Outlookでメールに有効期限を設定する方法【送信・受信メール両方に対応】

Outlookは、Microsoftが提供するメールクライアントソフトウェアです。連絡先やタスクの管理、ジャーナルの記録、会議用のカレンダースケジュールなど、多彩な機能を備えており、中でもメールによる情報交換に重点を置いています。企業では公式な連絡やデータ共有のために広く活用されており、そのような用途では、メッセージに有効期限を設定したい場面も少なくありません。本記事では、Outlookのメールに有効期限を追加する方法を詳しく解説します。

メールに有効期限を設定するメリット

メールに有効期限を設定すると、重要なメールともう不要になったメールを簡単に仕分けできるようになります。有効期限は、送信するメールにも受信したメールにも追加可能です。期限を過ぎたメールは書式や見た目が変化するため、ユーザー自身が期限切れのメールと有効なメールをひと目で判別できます。

なお、有効期限が過ぎた後もメール自体は引き続き閲覧・送信できます。あくまで表示上の変化があるだけで、期限切れのメールが勝手に削除されることはありません。この機能を活用すれば、大量のメールを管理する際の混乱を防ぎ、重要なメールを見逃すリスクを減らせます。

Outlookのメールに有効期限を追加する手順

Outlookのメールに有効期限を追加するには、以下の手順に従ってください。

1. Outlookアプリケーションを起動し、アカウントの資格情報を使ってサインインします。
2. 「新しいメール」>「メッセージ」タブ>「タグ」グループ>拡張矢印(ダイアログボックス起動ツール)の順にクリックします。
3. プロパティウィンドウで「有効期限」のチェックボックスにチェックを入れます。
4. 有効期限の日付を指定します。

送信メールに有効期限を設定する

まず、Outlookアプリケーションを開き、ログイン資格情報を入力してサインインします。

作成中のメールに有効期限を追加するには、「新しいメール」ウィンドウを開きます。

新しいメールウィンドウ内で「メッセージ」リボンに切り替え、下図のように「タグ」グループ内にある拡張矢印(ダイアログボックス起動ツール)をクリックします。

拡張矢印をクリックすると、「プロパティ」ウィンドウが開きます。プロパティ画面で「有効期限」にチェックを入れ、任意の有効期限日を指定してください。

期限切れになったメールでも、ユーザーは引き続き閲覧・送信できます。変更されるのはメールの見た目だけです。

受信メールに有効期限を設定する

受信したメールにも有効期限を追加すれば、有用なメールと不要なメールを効率よく整理できます。有効期限を追加したい受信メールを開いてください。

「メッセージ」リボンの「タグ」グループにある拡張矢印をクリックすると、プロパティウィンドウが開きます。

次の画面で「有効期限」オプションの横にあるチェックボックスにチェックを入れ、期限となる日時を指定します。

同様の手順で、Gmailのメールにも有効期限を設定することができます。