Outlookでオフラインに保持するメールの量を変更する方法

Microsoft Exchange ServerアカウントまたはOffice 365アカウントをお使いの場合、Outlookでオフライン時に保持するメールの量を自由にコントロールできます。本記事では、そのためのOutlookアカウントの設定手順を詳しく解説します。

Outlookでオフライン保持するメール量を変更するには

Outlookは、Microsoft Exchange Server上のタスク、連絡先、予定表のデータをPCにダウンロードします。ただしこの機能を利用するには、HotmailやOffice 365などのサービスを使用している必要があります。GoogleやYahooなど他社のメールプロバイダーを利用している場合、残念ながらオフライン保持メール数の上限を設定することはできません。

Exchangeメールボックスの同期対象を制限する手順

手順1: Outlookを起動し、「ファイル」メニューを開きます。

手順2: 「アカウント設定」セクションに移動し、ドロップダウンメニューから「アカウント設定」を選択します。

手順3: アカウント設定ウィンドウが表示されたら、変更したいアカウントを選択し、「変更」ボタンをクリックします。

手順4: 「アカウントの変更」画面が開き、「オフライン設定」セクション内の「キャッシュExchangeモードを使用」が有効になっていることを確認できます。

手順5: もし既定で無効になっている場合は、該当するチェックボックスにチェックを入れてください。この設定がオフのままだと、メールがPCにダウンロードされませんのでご注意ください。

手順6: 続いて、「オフラインに保持するメール」スライダーを操作して、Outlookでオフライン時に保持したいメールの量を調整します。

手順7: 現在選択可能な期間は以下の通りです。

• 3日
• 1週間
• 3週間
• 1か月
• 3か月
• 6か月
• 1年
• 2年
• 5年
• すべて

なお、上記のうち短い期間(3日、1週間など)は、Office 2013などの旧バージョンのOfficeでは選択できない場合があります。あらかじめご了承ください。

手順8: 一覧から希望する期間を選択します。何らかの理由で変更できない場合は、管理者権限が必要となることがあります。社用PCなどではIT管理者に相談してみてください。

手順9: 変更後に確認画面が表示されたら、「次へ」をクリックして進みます。

手順10: 設定の反映にはOutlookの再起動が必要です。「OK」をクリックし、アカウント設定ウィンドウを閉じてください。

手順11: その後、Outlookがデータの更新を行うまで少し時間がかかることがあります。所要時間は設定した保持期間の長さによって異なります。

処理が完了すると、画面の下部に完了を知らせるメッセージが表示されます。

まとめ

オフライン保持期間を短く設定すればディスク容量を節約でき、長く設定すれば外出先でも過去のメールへ素早くアクセスできます。自分の利用スタイルに合わせて最適な期間を見つけてください。

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