【Outlook】条件付き書式を使って送信者ごとにメールを色分けする方法

受信トレイの中で、重要な差出人からのメールだけをひと目で見分けられたら便利だと思いませんか？Microsoft Outlookには「条件付き書式（Conditional Formatting）」という便利な機能が備わっています。この機能を活用すれば、メッセージの文字色だけでなく、フォントやスタイルも自由に変更でき、特定の条件に合うメールを目立たせることが可能です。

Outlookで特定の送信者のメールに色を付けることはできる？

はい、できます。Microsoft Outlookでは、特定の送信者からのメールに自動的に色を付けることが可能です。難しい操作は一切不要で、数回のクリックだけで設定が完了します。本記事では、送信者ごとにメールを色分けする具体的な手順をわかりやすく解説していきます。

フォルダーにも色分けは適用できる？

はい、Outlookではフォルダーに対しても色分けを適用できます。「条件付き書式」機能を使えば、メールだけでなく連絡先や予定表のアイテム、タスクなどにも、カテゴリの色を付けたりフォルダーを移動したりすることなく、視覚的な区別をつけられます。

送信者ごとにメールを色分けする手順

それでは、実際にOutlookで送信者ごとの色分けを設定してみましょう。以下の手順に従ってください。

1. Outlookを起動します。
2. リボンの［表示］タブ＞［ビューの設定］をクリックします。
3. ［詳細な表示設定］ダイアログボックスで［条件付き書式］を選択します。
4. ［条件付き書式］ダイアログボックスで［追加］をクリックし、新しいルールを作成します。
5. ルールにわかりやすい名前を入力し、［フォント］をクリックします。
6. ［条件付き書式］ダイアログボックスで［条件］をクリックします。
7. ［フィルター］ダイアログボックスの［差出人］フィールドに、色分けしたい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
8. ［条件付き書式］ダイアログボックスに戻り、［フォント］をクリックします。
9. ［フォント］ダイアログボックスで「色」の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、好きな色を選択します。
10. ［条件付き書式］ダイアログボックスに戻り、［OK］をクリックします。
11. ［詳細な表示設定］ダイアログボックスに戻り、［OK］をクリックします。
12. 該当する送信者のメールを検索して、色が反映されているか確認しましょう。

手順の詳細な解説

まず、Outlookを起動します。

リボンから［表示］タブをクリックします。

続いて、［現在のビュー］グループ内にある［ビューの設定］をクリックしてください。

［詳細な表示設定］ダイアログボックスが開いたら、［条件付き書式］を選択します。

［条件付き書式］ダイアログボックスで［追加］をクリックし、新しいルールを追加します。

［名前］欄には初期状態で「タイトルなし」と表示されているので、ここにルールの名前（例：上司からのメール、重要な取引先など）を自由に入力します。

次に［条件］をクリックします。

［フィルター］ダイアログボックスが表示されるので、［差出人］フィールドに相手の名前を入力します。

入力したら［OK］をクリックします。

［条件付き書式］ダイアログボックスに戻ったら、今度は［フォント］をクリックします。

［フォント］ダイアログボックスで、「色」の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、好みの色を選択してください。

さらに、必要に応じてフォントの種類、フォント スタイル（太字・斜体など）、サイズも変更できます。太字にすれば、より一層目立たせることができます。

設定が完了したら［OK］をクリックします。

［条件付き書式］ダイアログボックスに戻り、［OK］をクリックします。

最後に［詳細な表示設定］ダイアログボックスでも［OK］をクリックして設定を確定させます。

あとは、該当する送信者のメールを検索してみてください。指定した色が自動的に適用されているはずです。

まとめ

Outlookの「条件付き書式」を活用すれば、特定の送信者からのメールを自動的に色分けでき、受信トレイの整理や重要メールの見落とし防止に大きく役立ちます。複数の差出人ごとに異なる色を設定すれば、さらに効率的にメールを管理できるでしょう。このチュートリアルについてご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。