Microsoft Office Online 徹底レビュー｜ブラウザで無料使えるOfficeの実力と注意点

Microsoft Office Onlineは、無料で利用できるMS Officeの代替サービスとして注目のツールです。ワープロ、表計算、プレゼンテーションソフトで作成したファイルの編集・共有ができるほか、OutlookやOneNoteにもアクセス可能です。

すべての操作はWebブラウザ上で完結し、データはオンラインに保存されるため、インターネット環境さえあればどこからでもファイルにアクセスできます。

基本情報：Office Onlineのメリット・デメリット

良い点

• ソフトウェアのダウンロードが不要
• MS Officeデスクトップアプリが対応するすべてのファイル形式を開ける
• ファイルの共有とリアルタイム共同編集が可能
• 無料テンプレートを豊富に利用できる
• 作業内容が自動保存される
• デスクトップ版とよく似た、使い慣れたインターフェース
• Word、OneNote、カレンダー、Outlookで自動スペルチェックに対応

気になる点

• ファイルは事前にOneDrive上に存在している必要がある
• ExcelやPowerPointではスペルチェックが利用できない
• サポートされる最大ファイルサイズは2GB
• 元の形式で保存できないケースがある

Office Onlineの使い方

Office.comにアクセスし、Microsoftアカウントでログインすると、利用可能なすべてのアプリへの入り口となるメニューが表示されます。ここからExcel Online、Word、Outlookなど、必要なアプリを起動できます。

アプリを選択すると即座に画面が切り替わり、アカウント内の既存ファイルの作成・編集や、新しいファイルのアップロードが行えます。たとえばExcel Onlineには「アップロードして開く」ボタンがあり、パソコンからXLS、XLSX、XLB、CSVなどの対応ファイルを選択して開くことが可能です。

また、Office Onlineはファイル共有や共同作業も非常に簡単です。Microsoftアカウントを持っていれば誰でも開けるリンクを生成して共有できるため、チームでのリアルタイム編集やドキュメントの共同作成がスムーズに行えます。

対応ファイル形式

Microsoft Office Onlineは以下のファイル形式を完全にサポートしており、開くだけでなく、これらの形式で保存することも可能です。

DOCM, DOCX, PPTM, PPTX, XLSM, XLSX

このほか、CSVなどの形式にも対応しています。ただし、CSVファイルを編集後にパソコンへ保存する場合は、XLSXまたはXLSM形式を選択する必要があります。

一方で、エクスポート機能を使えば、ODTやPDFといった形式でドキュメントをダウンロード保存することもできます。通常、Office OnlineはOneDriveに自動保存され、デスクトップ版のOfficeと連携することで、「最近使用したファイル」の一覧が両者間で同期されるのも便利なポイントです。

Microsoft Office Onlineとデスクトップ版Officeの比較

デスクトップ版とオンライン版は、見た目も操作性も非常によく似ています。一部の機能がオンライン版には搭載されていないこともありますが、全体の使用感はほぼ同一で、どちらにもWord、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNoteが含まれています。

最大の違いは機能の充実度です。デスクトップアプリはハードディスクにインストールされ、OSに直接アクセスできるため、複雑なオブジェクトの挿入など、より高度で豊富なツールを備えています。Office Onlineは十分な機能を備えたオンライン生産性スイートですが、一般的にオンライン専用プラットフォームは、ローカルインストール型のソフトウェアと完全に同等の性能を発揮するのは難しいのが実情です。

なお、現時点ではAccessやPublisherのオンライン版は提供されていません。

総評：Microsoft Office Onlineはこんな人におすすめ

デスクトップ版のOfficeに慣れている方なら、オンライン版の操作はとても簡単です。メニューや機能はほぼ同じ、あるいは非常によく似ているため、違和感なく移行できます。

一般的なファイル形式はもちろん、Officeがサポートするあらゆる形式がオンライン版でも利用可能です。ただし、Office Onlineがファイルを扱う方法には、デスクトップ版との大きな違いがある点に注意が必要です。

たとえば、SSuite Officeのような別のオフィススイートで作成されたDOCファイルを共同編集するケースを考えてみましょう。このDOCファイルをOffice Onlineで読み込んで編集すると、ファイルは自動的にDOCX形式へ変換されます。その結果、保存して元のユーザーに返しても、相手側のソフトウェアがDOCXファイルを開けなければ、編集を続行できなくなってしまうのです。

このような互換性の問題を理解した上で活用すれば、Office Onlineはコストゼロで使える強力なビジネスツールになるでしょう。まずは無料のMicrosoftアカウントを作成して、その使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。