Microsoft Accessでレポートを作成する方法｜レポートウィザードの使い方を徹底解説

Microsoft Accessのレポート機能は、データベース内のテーブルデータを見やすく可視化できるツールです。プレゼンテーション用の資料、印刷用のフォーマット、経営層向けの管理レポート、あるいはテーブル内容をまとめたシンプルなサマリーなど、さまざまな用途に活用できます。レポートウィザードを使えば、基本的なレポートを短時間で簡単に作成することが可能です。

本記事で紹介する手順は、Access for Microsoft 365、Access 2019、Access 2016、Access 2013、Access 2010に対応しています。

Microsoft Accessでレポートを作成する手順

Accessのレポートウィザードを使用すると、レポートに表示するフィールドの選択はもちろん、データのグループ化や並べ替えの方法なども自由に指定できます。以下の手順に沿って進めてみましょう。

1. 1. 「作成」タブを開く

   対象のデータベースを開き、リボンの「作成」タブに移動します。

   

2. 2. レポートウィザードを選択する

   「レポート」グループの中にある「レポートウィザード」をクリックします。

   

3. 3. レポートウィザードが起動する

   クリックすると、レポートウィザードの画面が開きます。

   

4. 4. 基にするテーブルを選ぶ

   「テーブル/クエリ」の一覧から、レポートの基にしたいテーブルを選択します。

   

5. 5. 表示するフィールドを追加する

   「使用可能なフィールド」の一覧でフィールド名をダブルクリックすると、そのフィールドがレポートに追加されます。または、フィールドを選択した状態で右向きの矢印ボタンをクリックし、「選択したフィールド」の一覧へ移動させることもできます。

   ヒント：「選択したフィールド」側のフィールドをダブルクリックすれば、「使用可能なフィールド」へ戻すことができます。

   

6. 6. 「次へ」をクリックする

   必要なフィールドの追加が完了したら、「次へ」を選択して先へ進みます。

   

7. 7. 並べ替えの基準を設定する

   レコードを並べ替える基準となるフィールドを選択し、「次へ」をクリックします。

   

8. 8. レイアウトと印刷の向きを選ぶ

   「レイアウト」セクションで、レポートの表示形式を選びます。選択できるのは「単票形式」「表形式」「両端揃え」などです。さらに、「縦」または「横」の印刷の向きもここで指定できます。

   ヒント：選択したレイアウトスタイルのプレビューが画面左側に表示されるので、イメージを確認しながら選べます。

   

9. 9. 「次へ」で続行する

   レイアウトの設定が終わったら、「次へ」を選択して次のステップへ進みます。

10. 10. レポートのタイトルを入力する

    レポートに付けるタイトルを入力します。

    

11. 11. 完成方法を選んで「完了」をクリックする

    「レポートをプレビュー」を選ぶと、完了時にレポートビューで仕上がりをすぐに確認できます。「レポートのデザインを変更する」を選んだ場合は、デザインビューでレポートが開かれ、細かい調整が可能です。いずれかを選択したら「完了」をクリックしましょう。

    ヒント：「ホーム」＞「ビュー」から操作することで、別のビューでレポートを開き直すこともできます。