GmailとOutlookでメールの送信を予約する方法【PC・スマホ完全ガイド】

リモートワークが一般的になった現在、メールは「受け取ったらすぐ返信するもの」ではなくなりつつあります。そもそも即レスが必須であるべきではないのですが、それを上司に説明するのは一苦労かもしれません。

つまり、そのメールを今すぐ送るべきか、それとももう少し適切な時間帯まで待つべきか、判断に迷うことが多いのです。深夜3時に届くメールを歓迎する人は少ないでしょう。たとえそれが、一日の中で唯一集中して返信を書ける時間帯だとしてもです。

幸い、主要なメールクライアントには送信予約機能が備わっています。深夜3時に文章を書き上げておき、送信自体は常識的な時間帯に予約すればいいのです。もちろん、上司に「きちんと9時から17時まで働いている」と思わせる手段にもなり得ますが、そこには触れておきましょう。

Gmail（ブラウザ版）でメール送信を予約する手順

Gmailなら、メールの送信予約は非常に簡単です。

1. お好みのブラウザでGmailを開き、「作成」ボタンをクリックしてメールを下書きします
2. 「送信」ボタンは押さずに、その隣にある矢印アイコンをクリックし、「送信スケジュール設定」を選択します
3. 表示された候補から希望の日時を選ぶか、「日時を指定」から任意の日付と時刻を自由に設定します

これだけで完了です。指定した日時になると、Gmailが自動的にメールを送信してくれます。

Gmail（スマホアプリ）でメール送信を予約する手順

モバイルアプリでも同じように簡単に設定できます。AndroidとiOSで操作方法はほぼ共通しています。

1. メールを作成したら、画面右上の「三点リーダー（︙）」をタップします
2. メニューから「送信スケジュール設定」を選択します（iOSでは画面下部に、Androidではドロップダウンメニュー内に表示されます）
3. Googleが提案する候補から選択するか、自分で日付と時刻を指定します
4. iOSの場合は右上の「保存」を、Androidの場合は右下の「送信スケジュール設定」をタップして確定します

予約したメールは「予定済み」フォルダに保存されます。送信予定時刻より前であれば、いつでもメールを開いて「送信をキャンセル」を選択し、内容の編集や予約の取り消しが可能です。ただし、キャンセル後に改めて予約したい場合は、スケジュール設定を最初からやり直す必要がある点に注意しましょう。

Outlookでメール送信を予約する手順

Outlookでも送信予約は簡単に行えますが、デスクトップアプリを使う必要があります。

1. 新しいメールを作成し、リボンの「オプション」タブにある「配信遅延」をクリックします
2. 「配信オプション」セクションで「この時間以降に配信しない」にチェックを入れ、送信したい日付と時刻を設定します。設定が完了したら、ウィンドウ右上の×ではなく「閉じる」ボタンをクリックしてください
3. 「送信」をクリックすると、メールは一旦「送信トレイ」に移動し、設定した日時までそこに保持されます。送信時刻前であれば、送信時間自体を含めて内容を修正することもできます

重要な注意点として、予約した時刻どおりにメールを送信するには、その時刻までOutlookを起動したままにしておく必要があります。Outlookを終了していた場合は、次回プログラムを起動したタイミングでメールが送られる仕組みになっています。

まとめ：送信予約を活用してメールのタイミングをコントロールしよう

以上、最も人気のある2つのメールサービスで送信予約を設定する方法をご紹介しました。深夜に書いたメールも、相手の就業時間内に届くよう調整できれば、ビジネスコミュニケーションの印象はぐっと良くなります。ぜひ日常業務に取り入れてみてください。