ノート整理に最適！Microsoft OneNoteの便利な使い方13選

Microsoft OneNoteは、日々の情報を整理し、その状態を維持するための強力なデジタルノートアプリです。この記事では、OneNoteを最大限に活用するためのヒントとコツを13個ご紹介します。

効率的な人に共通する特徴のひとつが「整理整頓された習慣」です。優先順位をつけたToDoリストや重要なアイデアから、買い物リスト、レシピ、リマインダーといった日常的な情報まで、あらゆるものをきちんと管理しています。OneNoteは、まさにそれを実現するために作られたアプリなのです。

OneNoteの入手方法

OneNoteは、Web版、Windows版、Mac版、Android版、iPhone版すべて無料で利用できます。無料アカウントでは5GBのストレージが提供されます。

また、Microsoft 365 Personalに加入すれば、OneNoteを含むすべてのMicrosoft 365アプリで合計1TBの大容量ストレージを使用可能です。

ノートを整理するためのOneNote活用術

OneNoteを使えば、すべてのノートを一箇所にまとめ、どのデバイスからでもアクセスできます。ノートは自動的にクラウドへ保存されるため、「保存し忘れてデータを失った」という心配もありません。さらに、相手がOneNoteを使っていなくても、友人や家族と簡単にノートを共有できます。

1. 複数のノートブックを作成する

OneNoteは「ノートブック」「セクション」「ページ」という3つの階層で構成されています。学校、家庭、仕事など、生活の主要な分野ごとにノートブックを作成すると、情報が整理しやすくなります。

2. セクションでノートを分類する

各ノートブックには複数のセクションを作成できます。これは、昔ながらの螺旋ノートのインデックスタブのようなものです。Webアプリではセクションはノートブック名の下に縦に並ぶタブとして表示され、デスクトップアプリでは画面上部に横並びで表示されます。

学生なら、学校用のノートブックを作り、各授業ごとにセクションを分けると便利です。

3. セクション内にページを追加する

少し意外に思われるかもしれませんが、OneNoteではノートのことをページと呼びます。ページはセクションの中に配置されます。たとえば「Home（家庭）」というノートブックの中に「Entertainment（娯楽）」というセクションがある場合、観たい映画、プレイしたいゲーム、読みたい本のリストを、それぞれ別のページで管理できます。

学生であれば、毎回の授業ごとにページを作成し、授業中はそのページにメモを取れば、必要な情報をすぐに見つけられます。

4. サブページで階層を深くする

詩の講義を受けていて、ある日のテーマがシェイクスピアだったとしましょう。授業では複数のソネットについて議論することになります。

そんなときは、SchoolノートブックのPoetryセクションに「シェイクスピアのソネット」のページを追加し、講義で扱った各詩についてサブページを作成すればOKです。

サブページには2段階のレベルがあります。つまり、サブページの下にさらにサブページを作れるのです。ページを右クリックすれば、階層の中で位置を上げたり下げたりできます。

5. ナビゲーションボタンで表示スペースを広げる

ナビゲーションボタンを選択すると、ナビゲーションウィンドウの表示・非表示を切り替えられます。非表示にすれば、ノートを見るためのスペースがぐっと広がります。

逆に表示すれば、ノートブック名（別のノートブックへ切り替えられるドロップダウン付き）と現在のノートブックの階層構造が確認でき、セクションやページの整理がしやすくなります。

6. ノートにタグを付ける

OneNoteには、ノート整理に役立つ組み込みタグが多数用意されています。「後で確認」「訪問するサイト」「アイデア」などのタグから自由に選択できます。

Windows版とMac版のユーザーは、カスタムタグの作成も可能です。ホームリボンのタグセクションでその他のドロップダウンを開き、リストの一番下にあるタグのカスタマイズを選択。新しいタグボタンから独自のタグを作成しましょう。

OneNote Webアプリでは現時点でプリセットのタグのみ使用できますが、今後カスタムタグへの対応が予定されているようです。

7. 単語・フレーズ・タグを検索する

検索ボタンを使えば、すべてのノートブック全体、または特定のノートブック、セクション、ページ内を絞り込んで検索できます。特定の単語やフレーズだけでなく、タグによる検索にも対応しているのが便利です。

8. OneNote Web Clipperを活用する

OneNoteは、Chrome、Firefox、Edgeブラウザ向けに無料の「Web Clipper」拡張機能を提供しています。インターネットを閲覧しながら、気になるWebページを該当するノートブックやセクションへ素早く保存できます。

ページ全体、選択した範囲、記事の本文などをクリップできるほか、後で見返すためのブックマークとして保存することも可能です。

9. 音声入力でノートを取る

デバイスにマイクが搭載されていれば、マイクアイコンを選択して音声入力でノートを取れます。

スマートフォンの場合は、キーボード上のマイクアイコンをタップして音声入力してください。

10. 録音ファイルを追加する

ホームメニューから挿入＞オーディオを選択します。音声入力とは異なり、この方法で録音しても話した内容がテキスト化されてノートに挿入されることはありません。代わりに.wav形式の録音ファイルが作成され、OneNoteから直接ダウンロードできます。

11. アクセシビリティチェックを活用する

障害のある方にとっても読みやすいページに仕上げたい場合は、ノートを開いた状態で表示メニューからアクセシビリティのチェックボタンを選択します。修正可能なWebアクセシビリティの問題がある場合に警告してくれるので安心です。

12. OneNoteで数式を使いこなす

OneNoteデスクトップアプリでは、アプリ内で直接数式を扱えます。挿入＞数式メニューから、円の面積などのよく使われる数式をドロップダウンから選択可能です。

または、挿入＞数式を選択した後、デザインメニューからさまざまな計算構造のオプションを選ぶこともできます。

さらに、スタイラスペンやマウスで数式を手書きすることも可能です。挿入メニューから数式、続けてインク数式を選択し、ボックス内に数式を書くと、OneNoteがそれを自動できれいに整形してノートに挿入してくれます。

13. ノートを共有する

ノートブック全体を共有するには、共有ボタンを選択します。リンクを知っている人に編集を許可するかどうかを設定でき、プレミアムユーザーなら有効期限やパスワードの設定も行えます。

共有前にメッセージを添付したり、リンクをコピーしてメッセージアプリなどで送ったりすることもできます。

特定のノートだけを共有したい場合は、そのノートを右クリックしてこのページへのリンクをコピーを選択します。あとは好きな場所にリンクを貼り付けるだけです。

継続こそが成功の鍵

OneNoteは使えば使うほど、その機能の奥深さに気づかされます。しかし、本当に大切なのは、どのアプリを使うかということよりも、ひとつのアプリを選んで継続することです。まずは今日から始めてみましょう！