Microsoft Office Swayオンライン活用ガイド:レポートとプレゼン作成を効率化する8つのテクニック

Microsoft Office Swayは、図表、レポート、さらにはジャーナル(日誌)まで作成できる、非常に便利で使いやすいツールです。他のOfficeオンラインツールと同様に、作成したコンテンツを非公開のまま保存することも、一般公開することも可能です。SwayはMicrosoft Officeパッケージに含まれていますが、数回だけ使用したい場合には、費用をかけずにSway Onlineを利用できます。このMicrosoft Office Sway Onlineチュートリアルを読めば、レポートやプレゼンテーションの作成をスムーズに始められるでしょう。

初心者向けOffice Swayオンラインチュートリアル

1.Bing・Flickrから画像を挿入する

Office Swayでレポートやプレゼンテーションを作成する際、画像を挿入したくなることがあります。GoogleやBingから著作権のある画像をダウンロードする代わりに、Sway Onlineのインターフェース上から直接BingやFlickrで画像を検索できます。画像をダウンロードしたりアップロードしたりする必要はなく、しかもすべての画像は著作権フリーです。手順は以下の通りです。

• 画像を挿入したい場所を選択する
• 「挿入」タブを開く
• ソース(BingまたはFlickr)を選択する
• キーワードを入力してEnterキーを押す

その後、ドラッグ&ドロップでドキュメント内に画像を配置すれば完了です。

2.共同編集者を追加する

ドキュメントやプレゼンテーションの完成に複数の作成者が必要な場合は、他の人をプロジェクトに招待して共同作業ができます。編集者となる相手は、Sway Onlineでプレゼンテーションを編集できるよう、Microsoftアカウントを持っている必要があります。追加方法はとても簡単です。

1. ドキュメントを開く
2. 画面右上に表示される「Authors(作成者)」オプションをクリックする(デフォルトでは「1」と表示され、これは現在1人だけが編集していることを意味します)
3. 表示された固有のリンクを、編集したい相手に共有する

リンクを受け取った相手は、そのURLからドキュメントの編集に参加できます。

3.Webページに埋め込む

マーケティングレポートを作成し、Webページを通じて多くの人に見せたいとしましょう。読み取り専用のリンクを共有する代わりに、ドキュメントをWebページに埋め込むことができます。特定のサイズを指定するオプションはありませんが、あらゆるHTML Webページにプレゼンテーションを追加できます。手順は次の通りです。

1. 編集を完了させる
2. 「共有」ボタンをクリックする
3. 「埋め込みコードを取得」を選択する
4. コードをコピーしてWebページに貼り付ける

また、以下のオプションも設定できます。

• 閲覧者がこのSwayを複製できるようにする
• 閲覧者がこのSwayのレイアウトを変更できるようにする

チェックを外せば、それぞれの機能を無効にできます。

4.プリセットテンプレートの背景画像を変更する

Sway Onlineには、作業をよりスムーズに、迅速に、プロフェッショナルに仕上げるための豊富なテンプレートが用意されています。プリセットテンプレートを選んだものの、背景を変えたい場合は、次の方法を試してみてください。まず既存の背景画像を削除する必要があります。

1. 背景画像セクションを見つける
2. 「詳細(Details)」をクリックする
3. 画像のサムネイルをクリックする
4. 「ゴミ箱」ボタンをクリックして削除する

すると「背景を追加」オプションが表示されます。それをクリックし、BingまたはFlickrで画像を検索して、ドラッグ&ドロップで選択すれば完成です。

5.Swayのプレゼンテーションや履歴書にツイートを追加する

プレゼンテーションの中で、誰かの発言や企業の発表などをツイート形式で紹介したいことがあります。ツイートのリンクをコピーしてドキュメントに貼り付けることもできますが、それではツイートは視覚的に表示されません。そこで、次の手順を試してください。

1. ツイートを表示したい場所を選択する
2. 「挿入」タブを開く
3. ソース一覧から「Twitter」を選択する
4. ツイートまたは企業名を検索する
5. 目的のツイートを選び、ドラッグ&ドロップで挿入する

ツイートは何個でも追加できます。ちなみに、同じ方法でYouTube動画も埋め込めるので覚えておくと便利です。

6.PDF形式でエクスポートする

プロジェクトを印刷したり、誰かと簡単に共有したりするために、PDF(Portable Document Format)形式で書き出したくなることもあるでしょう。SwayプロジェクトをPDFにエクスポートする方法は主に2つあります。印刷(Print)とエクスポート(Export)です。どちらの機能もオンラインツールで利用でき、問題なく使えます。

1. まずプレゼンテーションの編集を完了させる
2. 三点リーダー(⋯)アイコンをクリックする
3. 「エクスポート」オプションを選択する
4. 「PDF」オプションを選んで、ストーリーラインをPDFとしてダウンロードする

7.スタイルを変更する

テンプレート自体は気に入っているけれど、事前に定義されたフォントや配色が好みではない——そんなときは、ワンクリックでストーリーラインのスタイルを変更できます。まず編集パネルを開き、右上隅に表示される「スタイル(Styles)」オプションをクリックします。その後、好きなスタイルを選んでクリックするだけで、デザインが切り替わります。

8.ハイパーリンクを挿入する

ハイパーリンクを挿入する際は、任意のテキストをアンカーテキストとして使用できます。手順は以下の通りです。

1. 編集したいテキストをダブルクリックする
2. 編集パネルにある「リンク(Link)」オプションを見つけてクリックする
3. 「Webリンク(Web Link)」ボックスにURLを入力する
4. 「OK」ボタンをクリックして変更を保存する

Microsoft Swayの学習方法は?

Microsoft Swayの使い方を学べるリソースは数多くあります。本記事で紹介した tips & tricks を参考にすれば、Swayを使い始める第一歩となります。大切なのは、自分なりの目的を持って、実際に最初のプロジェクトを作成しながら練習することです。

Swayでプレゼンテーションを作るには?

Swayを使ったオンラインでのプレゼンテーション作成は、とてもシンプルです。まず、Swayが全ユーザー向けに用意しているテンプレートから始めましょう。その後、背景の編集、テキストの変更、ハイパーリンクの追加などを行い、最後に希望の形式でエクスポートすれば完成です。

Office Swayを使えば、ここで紹介した以外にもさまざまなことができます。これらのMicrosoft Office Sway Onlineのヒントが、皆さんの作業に役立つことを願っています。

なお、「Send to Sway」アドインを使用すれば、OneNoteからOffice Swayへデータをエクスポートすることも可能です。