Outlook でミーティングを管理する方法

自宅で仕事をしている場合、またはオフィスに戻った場合、時間の経過とともに会議が常に繰り返されてきました。重要なトピックについて話し合う、面接を行う、1 対 1 で行うなど、あらゆるビジネスや仕事の一部に会議が含まれます。これにより、全員が最新情報を把握し、同じページに留まることができます。

ただし、会議が多ければ多いほど、予定表が乱雑になる可能性があります。 Microsoft 365 に含まれている Windows 10 の Outlook アプリを使用すると、会議を簡単に管理できます。 Outlook で会議を管理する方法のおすすめを次に示します。

スケジュール アシスタントを使用する

Outlook で会議を管理するための一番の選択は、スケジュール アシスタントを使用することです。この Outlook の組み込み機能は、ホーム タブをクリックし、New Email の横にある下向き矢印をクリックします。 次に会議を選択します . Scheduling Assistant の上部にタブが表示されます。 .これをクリックしてください。

スケジュール アシスタントを見ると、縦棒のある影付きの領域に希望の会議時間が表示されます。バーをドラッグして時間を調整できます。グリッドには、出席者が利用可能な時間も表示されます。Outlook は、その会議の時間と競合がある場合はその数も提案することがわかります。

Scheduling Assistant は、会議の参加者全員が同じページにいること、および競合がないことを確認するのに役立ちます。同僚が利用できない時間を遮断し、会議を行うときに会議室が利用できる時間と利用できない時間を確認することさえできます.

カレンダーをすばやく表示

Outlook で会議を管理するための次のステップは、Outlook の予定表を活用することです。メールからミーティングに参加することに同意する前に、カレンダーをすばやく表示して、1 日または 1 週間の予定を確認できます。カレンダー アイコンにマウスを合わせると、月ごとのカレンダーが表示されます。カレンダーのクイック ビューを使用すると、メールを離れることなくスケジュールを確認できます。

アイコンにカーソルを合わせると、その週の今後の会議と予定が表示されます。また、それらがどの部屋で、いつ発生したかを確認することもできます。必要に応じて、ピークをドッキング を選択することもできます カレンダーの右上隅 (スクロール バーの近く) にあるアイコンをクリックしてピークをドッキングし、メールを読んでいるときにそれを追跡します。

会議出席依頼機能を活用する

最後の選択は、Outlook の会議出席依頼機能に関するものです。これを使用すると、会議出席依頼を受け取ったときに応答することを完全に制御できるため、予定表に最新の情報を確実に保持できます。また、招待から受信トレイをクリアするのにも役立ちます.

この機能を使用するには、会議出席依頼メールを開く必要があります。 承諾、暫定、または辞退が表示されます。 それらのいずれかをクリックして、会議の出席者にあなたのステータスを知らせ、カレンダーに追加します。同意する場合は、送信前に応答を編集する、応答をすぐに送信する、または応答を送信しないことができます。 これらの選択肢は、会議の主催者が誰が参加する予定なのかをよりよく理解するのに役立ちます。返信しないと、主催者はあなたが出席する予定があるかどうかわかりません。

もちろん、新しい時間を提案するオプションをクリックすることもできます 会議の別の時間を提案します。または、同意すると、カレンダーから会議を編集できます。たとえば、時間を変更するには、右クリックします。

その他の機能もチェック

Windows の Outlook アプリについて説明しましたが、会議を管理するための追加の方法もいくつかあります。これらは、Outlook for the web と Outlook mobile を対象としています。 7 月に発表されたように、Outlook on the web では、メッセージ、会議の詳細、出席者の応答などを表示することで、ユーザーが会議の招待状をより細かく制御できるようになりました。一方、Android の Outlook では、電子メールやファイルなどの関連情報が予定表のイベントの詳細に表示されるため、会議の計画を立てるのに役立ちます。 Outlook で会議を管理する方法は間違いなく複数あります。そのため、以下のコメントをドロップして、会議の管理方法をお知らせください。