Outlookの会議トラッキング機能で出欠回答を確認する方法【ブラウザ・PC・スマホ別】

Microsoft Outlookでは、会議の主催者が招待状を承諾した人のリストを確認できます。つまり、Outlookの会議トラッキング機能を使えば、会議に出欠回答（RSVP）した全員のリストを表示でき、多くの場合、主催者でなくても誰が会議を承諾したのかを確認することが可能です。

この記事では、Outlookにおける会議回答の仕組みと、ブラウザ版・デスクトップ版・モバイル版それぞれで出席者トラッキングを表示する方法を解説します。

回答を送信すべき？送信しない場合の挙動

会議への招待を受け取った際には、「承諾」「仮承諾」「辞退」のいずれかを選択できます。どの回答を選んだ場合でも、その後以下のオプションを選ぶことができます。

• 送信前に回答を編集する
• 今すぐ回答を送信する
• 回答を送信しない

3番目の「回答を送信しない」を選ぶと、主催者にはあなたの回答メールが届きません。ただし、それでも回答が記録されないとは限らない点に注意してください。

Outlook for Mac、Outlook on the web、Outlook for iOS、Outlook for Androidを使用している場合、「回答を送信しない」を選んでも回答はきちんと記録されます。

さらに、Microsoft 365ユーザーが回答を送信せずに会議の招待を承諾・仮承諾・辞退した場合でも、主催者や他のMicrosoft 365ユーザーの出席者はあなたの回答を閲覧できます。

例外となるのがWindows版Outlookです。会議に招待され「回答を送信しない」を選択すると、主催者にも他の出席者にもあなたの回答は表示されません。ただし、この挙動は今後変更される可能性があります。Microsoftは「Outlook for Windowsについてもこの動作を更新する予定だが、現時点でリリース時期は未定」と述べています。

最後に、会議がMicrosoft 365ユーザーによって主催された場合、招待者リストとその回答はAndroid版Outlookを除くすべてのOutlookアプリから閲覧可能です。なお、Outlook以外のアプリでは回答を表示できません。

ブラウザ版Outlookで会議トラッキングを確認する方法

Outlook on the webで会議への回答を確認するには、以下の手順に従ってください。

1. outlook.office.comにアクセスし、ユーザー名とパスワードでサインインします。
2. 左側のカレンダーアイコンを選択します。

3. トラッキングしたい会議の日付を選択します。

4. 回答を確認したい会議を選択します。

5. 会議情報のポップアップで、斜め矢印の「イベントの表示」アイコンを選択します。

6. イベントの拡張ビューに、会議の主催者や出席者の回答状況が表示されます。

7. 各カテゴリの「>」アイコンを選択して展開すると、個別の回答が確認できます。

前述のとおり、Microsoft 365ユーザーであれば、上記の手順は会議の主催者かどうかにかかわらず利用できます。

なお、Outlook on the webには回答リストを直接コピーする便利な機能がない点に注意してください。リストのコピーが必要な場合は、次に紹介するデスクトップアプリを使用しましょう。

デスクトップ版Outlookで会議トラッキングを確認する方法

ほとんどのデスクトップ版Outlookユーザーは、以下の手順で会議の招待を承諾した人を確認できます。ただし、この方法は会議の主催者である場合のみ有効です。

1. Outlookを開き、ナビゲーションウィンドウでカレンダーを選択します。

2. カレンダーから対象の会議を選択します。
3. 「会議」または「定期的な会議」タブを選択します。

4. 「追跡」を選択します。

5. 定期的な会議の場合、特定の回のみのトラッキングを表示するか、シリーズ全体のトラッキングを表示するかを選びます。

6. 会議の招待者とその回答の一覧が表示されます。

7. 回答リストを印刷したり別の場所に貼り付けたりしたい場合は、「会議」タブの「追跡」の横にあるドロップダウン矢印を選択し、「クリップボードに状態をコピー」を選択します。

8. あとは、WordやExcelなどのドキュメントにトラッキング情報を貼り付けて（Ctrl＋V）印刷したり、メールやチャットメッセージなど好きな場所に貼り付けることができます。

Windows版Outlookのデスクトップアプリはオンライン版に比べるとやや操作感が重い部分もありますが、会議トラッキング情報を簡単にコピーできるのは大きなメリットといえます。

モバイル版Outlookで会議の承諾者を確認する方法

外出先でも、スマートフォンやタブレット用のOutlookアプリを使えば、誰が会議の招待を承諾したのかを簡単に確認できます。

1. Outlookアプリを起動します。

2. カレンダーを選択します。

3. カレンダーから会議を選択します。
4. 「出席者」の下に、会議の招待を承諾した人のリストが表示されます。

5. 出席者が多い場合は、「すべての出席者を表示」へのリンクが表示されることがあります。

6. 「###人の出席者をすべて表示」リンクを選択すると、回答別（承諾・仮承諾・辞退）に並べ替えられた全出席者のリストが表示されます。

会議の回答に対するOutlookの処理方法を変更する

Outlook for Microsoft 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013を使用している会議の主催者は、Outlookが会議の回答を処理する方法を変更できます。たとえば、会議の回答を受信トレイを経由させないよう設定することも可能です。デフォルトでは回答は受信トレイをスキップするように設定されていますが、必要に応じて変更できます。

1. Outlookで「ファイル」＞「オプション」を選択します。

2. 「Outlookのオプション」ウィンドウで「メール」を選択します。

3. 「追跡」セクションで、「会議出席依頼と返答、および投票への返答を自動的に処理する」にチェックが入っている場合、出席者が回答にコメントを添えていない限り、受信トレイに会議の回答は表示されません。代わりに会議のトラッキング情報が自動的に更新されます。このチェックを外すと、出席者が回答を更新するたびに受信トレイにメッセージが届くようになります。
   

4. 同様に、「追跡情報を更新し、コメントのない返答を削除する」にチェックを入れることもできます。これにより、受け取った回答の内容で会議のトラッキング情報が更新され、コメントのない回答メール自体は自動的に削除されます。

このように、いくつかの設定を調整するだけで、会議の回答やトラッキング情報についてOutlookに望み通りの動作をさせることができます。自分のワークスタイルに合わせて設定を見直してみてください。