【初心者向け】Wordでマクロを作成・実行する方法|記録からVBAコードまで徹底解説

Microsoft Wordを頻繁に使っていると、同じ操作を何度も繰り返す場面に出くわすことがあります。そんなときに活用したいのが「マクロ」です。マクロ(macro)は「macroinstruction(マクロ命令)」を略した言葉で、あるタスクを完了させるための一連の命令を指します。

Wordでマクロを作成する最大の魅力は、プログラミングの知識が一切不要な点です。「記録」ボタンと「停止」ボタンを押せるなら、誰でも簡単にマクロを作れます。

マクロは危険なの?

「マクロにはウイルスが含まれることがある」という話を聞いたことがあるかもしれません。確かに、見知らぬ人から受け取ったOffice文書には悪意のあるマクロが仕込まれている可能性があるため注意が必要ですが、今回は自分でマクロを作成するので、その心配はありません。自分が作ったマクロにウイルスが含まれることはないからです。

Wordでマクロを記録する方法

ここでは例として、文書の末尾に自分の署名を挿入するマクロをWordで作成してみましょう。

1. Wordを開き、「表示」タブに移動します。
2. 「マクロ」ボタンの下にある下向き矢印を選択します。
3. 「マクロの記録…」を選択すると、新しいウィンドウが開きます。

4. 「マクロ名」フィールドに、内容がわかりやすい名前を入力します。スペースは使用できないため、アンダースコア(_)やハイフン(-)を使いましょう。
5. 「マクロの保存先」ドロップダウンでは、このマクロをどの文書で使えるようにするかを選択できます。「すべての文書(Normal.dotm)」を選ぶと、今後作成するすべての新しいWord文書でマクロが利用可能になります。特定の文書を選んだ場合は、その文書だけでしか使えません。通常は「すべての文書」を選んでおくのがおすすめです。

6. 「説明」フィールドには、マクロの機能を記入しておきましょう。今回のようなシンプルなマクロなら分かりやすい名前で十分ですが、慣れてくると複雑な処理を行うようになるため、説明を添えておく習慣をつけておくと安心です。
7. 「マクロの割り当て」では、作成するボタンに割り当てるか、「キーボード」ボタンでショートカットキーを割り当てるかを選べます。Wordにはすでに多数のショートカットキーが存在するため、ボタンの方が扱いやすいでしょう。「ボタン」を選択すると、「Word のオプション」という新しいウィンドウが開きます。

8. ここで、Wordのリボン上のどの場所にマクロ用ボタンを配置するかを設定します。「リボンのユーザー設定」を選択します。
9. 「コマンドの選択」ドロップダウンで「マクロ」を選択します。下のエリアに作成済みのマクロが表示されます。

10. マクロを配置する場所をリボン上に用意します。この例では、メインタブの一覧から「ホーム」を選択し、「新しいグループ」をクリックします。
11. 「名前の変更」を選択して、グループにわかりやすい名前を付けます。
12. 「名前の変更」ウィンドウでグループを表すアイコンを1つ選び、「表示名」フィールドに「マイ マクロ」などと入力します。
13. 「OK」をクリックして適用します。メインタブのエリアに変更が反映されます。

14. メインタブで新しく作った「マイ マクロ」グループを選択した状態で、「Normal.NewMacros.Insert_Signature」マクロを選択します。
15. 「追加」をクリックして、マイ マクログループにマクロを追加します。

16. もちろん、名前を変更しておきたいところです。メインタブでマクロを選択した状態で「名前の変更…」をクリックします。
17. 「名前の変更」ウィンドウでアイコンを選択し、「表示名」フィールドにシンプルな名前を入力します。
18. 「OK」をクリックして変更を確定します。メインタブのエリアに変更が反映されます。
19. 最後に、メインタブの下にある「OK」をクリックして、マクロ用ボタンの作成を完了します。

20. ここで、好きな署名ブロックを作成しましょう。署名のスキャン画像やその他の画像を追加しても構いません。自由にデザインしてください。完成したら、「マクロ」ボタンの下矢印を選択します。
21. 「記録終了」を選択します。これで完成です。署名挿入マクロができあがりました。

22. 「ホーム」タブに作成した「Insert Signature(署名の挿入)」ボタンを見つけてクリックし、動作をテストしてみましょう。デザインした通りの署名ブロックが魔法のように現れるはずです。

マクロをコードで書く方法(VBA)

ほとんどのマクロは、記録方式が最も効率的な作成方法です。しかし、より複雑なことをやりたい場面もいずれ訪れます。その場合は、Visual Basic for Applications(VBA)という言語でマクロを記述する必要があります。初心者向けの優れたVBAガイドもあるので、ぜひブックマークしておきましょう。ここでは、「1文あたりの平均単語数」を算出して、文章が冗長になっていないかチェックするマクロを作成します。

1. 「開発」タブが必要です。このタブはWordではデフォルトで非表示になっています。Wordの左上にある「ファイル」を選択します。

2. 左下付近の「オプション」を選択します。

3. 開いたウィンドウで「リボンのユーザー設定」を選択します。
4. 右側の一覧で「開発」を見つけ、チェックボックスにチェックを入れます。
5. 「OK」をクリックしてウィンドウを閉じます。「開発」タブが表示されるようになります。

6. 「開発」タブを選択します。
7. 「マクロ」ボタンをクリックします。

8. 「マクロ名」にわかりやすい名前を入力します。「マクロの保存先」は「Normal.dotm」のままにしておけば、すべてのWord文書に適用されます。「説明」欄にも必ず説明を記入しておきましょう。
9. 「作成」をクリックすると、「Microsoft Visual Basic for Applications」の開発ツールが開きます。

10. 以下のコードを、既存のコードの間にある空白部分にコピー&ペーストします:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
     numSentences = numSentences + 1
     numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox "Average words per sentence" + Str(Int(numWords / numSentences)) + ". Less than 15 is best."

11. 「実行」ボタンを押してコードをテストします。期待通りに動かない場合は、思い通りに動くまでコードを編集しましょう。

12. 「保存」ボタンをクリックし、開発ウィンドウを閉じます。

13. 前述の「Wordでマクロを記録する方法」と同じ手順で、Wordリボンにボタンを作成します。
14. 作成したばかりのボタンを見つけて、動作をテストします。

Word文書を保存するとマクロが動かなくなるのはなぜ?

Wordはデフォルトで拡張子「.docx」形式で保存しますが、この形式ではマクロを自動的に実行できません。マクロを動かしたい場合は、ファイルの種類を「Word マクロ有効文書(*.docm)」に変更する必要があります。

このファイル形式は、マクロのセキュリティ問題への対策として設けられた側面もあります。受け取る予定のなかった文書にこの拡張子が付いている場合は、警戒した方がよいでしょう。

マクロで他に何ができる?

マクロはExcelやOutlook、PowerPointでも作成できます。現在手作業で行っていることは、記録またはコードを書いたマクロで自動化できるはずです。Wordでのマクロ活用にWindowsの便利なショートカットキーを組み合わせれば、生産性は10倍に高まるでしょう。