Outlook.comで受信メールを自動翻訳する方法 – 設定手順をわかりやすく解説

海外の取引先や友人から外国語のメールを受け取ったとき、いちいち手動で翻訳するのは手間がかかります。実は、Outlook.comには自動言語翻訳機能が標準搭載されており、設定を有効にすれば受信したメールを自動的に日本語(または任意の言語)へ翻訳してくれます。

たとえば、オンラインビジネスを運営していて世界中の顧客からさまざまな言語で問い合わせが届くケースを考えてみましょう。英語しかわからない場合、他の言語のメールは大きな障害になります。しかしOutlookの翻訳機能を使えば、どの言語のメールでも理解できる言語に変換できます。

特に便利なのが、大量のメールを短時間で処理しなければならないときです。自動翻訳を有効にしておけば、一通ずつ翻訳ツールにコピー&ペーストする必要がなくなります。なお、この機能を使うのにOffice 365サブスクリプションは不要で、無料のOutlook.comアカウントでも利用できます。

Outlook.comで自動翻訳を有効にする手順

Outlook.comでメールを自動的に翻訳するには、以下の手順を実行します。

1. Outlookの設定を開く
2. [メール] > [メッセージの処理] へ移動
3. [翻訳] メニューの [常に翻訳する] を選択
4. 変更を保存

まず、Outlook公式サイトにアクセスしてアカウントにサインインします。次に、画面上部の歯車アイコン(設定)をクリックし、[すべてのOutlook設定を表示] を選択して設定パネルを開きましょう。

設定パネルが開いたら、[全般] タブから [メール] タブに切り替え、[メッセージの処理] をクリックします。画面を下にスクロールすると [翻訳] の項目が見つかるので、[常に翻訳する] を選択して変更を保存します。

翻訳先の言語と除外言語をカスタマイズする

既定では母国語(日本語など)が翻訳先として表示されますが、別の言語を選ぶことも可能です。[この言語にメッセージを翻訳する] のドロップダウンリストを展開し、用途に合わせて希望の言語を選択してください。

また、[次の言語は翻訳しない] というオプションも用意されています。特定の言語だけは原文のまま読みたい場合、その言語をリストから選択すれば除外でき、複数の言語を同時に指定することも可能です。

翻訳結果の確認と原文の表示方法

自動翻訳を有効にすると、件名の下に [翻訳元: 言語名] といった通知が表示されます。これはOutlookのシステムが自動的に翻訳を行ったことを知らせるものです。

機械翻訳ではニュアンスが正確に伝わらないこともあるため、原文を確認したい場合は [元のメッセージを表示] をクリックすれば、翻訳前のテキストを読むことができます。

この機能を活用すれば、言語の壁を気にせずスムーズにメール対応ができるようになります。海外とのやり取りが多い方は、ぜひ一度設定してみてください。