Excelにデータを取り込む方法!AccessやCSVなどからのインポート手順を解説

Microsoft Excelは非常に優れたツールですが、その真価を発揮できるかどうかは、扱えるデータの質と量にかかっています。Microsoft Access、Google広告、Gmailなど、CSVやXLSファイルとしてデータを書き出せるアプリケーションをお使いなら、そのファイルをExcelに取り込む(インポートする)方法をぜひマスターしておきましょう。そうすることで、さまざまな関数や数式を活用してデータをより深く分析したり、表示や管理の方法を自由にコントロールできるようになります。

その他の便利なテクニックについては、Excelの使い方ガイド集もあわせてご覧ください。

動作環境について

※本記事のスクリーンショットはMicrosoft 365版のExcelを使用していますが、紹介する手順はExcel 2019およびExcel 2016でも同様に利用できます。

データをExcel形式でエクスポートするには

Excelは、ほかのExcelブック、テキストファイル、Facebook、各種テーブルやデータ範囲、さらに入力したWebページのURLまで、実に多彩なソースからデータを取得できます。データに直接アクセスできる環境があれば、そのソースから直接インポートすることが可能です。以下ではその方法を詳しく解説します。

一方、アプリケーションによっては、まずそのアプリ側でデータをエクスポートしておく必要があるケースや、Excelへ直接書き出せるオプションが用意されているケースもあります。対応アプリが非常に多いため、ここでは個別の紹介は割愛しますが、基本的には「ファイル」>「エクスポート」から、Excel互換のファイル形式(またはExcelそのもの)を選択すればOKです。Excelは多数のファイル形式に対応していますが、通常はカンマ区切り(CSV)形式かテキスト形式でデータを保存しておくのがおすすめです。

Excelにデータをインポートするには

実際に練習してみたい方は、Microsoftが公開しているサンプルデータベースを使えば、この記事の例と同じ手順をそのまま試せます。

1. エクスポート/インポート作業を始める前に、まずデータに目を通して内容に問題がないか確認しておきましょう。誤ったデータや不完全なデータをインポートしてしまうと、作業全体をやり直すことになりかねず、時間の無駄になってしまいます。

2. 準備ができたら、必要に応じてお使いのアプリケーションやソースからデータをエクスポートし、インポート先となるExcelワークシートを開きます(新規に作成しても構いません)。

3. 上部メニューの「データ」タブを選択します。

   

4. 「データの取得と変換」グループには複数のオプションが並んでいますが、どれも目的に合わない場合は、汎用的な「データの取得」ボタンを選択しましょう。

   

5. Accessデータベースをインポートする場合は、「データの取得」>「データベースから」>「Microsoft Access データベースから」の順に選択します。

   

6. 続いて表示されるエクスプローラーのウィンドウで、インポート元となるデータベース(またはその他のファイル)を選択し、「OK」をクリックします。

7. Accessファイルに複数のテーブルやクエリが含まれている場合は、「ナビゲーター」ウィンドウにインポート候補の一覧が表示されます。ここでは例として「qrySalesbyCategory」を選択し、「読み込み」をクリックしてインポートします。インポート前にデータに変更を加えたい場合は、代わりに「データの変換」を選択してください。

   

※Excelにインポートできるのは、データシート(テーブル)、フォーム、レポートのみです。マクロやモジュールなどをExcelのワークシートに取り込むことはできません。

データベースのサイズやPCの性能によっては、インポートにある程度時間がかかることがあります。処理が完了するまでしばらく待ちましょう。正常に完了していれば、データがExcelに取り込まれ、見やすい形式で表示されているはずです。さらにデータが必要な場合はインポートを続けてもよいですし、関数や数式など、Excelが備える便利な機能を活用してすぐに分析を始めることもできます。

なお、Accessのような対応アプリケーションでは、開いているデータベースからデータをコピーして、そのままExcelに貼り付けるという手軽な方法もあります。コピー&ペーストの詳しい手順については、こちらのガイド記事をご参照ください。