDFと見た目が似るように整えます。データセットのスタイル変更方法がわからない場合は、さまざまな方法でデータセットの書式設定を行えます。
• 最後に、Excelブック上にデータセットが完成します。

以上のように、この手順は完璧に機能し、PDFからExcelへデータを抽出することができました。

関連記事：ソフトウェアなしでPDFをExcelに変換する方法（3つの簡単な方法）

4. Adobe Acrobatの変換ツールを使ってデータを抽出する

Adobe Acrobatユーザーであれば、Acrobatの内蔵機能を使って、任意のPDFファイルをExcel形式で書き出すことができます。この方法の手順は以下の通りです。

📌 手順：

• まず、Adobe Acrobatでファイルを開きます。
• 次に、PDF画面の右側にある「ツール」から「PDFを書き出す」オプションを選択します。

• ウィンドウの右側に「ツール」オプションが表示されない場合は、「ホーム」タブの右側にあります。
• 次に、「スプレッドシート ＞ Microsoft Excel ワークブック」を選択します。
• 最後に、「書き出し」ボタンをクリックします。

• 「名前を付けて保存」という新しいウィンドウが表示されます。「書き出し後にファイルを開く」オプションにチェックを入れます。その後、Excelファイルの保存先を選択します。ここではデスクトップを選択します。

• 別のダイアログボックスが表示されます。
• Excelファイルに適切な名前を入力し、「保存」をクリックします。ここではファイル名として「Data」と入力します。

• Adobe Acrobatに小さな進行状況バーが表示され、ファイルの書き出し進捗率が確認できます。
• 最後に、Microsoft Excelが自動的に起動します。「ホーム」リボンの「フォント」「配置」「スタイル」グループから必要な書式設定を行い、PDFと見た目が似るように整えましょう。データセットのスタイル変更方法がわからない場合は、さまざまな方法でデータセットの書式設定を行えます。

• これで、Excelスプレッドシート上にデータが表示されます。

以上のように、この方法も正常に機能し、PDFからExcelへデータを抽出することができました。

関連記事：VBAを使ってPDFから特定のデータをExcelへ抽出する方法

まとめ

今回は以上です。この記事が皆様のお役に立てば幸いです。これらの方法を活用すれば、PDFからExcelへデータを効率的に抽出できるようになります。ご質問やご提案がありましたら、下のコメント欄でお気軽にお知らせください。

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