Microsoft Outlookをカスタマイズする方法｜快適に使いこなすための便利設定まとめ

本記事では、Microsoft Outlookを自分好みにカスタマイズするためのヒントをご紹介します。ユーザーごとに求める機能は異なるため、Outlookには多彩な設定オプションが用意されています。これらは「ファイル」メニューからアクセスでき、自分の使い方に合わせて自由に調整することが可能です。

Microsoft Outlookをカスタマイズする方法

「ファイル」>「オプション」から利用できる数多くの機能の中でも、特におすすめしたい設定項目を以下にまとめました。

ライブプレビューを有効にする

「全般」カテゴリにあるこのオプションをオンにすると、書式スタイルにマウスカーソルを合わせたとき、実際に適用する前にメールの見た目をリアルタイムで確認できます。書式設定の失敗によるやり直しの手間が省け、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。なお、このオプションはデフォルトで有効になっています。

スペルチェックを有効にする

「メール」カテゴリにある「送信前に常にスペルチェックを行う」を有効にすると、「送信」ボタンをクリックした時点で自動的にスペルチェックが実行されます。手動でのチェックを忘れがちな方には特に心強い機能です。あわせて「返信や転送時に元のメッセージを無視する」もオンにしておきましょう。こちらを有効にすれば、相手の元メッセージに含まれる誤字までチェック対象になる煩わしさを回避できます。

返信・転送時に元のメッセージをインデント表示する

返信時に元のメッセージを含めない設定も可能ですが、受信者がどのメッセージへの返信なのか分かりにくくなり、誤解を招く恐れがあります。従来からの慣習として、返信や転送には元のメッセージを含めてインデント（字下げ）表示するのが一般的です。元のメッセージを含めることで文脈が伝わりやすくなり、インデントによってどこからが元の文章なのかもひと目で判別できます。デフォルト設定は「元のメッセージを含める」になっているため、「元のメッセージを含めてインデントする」に変更しておきましょう。

タイムゾーンを設定する

タイムゾーンを正しく設定しておくと、会議や予定の管理が格段にしやすくなります。さらに便利なのが、2つのタイムゾーンを登録する方法です。1つは自分の現地時間用、もう1つは取引先など相手側の時間帯の確認用として活用できます。

タイムゾーンの設定は、「ファイル」->「オプション」の「カレンダー」セクションから行えます。それぞれのタイムゾーンに分かりやすい名前（ラベル）を付けておくと、カレンダー上で時間帯を見分けやすくなるのでおすすめです。

連絡先をアドレス帳に自動追加する

このオプションを有効にすると、手動での追加を忘れていても、自動的にアドレス帳へ連絡先が登録されます。「宛先」「CC」「BCC」に入力した名前がアドレス帳に存在しない場合、Outlookが自動的に追加してくれる仕組みです。追加された連絡先は、後から自由に分類やグループ化が可能です。設定場所は「ファイル」->「オプション」の「連絡先」セクションです。この機能で追加された連絡先は、連絡先ビューの「候補の連絡先」に表示されます。

メールの送信を遅らせる

デフォルト設定では、「送信」ボタンをクリックするとすぐにメールが送信されるため、送信時にインターネット接続が必要になります。「送信後に書き忘れた内容を思い出した」「言い回しを変えたかった」という経験は誰にでもあるものです。メッセージが実際に送信されるまでの猶予時間を作りたい場合は、「ファイル」->「オプション」の「詳細設定」にある「接続している場合は直ちに送信する」のチェックを外しましょう。こうすることで、次回の自動送受信のタイミングまでメッセージが送信トレイに保留されます。

以上は、Microsoft Outlookをカスタマイズできる数多くのオプションの一部です。皆さんが日常的によく使っている設定があれば、ぜひコメントで共有してください。