Outlookで会議を効率的に管理する方法｜知っておきたい便利機能3選

在宅勤務中でもオフィスに戻った後でも、ビジネスに欠かせないのが「会議」です。重要なテーマの議論、面接、1on1ミーティングなど、その形はさまざまですが、チーム全員が最新情報を共有し、足並みを揃えるためには会議が不可欠です。

しかし、会議が増えれば増えるほど、カレンダーはごちゃごちゃと複雑になっていきます。そこで活躍するのが、Microsoft 365に含まれるWindows 10版のOutlookアプリです。Outlookには、会議を簡単に管理できる機能が数多く搭載されています。ここでは、特におすすめの会議管理術を3つご紹介します。

1. スケジュール アシスタントを活用する

Outlookで会議を管理するなら、まず使いたいのが「スケジュール アシスタント」です。この標準機能を使うには、ホームタブを開き、新しいメールの横にある下向き矢印をクリックして会議を選択します。すると画面上部にスケジュール アシスタントタブが表示されるので、クリックしましょう。

スケジュール アシスタントでは、縦棒で示された網掛け部分が希望する会議時間を表しており、バーをドラッグすれば時間帯を自由に調整できます。また、グリッド表示により、出席者がいつ空いているのかもひと目で確認可能です。さらにOutlookは、候補となる時間帯や、スケジュールの重複(コンフリクト)件数まで自動的に提案してくれます。

この機能を使えば、参加者全員が確実に会議に集中でき、スケジュールの重複も防げます。同僚が空いていない時間帯は自動的にブロックされ、会議室の空き状況まで確認しながら予約できるのも大きな魅力です。

2. カレンダーをすばやく確認する

次におすすめしたいのが、Outlookのカレンダー機能を上手に活用する方法です。メールで届いた会議の招待に返信する前に、自分の1日や1週間の予定をさっと確認できます。カレンダーアイコンにマウスを重ねるだけで、月単位のカレンダーがポップアップ表示されるのです。この「クイック表示」を使えば、メール画面から離れることなく自分のスケジュールをチェックできます。

アイコンにカーソルを合わせると、今週の予定されている会議やアポイントメント、開催場所となる会議室や時間帯なども確認できます。また、カレンダーの右上(スクロールバー付近)にあるドッキングアイコンを選択すれば、クイック表示を固定し、メールを読みながら常にカレンダーを表示させたままにすることも可能です。

3. 会議出席依頼機能を使いこなす

最後にご紹介するのは、会議出席依頼(招待)機能の活用術です。この機能を使えば、届いた会議の招待に対して柔軟に対応でき、カレンダーを常に最新の状態に保てます。受信トレイに溜まりがちな招待メールの整理にも役立ちます。

使い方は簡単です。まず会議出席依頼のメールを開くと、承諾・仮承諾・辞退のボタンが表示されます。いずれかをクリックすれば、主催者や他の出席者に自分の出欠状況が伝わり、カレンダーにも登録されます。承諾の場合は、送信前に応答を編集する・今すぐ応答を送信する・応答を送信しないの3つから選択可能です。きちんと返信することで、主催者は誰が参加する予定なのかを正確に把握できます。逆に無回答のままだと、主催者はあなたが参加するつもりなのかどうか分かりません。

また、都合が悪い場合は別の時間を提案するを選択して、代替案を提示することもできます。さらに、一度承諾した会議でも、カレンダー上で右クリックすれば時間の変更などの編集が可能です。

その他の機能もチェックしよう

ここまでWindows版のOutlookアプリを中心に解説してきましたが、会議を管理する方法は他にもあります。たとえばOutlook on the webでは、招待メッセージや会議の詳細、出席者の回答などを一画面で確認でき、会議への対応をより細かくコントロールできるようになりました。またAndroid版Outlookでは、カレンダーの予定詳細に関連性の高いメールやファイルなどの情報が表示され、会議の準備をより効率的に進められます。

Outlookでの会議管理術はひとつだけではありません。あなたのおすすめの管理方法があれば、ぜひコメント欄で教えてください。