Microsoft Officeで複数ウィンドウを配置・分割して作業効率を上げる方法

Microsoft Officeを頻繁に使っていると、複数のドキュメントを同時に開いて作業したい場面に遭遇することがあります。新しいドキュメントウィンドウを開くだけでも便利ですが、このスキルを磨けば、まったく新しいレベルの快適な作業環境を実現できます。

さらに一歩進んで、複数のウィンドウの配置方法、スクロールの連動、さらには画面の分割までカスタマイズする方法をご紹介します。なお、すべてのOfficeアプリが同じ機能範囲を持っているわけではありませんが、全体像をつかむには十分でしょう。一般的に、ウィンドウ関連のカスタマイズ機能が最も充実しているのはMicrosoft WordとExcelです。

新しいウィンドウを作成する手順

1. 表示 → 新しいウィンドウを選択します。これにより、プログラム用の新しいフレームが作成されます。たとえばWordで作業中の場合、画面上にユーザーインターフェイス全体が2つのインスタンスとして表示されます。
2. 各ウィンドウを見やすいサイズに調整しましょう。各ウィンドウ右上の元に戻す（縮小）/最大化ボタンを使うか、マウスでウィンドウの境界線をクリックしてドラッグし、好みの幅や高さに変更できます。
3. 新しいウィンドウは元のウィンドウとまったく同じように動作します。つまり、ドキュメントの保存、書式設定、その他のツールの適用などを、それぞれのウィンドウで行えます。

覚えておきたい便利なコツ

• 2つのドキュメントを比較したい場合：「表示 → 同時に表示」を選択すると、2つのウィンドウを並べて表示できます。ウィンドウの幅や高さをカスタマイズした後に、両方のウィンドウを均等な画面スペースに素早く戻す方法としても使えます。
• 多数のファイルを整理したい場合：Word、Excel、PowerPointなどのファイルをたくさん開いている場合は、「表示 → 整列」を選択すると、同じプログラム内のすべてのファイルを自動的に整列できます。開いているファイルの数に応じて、ウィンドウが小さめのサイズに調整され、すべてを一目で確認できるようになります。
• 注意点：複数ウィンドウの使用は、異なる2つのドキュメントを比較する場合に限定しましょう。同じドキュメントを2つの別々のウィンドウで開くと、変更内容の保存時に問題が発生したり、動作が不安定になったりする可能性があります。同じドキュメント内で作業したい場合は、次のコツを参照してください。
• 同一ドキュメント内での画面分割：「表示 → 分割」を選択すると、1つのドキュメント内で画面を分割できます。これにより、離れた場所にある部分を同じ画面上で比較できます。たとえば1ページ目と文書後半のページを見比べながら、バージョン管理の問題を回避できます。作業しているのはあくまで1つのインスタンスだからです。この機能はWordで利用可能で、長文ドキュメントの編集に特に役立ちます。

さらに快適にするためのヒント

Officeアプリの作業環境をカスタマイズできる「表示（ビュー）」機能にも注目してみましょう。ビューとは、1つのドキュメントウィンドウを見るための代替手段であり、既定の表示よりも細部を拡大したり、全体を俯瞰したりするなど、新たな視点を得るためのものです。

また、1つのウィンドウ内で文字サイズを調整したい場合にも、いくつかの方法があります。詳細については、「Microsoft Officeアプリでズームまたは既定のズームレベルをカスタマイズする方法」を参照することをおすすめします。