Excelでレポートを作成する方法|グラフ・ピボットテーブル・印刷まで完全解説

ポイント

• グラフでレポートを作成する:挿入 > おすすめのグラフを選択し、レポートシートに追加したいグラフを選びます。
• ピボットテーブルでレポートを作成する:挿入 > ピボットテーブルを選択し、「テーブル/範囲」フィールドで分析したいデータ範囲を指定します。
• 印刷する:ファイル > 印刷に進み、印刷の向きを横に、拡大縮小をすべての列を1ページに印刷に変更し、ブック全体を印刷を選択します。

この記事では、基本的なグラフや表の作成、ピボットテーブルの活用、レポートの印刷といった重要なスキルを使って、Microsoft Excelでレポートを作成する方法を解説します。ここで紹介する内容は、Excel 2019、Excel 2016、Excel 2013、Excel 2010、およびExcel for Macに対応しています。

Excelレポート用の基本的なグラフと表の作成

レポート作成とは、一般的に必要な情報を収集し、それらを1枚のシート(レポートシート)にまとめて提示することを指します。レポートシートは、あとで印刷しやすいように書式を整えておくことが大切です。

Excelでレポートを作成する際に最もよく使われるツールの一つが、グラフと表です。Excelのレポートシートにグラフを作成する手順は以下の通りです。

1. メニューから挿入を選択し、グラフグループの中からレポートシートに追加したいグラフの種類を選択します。

2. グラフデザインメニューの「データ」グループにあるデータの選択を選択します。

3. データが入力されているシートを選択し、グラフ化したいデータを含むすべてのセル(見出し行を含む)を選択します。

4. レポートシート上のグラフが選択したデータで更新されます。見出しは縦軸・横軸それぞれのラベルとして自動的に反映されます。

5. 同じ手順を繰り返して、レポートで示したいデータに適した新しいグラフやチャートを追加していきます。新しいレポートが必要になったときは、データシートに最新のデータを貼り付けるだけで、グラフは自動的に更新されるので便利です。

Excelでレポートをレイアウトする方法はいくつかあります。グラフやチャートを数値データの表と同じページにまとめることもできますし、複数のシートを作成して、視覚的なレポート用シートと表形式データ用シートを分ける構成にすることも可能です。

ピボットテーブルを使ってExcelスプレッドシートからレポートを生成する

ピボットテーブルは、Excelでレポートを作成するためのもう一つの強力なツールです。大量のデータを集計・整理し、より深く掘り下げた分析を行いたい場合に特に役立ちます。

1. 分析したいデータがあるシートを選択し、挿入 > ピボットテーブルを選択します。

2. 「ピボットテーブルの作成」ダイアログで、「テーブル/範囲」フィールドに分析対象となるデータ範囲を指定します。「場所」フィールドには、分析結果を表示させたいワークシートの先頭セルを選択します。OKを選択して完了です。

3. 新しいシートでピボットテーブルの作成が始まります。「ピボットテーブルフィールド」領域で、最初に選択したフィールドが基準(参照)フィールドになります。

   たとえば、月別のウェブサイトアクセス状況を表示するピボットテーブルを作る場合は、まずMonth(月)を選択します。

4. 次に、表示したいデータのフィールドを、ピボットテーブルフィールドペインの「値」エリアへドラッグします。元のシートからピボットテーブルへデータが自動的に取り込まれます。

5. ピボットテーブルは、初期設定では各項目のデータを合計して集計します。この例では、どの月のページビューが最も多かったかがひと目でわかります。別の分析方法を使いたい場合は、「値」エリアの項目名の横にあるドロップダウン矢印を選択し、値フィールドの設定をクリックします。

6. 「値フィールドの設定」ダイアログボックスで、計算の種類を合計以外(平均、最大、最小など)に変更できます。

7. 設定を変更すると、ピボットテーブル内のデータが即座に更新されます。この手法を使えば、元データに対して自由な角度から分析を行い、レポートに必要な形式で情報を表示するピボットグラフまで作成できます。

Excelレポートの印刷方法

作成したすべてのシートから印刷用のレポートを生成できますが、その前にページヘッダーを追加しておきましょう。

1. 挿入 > テキスト > ヘッダーとフッターを選択します。

2. レポートページのタイトルを入力し、本文より大きめのフォントサイズに書式設定します。印刷する予定のすべてのレポートシートに対して、同じ作業を繰り返します。

3. 次に、レポートに含めたくないシートを非表示にします。シートタブを右クリックして非表示を選択すればOKです。

4. レポートを印刷するには、ファイル > 印刷を選択します。印刷の向きを横に、拡大縮小をすべての列を1ページに印刷に変更します。

5. ブック全体を印刷を選択します。これで印刷を実行すると、作成したレポートシートだけが個別のページとして出力されます。

   レポートは紙に印刷してもよいですし、PDF形式で保存してメールに添付して送信することもできます。